Projekt Homeoffice Reibungsloser Arbeitsplatzwechsel mit Hilfe der Cloud

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Anfang des Jahres gelang es Interlutions einen Prozess abzuschließen, in dessen Rahmen die komplette Software- und Systemlandschaft der Digitalagentur in die Cloud verlagert wurde.

Dahinter steckte der Wunsch, die technischen Lösungen der drei Standorte Köln, Hamburg und Berlin zu vereinheitlichen und so eine noch bessere agenturinterne Zusammenarbeit zu ermöglichen. Dass Interlutions damit genau richtigen den Weg verfolgt hatte, wurde beim Corona-bedingten Wechsel ins Homeoffice deutlich.

Seien es digitale Kampagnen, maßgeschneiderte Software-Entwicklungen oder intelligente eCommerce-Lösungen: Als Digitalexperte gehört es für Interlutions zum Alltag, Technik so einzusetzen, dass sie das Business der Agenturkunden passgenau unterstützt. Gleichzeitig treibt die Agentur kontinuierlich die Optimierung interner Lösungen voran. Ihr Ziel: die Arbeitskraft von Mitarbeitern so wenig wie möglich für die Betreuung von Systemen zu verschwenden, sondern stattdessen so viel wie möglich für das Tagesgeschäft einzusetzen.

In diesem Zuge kam bereits vor einigen Jahren der Gedanke auf, die Technik an den diversen Standorten der Agentur zu verschlanken und zentral per Cloud zugänglich zu machen. Ab 2016 begann Interlutions darum, verschiedenste Cloud-Produkte im Agenturalltag auf ihre Vor- und Nachteile zu prüfen. Auf Basis dieser Erfahrungen fiel zu Beginn 2019 die Entscheidung für Googles G Suite [seit Oktober 2020 unter dem Markennamen Google Workspace geführt, Anm. d. Red.], die in Form von Mail, Drive, Kalender etc. schon länger zum Toolset von Interlutions gehörte.

Der Vergleich zeigte, dass die G Suite viele Kernanforderungen der Agentur schneller, flexibler, responsiver und robuster erfüllte als die Konkurrenz-Plattformen. Auch war die Integrierbarkeit anderer Cloud-Produkte, die bei Interlutions bereits im Einsatz waren, mit geringerem Aufwand möglich. Nicht zuletzt brachten die einzelnen Komponenten der G Suite den Vorteil mit sich, dass sich Mitarbeiter – feste wie freie – mit wenig Lernaufwand schnell an Bord holen ließen.

Datenbearbeitung nach dem Streaming-Prinzip

Anfang 2020 war der Migrationsprozess in Form einer Datenmenge im zweistelligen Terabyte-Bereich komplett abgeschlossen und die gesamte Software- und Systemlandschaft in die Cloud umgezogen. Dass dieser Schritt keinen Augenblick zu früh kam, wurde zu Beginn der Coronakrise beeindruckend sichtbar: Von jetzt auf gleich wechselte die gesamte Interlutions-Belegschaft in Köln, Hamburg und Berlin ins Homeoffice und setzte ihre Arbeit nahtlos fort.

Dank der cloud-only Arbeitsweise konnten nicht nur alle Mitarbeiter und Freelancer unmittelbar von überall auf alle benötigten Daten zugreifen. Die Lösung ermöglicht zudem auch, unabhängig von Endgerät und individueller Verbindungsqualität stabil mit großen Datenmengen zu arbeiten. Denn zum Bearbeiten ist es nicht nötig, alle Dateien der G Suite auch stationär vorzuhalten. Stattdessen werden nur relevante oder veränderte Dateisegmente im Streamverfahren synchronisiert.

Das Resümee nach rund sechs Monaten: Die Lösung hat das gehalten, was sich die Agentur von ihr versprochen hat, und auch der Krisentest ist mit Bravour bestanden. Durch den Cloud-Fokus haben Mitarbeiter nun die Möglichkeit, mit einem immer gleichen Toolset von nahezu jedem Ort aus zu arbeiten, so denn ein Internetzugang verfügbar ist. Insbesondere in der neuen und sehr herausfordernden Situation „Homeoffice“ stellte sich dies als eine immens wertvolle Unterstützung heraus.

Verstärkte Effizienz, reduzierte Kosten, größerer Output

Von dieser erhöhten Flexibilität profitiert Interlutions auch in unternehmerischer Hinsicht. Da die Nutzung sehr intuitiv ist, fällt es leichter, zusätzliche Mitarbeiter in Projekte einzubinden. Zudem ist man hinsichtlich des Recruitings weniger standortgebunden als zuvor, da das Cloud-Only-System die Notwendigkeit zu Präsenz vor Ort noch mehr in den Hintergrund treten lässt. Nicht zuletzt geht auch das Onboarding neuer Kollegen nun mit weniger Aufwand vonstatten, weil insgesamt weniger Systeme einzurichten sind.

Neben geringeren Anschaffungs- und Lizenzkosten bringt die Verschlankung der System- und Tool-Landschaft sowohl extern als auch intern reduzierte Wartungsaufwände mit sich. So misst die Agentur ca. 30 Prozent weniger interne Support-Fälle in Hinblick auf die Nutzung der Tools und deren Zusammenspiel sowie zeitgleich eine gestiegene Nutzungshäufigkeit und -dauer der Programme. Da nur noch ein Speichermedium für Projektdaten zum Einsatz kommt, lässt sich zudem ein Trend zu sauberen Dateiablagen beobachten.

Alles in allem entsteht dadurch eine deutlich verbesserte Effizienz in den Agenturabläufen, von der Kunden gleich in mehrerlei Hinsicht profitieren. So können Mitarbeiter von jedem Standort aus nahezu unmittelbar im Sinne ihrer Wünsche aktiv werden. Zudem entfällt dank standardisierter Prozesse weniger Arbeitszeit auf die Projektorganisation, sondern kann stattdessen für die Realisierung aufgewendet werden. Für einen identischen Budgetumfang erhalten Kunden dadurch effektiv mehr Projekt für ihr Geld.

Rechtliches und Datenschutz

Auch wenn diese Lösung viel Aufwand und Nerven spart, entstehen dadurch auch Nachteile. Allen voran der Punkt nachhaltiger Datenschutz und Datensicherheit. Zwar bietet Google hier Standardverträge an, die auf den großen internationalen Abkommen aufsetzen. Doch Entscheidungen wie die des Europäischen Gerichtshof zum „Privacy Shield“-Datenschutzabkommen machen deutlich, dass es nicht reicht, mit einem „Stück Papier“ zugesichert zu bekommen, dass Daten sicher sind.

Um sich ihren Kunden gegenüber abzusichern, verlässt sich Interlutions nicht ausschließlich auf diese Rahmenbedingungen, sondern legt relevante Daten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ab. Tools für die Auditierung der G-Suite-Produkte helfen dabei, die Daten und deren Nutzung im Auge zu behalten und zu steuern. Da durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Umgang mit der Tool-Landschaft jedoch ineffizienter wird, hat sich die Agentur auf die Fahne geschrieben, eine optimierte Lösung für die Zukunft zu finden.

* Der Autor Jens Parrée ist als Chief Technology Officer verantwortlich für alle technischen Belange der Digitalagentur Interlutions. Insbesondere leitet er hier die Abteilung Software-Entwicklung und steht auch den Agenturkunden in strategischen IT-Fragen beratend zur Seite. Die Interlutions GmbH ist eine Digitalagentur mit Sitz an den Standorten Köln, Berlin, Hamburg und Frankfurt, und liefert ein Full-Service-Angebot, das von Strategie und Beratung über Kampagnenentwicklung und -umsetzung bis hin zu Software-Entwicklung und eCommerce-Lösungen reicht.