Prozessautomatisierung in HR-Abteilungen

Recruiting-Strategie entwerfen statt Papierakten wälzen

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Viele administrative Aufgaben können zeitsparender auch intelligente Tools erledigen.
Viele administrative Aufgaben können zeitsparender auch intelligente Tools erledigen. (Bild: gemeinfrei - Gerd Altmann/Pixabay / Pixabay)

Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI) sind in aller Munde. Und auch im HR-Bereich wird etwa diskutiert, wie intelligente Tools beim Recruiting helfen können. In der Praxis sind allerdings die meisten Personalabteilungen längst nicht so weit. Ein Großteil der Zeit fließt immer noch in administrative Aufgaben, genauer gesagt: das Suchen, Finden, Bearbeiten und Ablegen von Papierdokumenten.

Wichtige Kernaufgaben, beispielsweise eine Recruiting-Strategie zu entwerfen und umzusetzen, kommen somit zu kurz. Dies hat eine Umfrage unter Teilnehmern des „forpeople day“ am 4. April 2019 in München gezeigt, bei dem sich rund 50 Personalverantwortliche zum Thema digitaler Wandel austauschten. Hieraus konnte eine wichtige Erkenntnis gewonnen werden: Das Potenzial, mittels Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mehr Zeit zu gewinnen, ist im HR-Bereich noch lange nicht ausgeschöpft.

Nicht wenige Personalmanager schieben die digitale Transformation ihres Bereichs aber vor sich her, aus Angst vor dem vermeintlichen Mammutprojekt und aufgrund mangelnder Unterstützung im Unternehmen. Personalverantwortliche sollten aber ihre pessimistische Sichtweise ablegen und die Digitalisierung als Chance begreifen, um dokumentenbasierte Abläufe zu optimieren und somit wertvolle Zeit freizusetzen, fordert Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. Denn allein für das Suchen und Finden von Dokumenten würden Unternehmen durchschnittlich 15 Prozent ihrer zeitlichen Ressourcen verlieren.

Im Idealfall sollte die Automatisierung die gesamte Prozesskette des Mitarbeiterlebenszyklus abdecken, die von Bewerbung und Einstellung über Onboarding und Weiterbildung bis hin zum Ausscheiden aus der Organisation reicht. Dabei ist es sinnvoll, zunächst diejenigen Prozesse anzugehen, die am meisten Zeit verschlingen um schnell einen deutlichen Effekt zu erzielen. Effiziente Workflows zu definieren und diese mit digitalen Lösungen zu automatisieren, ist Voraussetzung für alle nachfolgenden Optimierungen. „Erst wenn dieser Grundstein gelegt ist, können HR-Abteilungen sinnvoll überlegen, wie sie ihre digitale Transformation weiter gestalten, etwa mit neuartigen Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz“, so Fahrig.

Zeitfresser ausschalten

Die Debeka Krankenversicherungsverein a.G. beispielsweise bereits erste Prozesse optimiert: Mit der Einführung eines neuen Zeitwirtschaftssystems konnten laut Aussage von Marius Hutzl, Mitarbeiter der Abteilung Personal, im vergangenen Jahr die betroffenen Prozesse rund um die Themen An- und Abwesenheit digitalisiert und somit effizienter gestaltet werden. Das Thema Zeitmangel beschäftigt auch Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung bei der GEMA. Sie wünschte sich mehr Zeit, sich um echte Mitarbeiterbelange kümmern und die Führungskräfte besser betreuen zu können. Deshalb will auch die GEMA ihre HR-Prozesse nach und nach optimieren. Im ersten Schritt hat die Verwertungsgesellschaft ihre Papierakten in ein digitales Personalaktensystem überführt und in diesem Zuge diverse Workflows automatisiert, wie etwa das Erstellen und Versenden von Dokumenten. Die gewonnenen Ressourcen sollen jetzt vor allem in das Recruiting investiert werden.

„Geeignete Fachkräfte zu gewinnen und zu halten, ist für Unternehmen heute viel aufwendiger als noch vor einigen Jahren. Damit verändert sich auch das Berufsbild des HR-Verantwortlichen, der ein Stück weit zum Vertriebler wird. Um sich in dieser neuen Rolle zurechtzufinden, brauchen Personalmanager den nötigen Freiraum“, erklärt Fahrig. Daher stehen die meisten HR-Abteilungen unter hohem Zugzwang, die richtigen Mitarbeiter zu finden und für das Unternehmen zu begeistern, was Zacher nur bestätigen kann: „Uns die Zeit nehmen zu können, um die passenden Kandidaten auszuwählen – das wird ein hartes Brett, das wir noch zu bohren haben.“

Datenschutz gewährleisten

Im Kontext der Digitalisierung und der neuen EU-DSGVO ist Datenschutz ein weiteres Thema, das Personalverantwortliche besonders umtreibt. Dr. Nina Springer, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei der Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland, erklärt: „Unternehmen sollten zunächst eine Bestandsaufnahme machen und – den Grundsatz der Datensparsamkeit beachtend – ihre Personalakten kritisch daraufhin überprüfen, welche Dokumente vernichtet werden müssen oder gar nicht erst in eine Personalakte hätten Eingang finden dürfen.“ Letzteres betrifft beispielsweise Gehalts- oder Prämienlisten, die die Namen von mehreren Mitarbeitern beinhalten. Wenn Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren wollen, gilt es zu definieren, welche Dokumente aktuell und zukünftig in der Personalakte vorhanden sein müssen und dürfen. Zudem ist sicherzustellen, dass das Handling von Personaldokumenten persönlichkeitsrechts- und datenschutzkonform erfolgt.

Die Frage, ob das Papier aus der HR-Abteilung gänzlich verschwinden kann – wie es bei einer vollständigen Digitalisierung des Unternehmens der Fall wäre –, ist aus juristischer Sicht eine zweischneidige Angelegenheit. „Die deutsche Gesetzgebung gibt bei bestimmten Verträgen vor, dass diese schriftformwahrend abzuschließen sind“, so Dr. Springer. Das sei aber nicht mehr gewährleistet, wenn diese Art von Verträgen, insbesondere befristete Arbeitsverträge, nur noch digital vorlägen. Die Juristin rät daher Unternehmen, die Vorteile einer vollständigen Digitalisierung und das Risiko, in Einzelfällen rechtliche Konsequenzen tragen zu müssen, gegeneinander abzuwägen.

Eine Zusammenfassung der Statements einiger Teilnehmer des „forpeople day“ finden Sie im Video:

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