Effiziente Unternehmensstrategie mit Evodion

Pfannenberg optimiert SharePoint-basiertes Projektmanagement

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Um die Projektdokumentation und -kommunikation effizienter zu gestalten, sollte das bestehende, aber unausgereifte SharePoint-System bei Pfannenberg weiterentwickelt werden.
Um die Projektdokumentation und -kommunikation effizienter zu gestalten, sollte das bestehende, aber unausgereifte SharePoint-System bei Pfannenberg weiterentwickelt werden. (Bild: Pfannenberg)

Die Pfannenberg-Gruppe misst und steuert alle unternehmensstrategischen Projekte mithilfe der Balanced Scorecard. Bedingt durch seine Unternehmensstrukturen mit weltweit zehn Standorten besitzt Pfannenberg ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept.

Die Pfannenberg-Gruppe bietet weltweit elektrotechnische Komponenten und Systemlösungen für unterschiedlichste Aufgabenstellungen an, unter anderem aus den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Infrastruktur, Food and Beverage, Energieerzeugung sowie aus der verarbeitenden Industrie. Das mittelständische Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg und neun weiteren Standorten auf der ganzen Welt ist spezialisiert auf Schaltschrankklimatisierung, Prozesskühlung, Signaltechnologie, Hindernisbefeuerung und Art Illumination.

Bei der strategischen Unternehmensentwicklung setzt Pfannenberg auf die Balanced Scorecard (BSC), ein Konzept zur Messung, Dokumentation und Steuerung von Aktivitäten zur Verwirklichung der Unternehmensvision. Um mithilfe der BSC unternehmensstrategische Projekte – inklusive der damit verbundenen Kommunikationsprozesse – effizient zu managen, musste Pfannenberg sein bestehendes SharePoint-System weiterentwickeln.

SharePoint statt Excel und E-Mails

Das bereits vorhandene, komplett englischsprachige SharePoint-System wurde bis dato nur mit Bordmitteln genutzt. Das heißt mit der bisherigen Oberfläche ließen sich lediglich Inhaltstypen und Listen anlegen und nur wenige Workflows abbilden. Eine intensivere Nutzung war nicht möglich, da das Know-how fehlte, um SharePoint mit Code zu bedienen und weiterzuentwickeln. Das BSC-basierte Projektmanagement erfolgte deshalb über Excel-Listen: Eine einzige Tabelle beinhaltete sowohl das Projekt als auch die zugehörigen Tasks, die schrittweise zu erfüllen waren, um das Projekt auf die nächste Bearbeitungsstufe zu bringen.

Das Problem: Während der Bearbeitung von Tasks durfte das Projekt selbst nicht verändert werden. Zwar gibt es in Excel Zellschutzfunktionen, doch individuelle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte ließen sich damit nicht realisieren. Die manuelle Listenpflege war sehr aufwändig – und eine sinnvolle Auswertung von Projekten darum kaum möglich. Zudem verursachten die projektbezogenen Kommunikationsprozesse ein hohes E-Mail-Aufkommen. „Deshalb wollten wir die bisherige Projektdokumentation und -kommunikation durch eine neue Lösung ersetzen, die auf unserem bestehenden SharePoint aufbaut“, erklärt Arne Deu, Leiter der IT-Abteilung bei der Pfannenberg-Gruppe. „Diese Lösung sollte alle Prozessabläufe im Projektmanagement automatisieren und unser Rollen- und Rechtekonzept widerspiegeln.“

Flexibilität und kurze Abstimmungswege

Für die Weiterentwicklung des aktuellen Systems machte Pfannenberg sich auf die Suche nach einem IT-Partner mit SharePoint-Know-how. Nachdem Gespräche mit drei Anbietern stattgefunden hatten, entschied sich Pfannenberg für die Evodion Information Technologies GmbH. Der IT-Dienstleister und Microsoft Silver Partner verfügt über einschlägige SharePoint-Erfahrung und ist wie Pfannenberg in Hamburg ansässig. „Uns war es sehr wichtig, dass wir einen lokalen Anbieter finden, der uns stets zur Verfügung steht, der kurze Abstimmungswege hat und bei dem die Chemie einfach stimmt“, begründet Deu die Entscheidung. „Andere, vor allem größere Anbieter, zeigten sich weniger flexibel, was die Projektspezifikation, Abstimmungen und Zeitvorgaben angeht. Hier hat Evodion ganz klar gepunktet.“

Die Entwicklung der neuen SharePoint-Lösung erfolgte innerhalb einer Testumgebung, sodass Pfannenberg die Excel-Listen weiterführen konnte und keine Beeinträchtigungen im laufenden Betrieb auftraten. Mit dem Go-live, der etwa ein Jahr nach der Auftragsvergabe stattfand, gehörten die Excel-Listen dann der Vergangenheit an.

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