Effiziente Unternehmensstrategie mit Evodion

Pfannenberg optimiert SharePoint-basiertes Projektmanagement

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Automatisierte Projektdokumentation und -kommunikation

Evodion hat für Pfannenberg eine individuelle Lösung entwickelt, die die Daten aus den alten Excel-Listen eins zu eins in SharePoint abbildet. Ein weiterer Vorteil sind separate Listen für die Projekt- und die Taskpflege. Die SharePoint-Oberfläche hat Evodion so verändert, dass Anwender aus einem Projekt heraus und direkt über das Menü neue Tasks anlegen können, die wiederum auf das jeweilige Projekt zurückverweisen. Über ein Drop-Down-Menü lassen sich Elemente aus anderen Listen einfügen, was eine Verknüpfung von Projekt- und Tasklisten erlaubt.

Während es im vorherigen Excel-Projektmanagement undenkbar war, Projekterfolge durch Messungen sichtbar zu machen, ermöglicht die neue Lösung eine automatisierte Auswertung. Ein spezieller Control-Dialog sorgt dafür, dass alle projektrelevanten Kennzahlen in eine separate Datenbank gelangen. Über die Projekt-ID können Controlling-Verantwortliche die Kennzahlen dann mithilfe verschiedener Tools auswerten.

Umsetzung des Rollen- und Rechtekonzepts

Wie SharePoint genutzt werden darf, hängt bei Pfannenberg von bestimmten Berechtigungen ab, die den Strukturen der Pfannenberg-Gruppe entsprechen, das heißt: den einzelnen Abteilungen mit ihren jeweiligen Berechtigungsgruppen. „Weil Evodion diese Gruppen in SharePoint abgebildet hat, erreichen wir einen bisher unvorstellbaren Grad an Automatisierung“, erläutert IT-Leiter Deu. „Wer wann welche Berechtigung erhält, wird jetzt durch den Projektstatus bestimmt.“

Hat der Projektleiter ein Projekt erstellt und einen entsprechenden Task dazu angelegt, startet automatisch ein Workflow. Solange dieser Prozess nicht beendet ist und das Projekt den nächsten Status erreicht, kann der Projektverantwortliche nichts an dem Task verändern. Auch ist es ihm nicht möglich, während der Task-Bearbeitungen durch verschiedene Mitarbeiter Änderungen am Projekt als solches vorzunehmen. Erst wenn alle Tasks erledigt sind, gelangt das Projekt auf die nächste Stufe bzw. zum Abschluss.

Mit dem erweiterten SharePoint-System hat Evodion nicht nur die Berechtigungsproblematik in Excel gelöst, sondern auch bislang manuelle Prozesse automatisiert. Bis dato war eine Teilzeitkraft damit beschäftigt, die Projektdokumentation und -kommunikation für die strategische Unternehmensentwicklung zu managen. Dank Automatisierung kann dieser Mitarbeiter heute wertvollere Aufgaben übernehmen. Der gesamte Verlauf einer unternehmensstrategischen Maßnahme ist nun viel besser nachvollziehbar. Ständige Sonderfälle aufgrund historisch gewachsener, heterogener Prozessabläufe innerhalb der Pfannenberg-Gruppe gibt es nicht mehr.

„Der eine oder andere vermisst vielleicht die Flexibilität, die man hat, wenn man Aufgaben manuell erledigt, wie zum Beispiel Ausnahmen hinzuzufügen“, sagt Deu. „Aber dafür bieten die neuen einheitlichen Prozesse eine klare Übersicht und Transparenz zum Projektgeschehen. Das minimiert den Controlling-Aufwand bei uns im Unternehmen erheblich.“

Auch das verringerte E-Mail- und Datenaufkommen verschlankt die internen Prozesse deutlich: Wurden bisher zahllose Kopien der Excel-Listen per E-Mail versandt und an unterschiedlichsten Stellen abgespeichert – während sich das Original-Dokument unter Umständen bereits geändert hatte –, gibt es jetzt nur noch eine aktuelle Version.

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Über den Autor

 Elke Witmer-Goßner

Elke Witmer-Goßner

Redakteurin, CloudComputing-Insider.de