Über den richtigen Einsatz von Low-Code-Plattformen Perfekte Bedingungen fürs Citizen Development

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Fachangestellte wissen selbst am besten, welche Fragestellungen sie mit Software beantworten wollen. Genau hier setzt das Citizen Development mit Low-Code-Plattformen an. Die richtige Strategie und ein gezieltes Training der Anwender sind dabei das A und O.

Eine Low-Code-Plattform, wie etwa die Microsoft Power Platform, ermöglicht es Mitarbeitern, auch ohne tiefergehende Programmierkenntnisse selbstständig Anwendungen zu entwickeln. Somit arbeiten Teams und Fachbereiche innerhalb kurzer Zeit mit maßgeschneiderten Apps, die eine bestimmte Herausforderung lösen und sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügen.

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In der Buchhaltung etwa sparen Mitarbeiter bereits Zeit, wenn sie folgende Routineaufgabe nicht mehr händisch ausführen müssen: Werden Dokumente wie Angebote und Rechnungen automatisiert an die richtige Stelle im Ablagesystem kopiert, entfällt nicht nur ein manueller Arbeitsschritt, sondern der Vorgang ist auch weniger anfällig für Fehler.

Ein weiteres Beispiel: Die Personalabteilung entwickelt einen automatisierten Workflow, über den Mitarbeiter ihre erfassten Arbeitszeiten einreichen. Zu Beginn eines neuen Monats bekommen alle Nutzer über Microsoft Teams automatisch eine Benachrichtigung. Diese fordert sie auf, im jeweiligen Zeiterfassungstool einen Auszug über ihre Aufwände des vergangenen Monats zu generieren, das Dokument in ihrer Personalakte auf SharePoint abzulegen und den Vorgang per Knopfdruck als erledigt zu markieren. Der HR-Bereich profitiert so direkt von einer spürbaren Zeitersparnis – ohne viel Aufwand in die App-Entwicklung und -Implementierung investieren zu müssen.

Wie aus Mitarbeitern Citizen Developer werden

Die Vorteile von Citizen Development liegen auf der Hand: Teams und Fachbereiche kennen ihre eigenen Schmerzpunkte genau. Sie erstellen Apps und Workflows, die ein akutes Problem lösen und sinnvoll in bestehende Abläufe eingebettet sind – kurz: ihre Applikationen stiften einen spürbaren Mehrwert für die gesamte Abteilung.

Um die Tools einer Low-Code-Plattform bestmöglich nutzen zu können, braucht es jedoch die entsprechenden Rahmenbedingungen. Damit die Mitarbeiter die Plattform auch tatsächlich verwenden, ist es essenziell, die Einführung mit der richtigen Kommunikation zu begleiten. In jedem Unternehmen gibt es IT-affine Menschen, die sich schnell für neue Tools, Anwendungen und Ideen der Digitalisierung begeistern – und eben solche, die anfangs eher mit Vorbehalten reagieren.

Insbesondere bei Letzteren sollte keinesfalls der Eindruck entstehen, ihnen werde eine zusätzliche Aufgabe aufgebürdet. Es gilt, das Grundprinzip einer Low-Code-Plattform zu vermitteln, nämlich: gemeinsam im Team kreativ zu werden, Ideen auszutauschen und umzusetzen, mit dem Ziel, die täglichen Aufgaben einfacher und effizienter zu bewältigen – und so letztendlich die Zufriedenheit und Produktivität aller zu verbessern.

Um die Nutzer nicht zu überfordern, ist eine schrittweise Einführung der verschiedenen Tools sinnvoll. Beispielsweise können Unternehmen den Fokus zunächst auf den interaktiven Ideenpool ihrer Low-Code-Plattform legen. Hier sammeln und diskutieren Mitarbeiter ihre App-Ideen und wählen gemeinsam die besten aus.

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Dieses Feature ähnelt einem sozialen Netzwerk, womit die meisten aus ihrem Privatleben bereits vertraut sind. Es fördert die Interaktion und bietet Mitarbeitern einen Kanal, um eigene Gedanken und Vorschläge unkompliziert einzubringen. Dies stärkt die Fähigkeit jedes Einzelnen, etwas zum großen Ganzen beizutragen. Nicht zuletzt sollte die begleitende Kommunikation klarstellen, dass die IT-Abteilung die Citizen Developer bei allen Fragen und Herausforderungen unterstützt.

Datensicherheit und Compliance

Ein Thema, das weniger die Anwender bewegt, die Geschäftsführung dafür umso mehr, ist die Sicherheit der Unternehmensdaten. Diese muss mit der Einführung einer Low-Code-Plattform weiterhin gewährleistet sein. Entwickeln Mitarbeiter etwa Apps, die durch Konnektoren mit anderen Anwendungen und Plattformen verknüpft sind, ist jegliche Form von unautorisiertem Datentransfer auszuschließen.

Dies gilt insbesondere, wenn Daten die eigene Organisation verlassen und beispielsweise an den Cloud-Speicher eines Kunden gesendet werden sollen. Auch personenbezogene Daten sind sorgfältig zu schützen: Der Umgang mit ihnen muss stets nach Maßgabe der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgen. Um das Risiko von Compliance-Verstößen so gering wie möglich zu halten, müssen Unternehmen verhindern, dass eine Schatten-IT entsteht – und stattdessen sichere Strukturen bereitstellen, in deren Rahmen Citizen Developer sich frei entfalten können.

Die IT-Abteilung dauerhaft entlasten

Alle IT-Sicherheits- und Compliance-Anforderungen von Beginn an zu erfüllen, ist eine gemeinsame Aufgabe von IT-Abteilung und Management. Es gilt, eine Strategie für die gesamte IT-Infrastruktur zu definieren, umzusetzen und einen Kontrollrahmen zu etablieren. Strategie und Kontrollmechanismen decken das existierende Netzwerk und alle neuen Anwendungen über deren kompletten Lebenszyklus hinweg ab – von der Entwicklung über die Applikationsauslieferung und -wartung bis hin zur Stilllegung.

Somit bringt eine Low-Code-Plattform initial einen gewissen Implementierungsaufwand mit sich. Doch sobald man die Plattform richtig in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert und ein entsprechendes IT-Sicherheitskonzept umgesetzt hat, profitiert die IT-Abteilung von einer dauerhaften Entlastung.

Eine sichere Umgebung für Innovationen

Doch wie etablieren Unternehmen ein durchgängig Compliance-konformes – und zugleich möglichst einfach zu handhabendes – Application Lifecycle Management (ALM)? Hierfür ist es notwendig, die Kontrollmechanismen so weit es geht zu automatisieren. Beim gezielten Aufbau derartiger Strukturen hilft im Fall der Microsoft Power Platform beispielsweise das CoE-Starterkit.

„CoE“ steht für „Center of Excellence“ und meint ein Gremium in Organisationen, das Innovationen vorantreiben soll. Zu den Mitgliedern zählen Manager aus verschiedenen Fachbereichen und Standorten sowie Vertreter der IT-Abteilung. Gemeinsam entwerfen sie eine Roadmap, um die Plattform zu implementieren und zu nutzen. Dabei stellt das CoE-Starterkit verschiedene Funktionalitäten für Anwender und Administratoren zur Verfügung.

Zum Beispiel liefern Formulare, in denen Citizen Developer unter anderem den Einsatzzweck, Benutzerkreis und Mehrwert ihrer App eintragen, auf einen Blick alle relevanten Informationen. Außerdem können IT-Mitarbeiter über standardisierte Workflows Anwendungen freigeben, deren Verwendung überprüfen und nicht genutzte Apps stilllegen. So schaffen Unternehmen eine technische Basis, die sowohl allen Sicherheitsanforderungen gerecht wird als auch maximalen Spielraum für Innovationen bietet.

Fazit

Mit Business-Apps, die sich genau am individuellen Bedarf der Fachbereiche orientieren, gestalten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effizienter. So gewinnen sie an Produktivität und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. Citizen Development entlastet nicht nur die IT-Abteilung, sondern verleiht der digitalen Transformation wertvolle Impulse.

Eine Low-Code-Plattform dient dabei nicht einfach als Entwicklungstool. Vielmehr bildet sie die Grundlage für ein unternehmensweites Netzwerk, über das sich Mitarbeiter zusammenfinden und gemeinsam innovative Ideen verwirklichen. Um die Themen IT-Infrastruktur und Compliance müssen sie sich dabei keine Gedanken machen.

Sind hier einmal die erforderlichen Rahmenbedingungen geschaffen, behält die IT-Abteilung mühelos die Kontrolle über die Plattform und alle Anwendungen. So heben Unternehmen ihr Digitalisierungsvorhaben auf die nächste Stufe.

* Mahmoud Samir ist Power Platform Senior Technical Consultant bei Fellowmind.

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