Kollaboratives Projektmanagement in der Cloud

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2. IT-Unterstützung für das Collaborative Cross Company Project Management – Klassische Infrastrukturen und moderne Cloud-Lösungen

Egal, ob bei Kooperationen, der Lieferantenintegration oder der Einbindung verteilter Fachbereiche: Für komplexe Produktentstehungsprozesse ist eine Projektplattform erforderlich, die die Heterogenität von Daten und Informationen an den Grenzen zwischen Abteilungen, Unternehmen und Standorten überwindet. Bei der Einrichtung einer homogenen und integrativen Projektplattform besteht heute die Wahl zwischen klassischen Infrastrukturen und modernen Cloud-Lösungen. Wie damit ein unternehmensübergreifendes Projektmanagement auf konsolidierter Datenbasis gelingen kann, zeigt der Einsatz der ACTANO Projektmanagementsoftware RPLAN e3, die Herstellern und Zulieferern beide Optionen bietet.

2.1 Klassische Infrastrukturen für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

Eine Kooperation mit Lieferanten und Entwicklungspartnern ausschließlich auf Grundlage eines freien (manuell vorgenommenen) Dokumentenaustauschs bedeutet einen hohen Zeitaufwand und damit Ineffizienzen in der Projektplanung und -steuerung. Dieses Verfahren ist zudem tendenziell fehlerbehaftet und zu schwerfällig, wenn Schieflagen im Projektverlauf reaktionsschnell korrigiert werden müssen. Um eine effiziente unternehmensübergreifende Steuerung von Terminen, Risiken und Maßnahmen zu gewährleisten, setzen Unternehmen mit RPLAN bereits seit längerem auf eine einheitliche Plattform und Datenbasis. Zur Einbindung von Lieferanten oder Partnern in die Planungs- und Steuerungssystematik dieser Unternehmen werden vor allem drei klassische Infrastruktur-Optionen genutzt:

(1) Web Client Access

Hier lässt ein Auftraggeber oder Hersteller seine Projektpartner auf einzelne, definierte Bereiche der Projektmanagement-Plattform mit eingeschränkten Lese- und Schreiberechten zugreifen. Die Lösung hat den Vorteil, dass der jeweilige Projektpartner nicht selbst über die Projektmanagementsoftware RPLAN e3 verfügen muss, um z.B. als Rückmelder browserbasiert in das Projektmanagement integriert zu werden. Die Planungshoheit verbleibt dabei komplett beim Hersteller.

(2) Rich Client Access

Strategische oder langfristige Partner können ihre Planungen auf der Projektplattform eines Herstellers aufsetzen, hinterlegen und aktualisieren. Der Hersteller erhält so direkt Einblick in die Teilprojekte seiner Partner und kann sie mit dem jeweiligen Gesamtprojekt und anderen Projekten synchronisieren. Die Partner werden umfassend in die Multiprojektlandschaft des Herstellers integriert, was ein hohes Vertrauen bei der Zusammenarbeit voraussetzt.

(3) Multi Instance Exchange

Wenn zwei Projektpartner jeweils über eine eigene RPLAN Installation verfügen, können sie durch Server-to-Server-Interaktion Planungsstände problemlos austauschen. Ermöglicht wird dies durch eine Cross Company Planning Schnittstelle (CCP). Mit ihr werden Teilplanungen so vernetzt und synchronisiert, dass die Auswirkungen potenzieller Störungen auf die übrigen Teilprojekte und das Gesamtprojekt frühzeitig erkannt werden, um effektive Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen.

Die Projektbeteiligten verwalten ihre Daten in der jeweils eigenen Planungsdatenbank, wodurch ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet wird. Allerdings kann dies die Transparenz teilweise einschränken, da sich z.B. virtuelle Projekträume in dieser Variante nicht ohne Weiteres abbilden lassen.

2.2 Cloud-basiertes Projektmanagement

Die Aufgabe, Unternehmen die Vorteile einer kollaborativen Infrastruktur ohne Vorleistungen zugänglich zu machen, kann mit einer Projektmanagement-Cloud gelöst werden, die die Integration verteilter Partner und Zulieferer deutlich vereinfacht. Mit Hilfe der Cloud kann eine Art „neutrale“ Zone geschaffen werden, die den Anforderungen an ein unternehmensübergreifendes Projektmanagement und gleichzeitig den Sicherheitsbedürfnissen der Partner Rechnung trägt. Cloud-basiertes Projektmanagement ist eine gute Option, um (verteilte) Zulieferer und Partner innerhalb kurzer Zeit und ohne Vorleistungen vollwertig in Produktentstehungsprozesse einzubinden.

Der betriebswirtschaftliche Nutzen der Cloudlösung besteht neben einer geringeren Kapitalbindung in der Flexibilität bei Nutzungsdauer und -umfang sowie in der Kostentransparenz, da nur Kosten für tatsächlich nachgefragte Leistungen (Pay-per-Use) anfallen. Investitionen in Hardware, Infrastruktur und Softwarelizenzen sind nicht erforderlich, eine Bindung unternehmenseigener IT-Ressourcen für die Administration der Projektmanagementlösung entfällt praktisch. Dazu ist die Cloud hoch skalierbar, sodass die Zahl der User je nach Projektumfang beliebig herauf- und heruntergefahren werden kann.

Die Cloudlösung für das Projektmanagement muss so konzipiert sein, dass die Unternehmenshoheit über sensible Geschäftsdaten zu keinem Zeitpunkt in Frage steht. Die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie die Revisionssicherheit und Transparenz der Datenverarbeitung müssen gewährleistet werden. Damit die Cloud die erforderlichen Standards der Informationssicherheit tatsächlich aufweist, arbeitet z.B. ACTANO mit zertifizierten Infrastrukturpartnern zusammen, die z.B. die Einhaltung der technischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen ebenso garantieren wie die Umsetzung der gemeinsam vereinbarten Sicherheitskonzepte.

2.3 Cloud-Lösungsvarianten für das kollaborative Projektmanagement

Wie ein kollaboratives Projektmanagement in der Cloud aufzusetzen ist, hängt u.a. davon ab, wie viele und welche Partner (Hersteller, Zulieferer oder Kooperationspartner) eingebunden werden sollen. Der individuellen Ausgestaltung sind dabei kaum Grenzen gesetzt: aktuell kristallisieren sich jedoch drei Einsatzszenarien mit entsprechenden Cloud-Designs heraus.

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