Zeit ist Geld

Kantinenwirtschaft und Flottenmanagement

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Über seine IT-Firma verkauft Hendrik Uherek Software und Technik, mit denen Unternehmen ihre Fahrzeuge europaweit orten und ihre Fahrzeugflotte effizient managen können.
Über seine IT-Firma verkauft Hendrik Uherek Software und Technik, mit denen Unternehmen ihre Fahrzeuge europaweit orten und ihre Fahrzeugflotte effizient managen können. (Bild: Service Group Hendrik Uherek)

Der Mehrfach-Unternehmer Hendrik Uherek professionalisiert sich mit der neuen Cloud-Lösung Sage Office Online.

„Arbeit muss sich auszahlen“, meint Hendrik Uherek. Getreu dieser Maxime sucht der mittlerweile drei Unternehmen führende Selbstständige permanent nach Prozessen, die er optimieren kann. Ende des vergangenen Jahres stand deshalb ganz oben auf seiner Professionalisierungs-Agenda die Überarbeitung der Rechnungslegung seiner IT-Firma „Service Group Hendrik Uherek“. Seit 2013 verkauft er über diese Firma Software und Technik, mit denen Unternehmen ihre Fahrzeuge europaweit orten und ihre Fahrzeugflotte effizient managen können.

Entschieden hat er sich für Sage Office Online. Mit der Cloud-Lösung geht dem Vollblutunternehmer Uherek mittlerweile nicht nur die Rechnungserstellung deutlich schneller von der Hand. Er hat jetzt automatisch auch einen größeren Überblick über die Zahlungseingänge und seinen Lagerbestand. Bevor er Sage Office Online Anfang des Jahres einführte, musste der 30-Jährige Monat für Monat jede einzelne Rechnung an seine Kunden in Word erstellen und über die Zahlungseingänge in Excel Buch führen. „Ein absoluter Zeitkiller“, so Uherek. Für jede Rechnung brauchte er mindestens 10 Minuten.

Support punktete

Zeit, die der umtriebige Unternehmer gern für „sinnvollere Aufgaben“ nutzen wollte. 2014 begann er daher nach einer passenden Software-Lösung zu suchen. Der gelernte Kaufmann arbeitete seit Jahren bereits mit der Online Lösung Sage Entgelt und Personal in seiner Menü- und Heimservice Firma. Seiner ersten Firma, mit der er sich 2006 selbstständig gemacht hatte. Und da er mit Sage „total zufrieden“ war, interessierte ihn deren neues Cloud-Angebot.

Was Uherek im Vergleich mit anderen Lösungen sofort an der Sage-Software überzeugte, war der Support: „Ich will nicht ausprobieren. Ich will sofort wissen, wie es geht. Daher brauche ich unbedingt einen Ansprechpartner, der mir bei der Einarbeitung und bei meinen Fragen weiter hilft, alles andere war und ist für mich nicht praktikabel“, so Uherek. Sage bietet ihm einen „hervorragenden telefonischen Support“. Und zwar dann, wenn er ihn braucht. Denn die Servicemitarbeiter von Sage „sind nicht nur fachlich kompetent und freundlich, sie sind auch schnell erreichbar“, lobt der strukturiert agierende Unternehmer.

Lösung mit Potenzial: „Da geht noch was“

Noch schöpft Uherek nicht die gesamten Möglichkeiten aus, die ihm die Sage-Lösung bietet. Eine bewusste Entscheidung. Denn „alles auf einen Schlag umzustellen, ist zu aufwändig“, so der Unternehmer, der sich mit 21 Jahren selbständig machte, weil er im Verkauf von Autos keine „finanzielle Perspektive“ sah.

Der quirlige Unternehmer geht lieber Schritt für Schritt vor. Uherek begann bei der Einführung des neuen Online-Programms mit den für ihn „zeitfressendsten Arbeiten“. Wie der Rechnungslegung, für die er mittlerweile nur noch zwei statt zehn Minuten pro Rechnung benötigt. Und seit die Software seine Kontoauszüge automatisch einliest, spart sich der Unternehmer noch mehr Zeit – insbesondere bei der Verwaltung offener Posten. Dank des automatisierten Mahnwesens sichert er jetzt früher die notwendige Liquidität seiner Firma, mit der er jährlich ca. 200.000 Euro Umsatz macht. Positiv ins Gewicht fällt auch, dass Uherek bereits mit der Erstellung des Lieferscheins automatisch angezeigt bekommt, wie sich der Lagerbestand des verkauften Produkts verändert. Um den Überblick über seinen Bestand zu behalten, musste er früher regelmäßig seine Produkte im Lager nachzählen. Auch das Anlegen von Neukunden geht ihm mit der Sage-Lösung „deutlich schneller als bisher von der Hand“.

Auf Augenhöhe

Neben dem deutlichen und für ihn spürbaren Zeitgewinn sowie der größeren Transparenz überzeugt den 30-jährigen Firmenchef der Einsatz von Sage Office Online noch in einem weiteren Punkt: „Mein Auftreten ist jetzt deutlich professioneller. Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen – alle erscheinen im gleichen Layout.“ Ein Punkt, den Uherek enorm wichtig nimmt. Denn zu den Kunden seiner noch kleinen IT-Firma gehören auch größere mittelständische Unternehmen, die bis zu 500 Mitarbeiter beschäftigen. „Wenn ich nicht absolut professionell arbeite und auftrete, verliere ich das Vertrauen meiner Kunden und bin ganz schnell wieder raus aus dem Geschäft“, befürchtet Uherek.

Für den Leipziger steht fest: „Die Sage-Software bringt mir einen echten Nutzen bei einem super Preis-Leistungs-Verhältnis.“ Die Konsequenz aus dieser Einschätzung: Seit Anfang März 2015 nutzt der findige Geschäftsmann die Software auch für seine dritte Firma, die Nagel+Uherek UG, die er mit einem Partner gründete. Auch dort laufen Rechnungslegung, Zahlungswesen und Mahnwesen seitdem über die Sage-Lösung. Mit diesem Betrieb bewirtschaften Uherek und Co. mehrere Kantinen. Zwölf Mitarbeiter zählt seine boomende Firma derzeit.

Etwas geht immer

Der Unternehmer wäre nicht so erfolgreich, würde er unkritisch durchs Leben gehen. Auch wenn sich für Uherek der Einsatz der Cloud-Lösung „absolut rechnet“, sieht er noch Optimierungspotenzial bei der Sage-Lösung. Insbesondere zwei Punkte wünscht er sich von Sage bzw. von Sage Office Online: Ein Kassenbuch sowie die Möglichkeit, eine Lastschriftdatei in der Software erstellen zu können. Sich selbst schließt er bei seiner kritischen Reflexion ebenfalls nicht aus. „Bisher nutze ich erst einen Teil des großen Funktionsumfangs der Software und damit einen Bruchteil des Optimierungspotenzials“ so der 30-Jährige, der deshalb jetzt prüfen wird, „was sich für mich noch lohnt, umzusetzen“.

Cloud-Suiten von Sage bandeln mit Drittanbietern an

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Cloud-Suiten von Sage bandeln mit Drittanbietern an

04.03.15 - Die Integration von Drittanbieter-Lösungen in Online- und Desktop-Anwendungen ist bei Sage Software bereits problemlos gelöst. Das ermöglicht die rasche Erweiterung der Online-Suiten Sage One und Sage Office Online um wertvolle Zusatzfunktionen wie etwa einen Webshop oder Dropbox. lesen

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