Start-up mit neuer strategischer Ausrichtung Invoiz mausert sich zur umfassenden Lösung für Freelancer

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Die Zahl der Selbstständigen in freien Berufen steigt stetig an und wird auch künftig weiter steigen. Grund hierfür sind zum einen der Wunsch von Unternehmen nach Flexibilität und zum anderen der anhaltende Fachkräftemangel.

Laut Statista gab es im Jahr 2019 in Deutschland 1,43 Mio. Selbstständige. Im Jahr 2017 waren es nur rund 1,38 Mio. und im Jahr 2000 sogar nur etwas mehr als 700.000. Nicht verwunderlich. Denn zugleich wurde die Arbeitswelt immer flexibler und agiler. Die Projekte mit unterschiedlichen Teams und Kundenbedürfnissen wechseln kontinuierlich und Freelancer können diese agilen Arbeitsweisen bedienen.

Digitale Tools spielen dabei aber eine äußerst wichtige Rolle. Um als Freelancer und kleines Unternehmen in einer flexiblen Arbeitswelt mit raschem Wachstum bestehen zu können, sollten die Prozesse digitalisiert und somit auch professionalisiert werden. Das beginnt bei der Planung der eigenen Finanzen und Aufträge, reicht über das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen, bis hin zu dem Management der gesamten Kundenkontakte und dem Marketing. Tools gibt es viele: Rechnungstools für die Kunden, Steuertools für die eigene Buchhaltung, Organisationstools für das tägliche Management der zu erledigenden Aufgaben, Marketingtools usw. Die Aufzählung kann beliebig fortgesetzt werden.

Vom Rechnungs- und Finanzmanagement zum Kundenmanagement

Invoiz ist als klassisches Rechnungs- und Finanztool gestartet: Rechnungen, Mahnungen und Angebote schreiben, speichern und verschicken. Die vorbereitende Buchhaltung sowie das Management der eigenen Finanzen waren lange Zeit die Kernausrichtung. Der intensive Dialog mit den Kunden und die aktuelle Bewegung im Bereich der neuen Arbeit zeigte aber klar, dass die Freelancer, Selbstständigen und kleine Unternehmen heute mehr brauchen, als ein Tool, das ihre Finanzen regelt.

Um mit Agenturen und großen Unternehmen mithalten zu können, bedarf es eines intelligenten und ausgereiften Kundenmanagementsystems. Wer aber kann sich so etwas leisten? Und was passiert, wenn ein Kunde abspringt? So und so ähnlich sahen seinerzeit die Kundenreaktionen aus. Wir haben uns schließlich mit unseren Entwicklern zusammengesetzt und eine Lösung entwickelt – weg von einem reinen Finanz- und Rechnungstool und hin zu einer Software, die auf intelligente Art und Weise die Expertise eines Finanz- und Rechnungstools mit den zahlreichen Möglichkeiten der Kundenorganisation verknüpft. Das neue Invoiz war geboren – eine umfassende Selbstständigen-Software.

Die Nutzer können jetzt ihr komplettes Auftragsmanagement und auch die eigenen Finanzen steuern – von der Auftragsgewinnung über das gesamte Kundenmanagement bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung. Mit dieser Ausrichtung sehen wir Invoiz als bisher einzigen Anbieter auf dem gesamten Markt. Während Mitbewerber sich mehr und mehr in Richtung Buchhaltung spezialisieren, geht es für uns in Richtung Kundenmanagement.

Der 360-Grad-Blick auf den Kunden

Ein zentrales Feature der Kundenmanagement-Plattform ist der 360-Grad-Kundenüberblick. Hier findet man alle relevanten Vorgänge zu jedem einzelnen Kunden. Die Kundenstammdaten können einfach von einer Exceltabelle zu Invoiz importiert werden. Zu jedem Kunden findet man alle wichtigen Aufgaben, ein chronologisches Aktivitätenprotokoll sowie offene und gestellte Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Lieferscheine. Eine Umsatzstatistik zeigt an, welchen Umsatz dieser Kunde bereits gebracht hat.

Es gibt sogar die Möglichkeit, das eigene E-Mail-Postfach mit Invoiz zu synchronisieren. Das Programm macht einen automatischen E-Mail-Abgleich mit den hinterlegten Kunden-E-Mailadressen. Gibt es einen Treffer, wird die gesamte E-Mail-Historie mit diesem Kunden abgelegt und kann jederzeit in den Kundendaten nachvollzogen werden. Mit Invoiz können die Nutzer zudem ihre eigene Arbeitszeit tracken und auf jeden Kunden herunterbrechen. Diese Zeit kann per Mausklick dann in eine fertige Ausgangsrechnung umgewandelt werden. Wir haben also viel Wert auf das tägliche Handling mit den Kunden gelegt und durchdachte Tools entwickelt, bei denen sich Freelancer sowie kleine Unternehmen auch mit wenig Einkommen professionell aufstellen können.

Finanzen verwalten

Neben dem Kundenmanagement ist es auch möglich, die Finanzen zu managen. Als Selbstständigen-Software mit einem eigenen Online-Banking ist Invoiz als Kontoinformations- und Zahlungsauslösedienst von der BaFin-lizenziert. Die Nutzer können ihr Geschäftskonto ganz einfach verknüpfen. So hat man alle Kontobewegungen sofort im Blick: zum Beispiel die gesamte Entwicklung der Kontosalden der vergangenen 90 Tage. Darüber hinaus werden alle kommenden Ausgaben der nächsten 365 Tage aufgelistet und es gibt einen Überblick über die zu erwartenden Einnahmen. Dies geschieht auf Basis der geschriebenen Rechnungen und deren Fälligkeitsdaten, der Abo-Rechnungen und anhand intelligent erkannter wiederkehrender Einnahmen.

Das auf einem Algorithmus beruhende Liquiditätsbarometer geht noch einen Schritt weiter: Es bestimmt den voraussichtlichen Kontostand am Ende des jeweiligen Monats. Der Berechnung liegen Details wie offene Rechnungen, regelmäßige Einnahmen und Ausgaben sowie ausstehende Umsatzsteuerzahlungen zugrunde. Der Invoiz-Steuerschätzer zeigt in Echtzeit, wie hoch die anfallende Steuerlast ist und was de facto vom Umsatz übrigbleibt. Für mehr Übersichtlichkeit sorgt auch die Umsatz- und Ausgabenstatistik im Dashboard. Die Umsätze können mit dem Vormonat verglichen und ins Verhältnis zum aktuellen Jahr gesetzt werden. Mit den integrierten Online-Bezahlmöglichkeiten (Invoiz-PAY) kann der Kunde die Rechnung direkt bezahlen. Auch offene und beglichene Eingangsrechnungen werden angezeigt. Der automatische Zahlungsabgleich vergleicht eingegangen Transaktionen mit offenen Rechnungen. Bei Übereinstimmung wird die Transaktion der Rechnung zugeordnet und diese als bezahlt markiert. Zudem können mit dem Smartphone Belege abfotografiert und hochgeladen werden, was den Kunden maximale Flexibilität bietet.

Buchhaltung vorbereiten

Viele Mitbewerber legen großen Wert auf die Erstellung der Buchhaltung. Wir denken, diese wichtige Sache sollte man lieber dem Steuerberater überlassen. Dennoch können unsere Nutzer sehr wohl die vorbereitende Buchhaltung erledigen.

Alle abfotografierten und hochgeladenen Belege werden sofort in automatisch in der Umsatz- und Ausgabenstatistik verarbeitet. Der Rechnungsbeleg heftet sich dann an die entsprechende Ausgabe an und kann so für die Buchhaltung und den Steuerberater genutzt werden. Alle wichtigen Dokumente und Belege können direkt an den Steuerberater exportiert werden.

* Fin Glowick trägt seit 2019 als Head of Business bei Invoiz die Verantwortung für das Inhouse-Start-up der Buhl Data Service GmbH.

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