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Home-Office-Tipp: ZIP-Dateien erstellen, teilen und versenden Große Dateien und Verzeichnisse mit anderen Benutzern teilen

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Dr. Jürgen Ehneß

Wenn Anwender im Home-Office Verzeichnisse oder große Dateien mit anderen Benutzern teilen wollen, ist das nicht so einfach wie im Unternehmen. Es gibt aber einige kostenlose Möglichkeiten. Diese zeigen wir in diesem Beitrag.

Vor allem im Home-Office ein häufig auftretendes Problem: Wie teilt man große Dateien einfach und schnell?
Vor allem im Home-Office ein häufig auftretendes Problem: Wie teilt man große Dateien einfach und schnell?
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Im Arbeitsalltag kommt es ständig vor, dass ein Verzeichnis/Ordner oder eine große Datei mit anderen Benutzern geteilt werden müssen. Im Unternehmen wird das meistens über einen Dateiserver oder Dokumentenverwaltungen durchgeführt. Wer aber im Home-Office arbeitet, hat diese Möglichkeiten nicht immer zur Verfügung. Sollen Dateien oder Ordner mit Dritten geteilt werden, hilft auch ein Dateiserver nicht weiter. Das Versenden per E-Mail scheitert oft an der Größe der Dateien und Verzeichnisse. Es gibt aber Wege, die kostenlos sind und schnell und einfach funktionieren. Wir zeigen die Vorgehensweise.

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Der beste Weg, um Verzeichnisse oder große Dateien mit externen Benutzern zu teilen, besteht zunächst darin, die Dateien und Verzeichnisse zu komprimieren. Anschließend liegen die Daten in einer Datei vor, die auch, soweit es möglich ist, verkleinert wurde.

ZIP-Dateien erstellen und per E-Mail versenden

Wer ein Verzeichnis oder sehr große Dateien versenden will, kommt kaum darum herum, die Dateien zu komprimieren. In Windows 7/8.1/10, macOS und Linux können dazu Bordmittel verwendet werden. Es gibt zwar verschiedene Zusatz-Tools, die dabei helfen, Archive zu extrahieren oder Archive zu erstellen. Bekannte Beispiele dafür sind 7-ZIP, WinRAR oder WinZIP. Archive lassen sich aber auch mit Bordmitteln erstellen und extrahieren.

Zunächst kann in den Eigenschaften einer Datei oder eines Verzeichnisses in Windows, aber natürlich auch in Linux und macOS, über die Eigenschaften die Größe in Erfahrung gebracht werden. Dateien über zehn bis 20 MB sollten möglichst nicht mehr per E-Mail verschickt werden, da das den E-Mail-Client und natürlich auch den E-Mail-Server belastet.

Über das Kontextmenü kann in Windows 10 durch Auswahl von „Senden an\ZIP-komprimierter Ordner“ ein Archiv erstellt werden. Der Ordner wird im selben Verzeichnis erstellt, in dem sich auch das komprimierte Verzeichnis oder die Datei befinden. In Linux, zum Beispiel bei Ubuntu, trägt der Befehl die Bezeichnung „Compress“ oder eine ähnliche Bezeichnung. Auch in macOS steht über das Kontextmenü die Option zum Komprimieren zur Verfügung.

Nach der Komprimierung kann in den Eigenschaften die neue Größe in Erfahrung gebracht werden. Oft kann die Datei jetzt per E-Mail versendet werden. Der Empfänger kann die Datei ebenfalls mit Bordmitteln wieder extrahieren. Das Komprimieren und Extrahieren funktioniert in den meisten Fällen betriebssystemübergreifend. In Windows steht dazu zum Beispiel der Befehl „Alle extrahieren“ im Kontextmenü von Archiven zur Verfügung.

Dateien schnell und einfach verschlüsseln: AxCrypt oder easyCrypt

Sollen die Dateien möglichst sicher verschickt werden, kann es sinnvoll sein, sie vorher zu verschlüsseln. Hier hilft das kostenlose Tool „AxCrypt“. Das Tool steht als installierbare Variante und als portable Version zur Verfügung. Für die Verwendung ist die Angabe einer E-Mail-Adresse notwendig. Außerdem muss ein Kennwort eingegeben werden. Nach der Anmeldung am Tool wird die ZIP-Datei über Drag-and-drop in das Fenster gezogen. Dadurch verschlüsselt das Tool die Datei.

Einfacher ist das Tool easyCrypt. Nach der Installation des Tools können Dateien über das easyCrypt verschlüsselt werden. Das Tool verwendet eine AES-256-Bit-Verschlüsselung. Vor der Verschlüsselung muss das Tool einmal gestartet werden, damit notwendige Komponenten von Windows nachinstalliert werden können, falls diese fehlen. Das Tool ist einfach bedienbar und ermöglicht die Verschlüsselung über das Kontextmenü. Für die Verschlüsselung muss ein Kennwort eingegeben werden. Der Anwender, der die Datei erhält, benötigt natürlich ebenfalls easyCrypt und kann die Datei mit dem Kennwort wieder entschlüsseln.

Dateien ohne Anmeldung versenden

Sobald eine verschlüsselte oder herkömmliche ZIP-Datei vorliegt, kann sie versendet werden. Hier können die Anwender entweder auf den Versand per Mail setzen oder einen kostenlosen Cloud-Dienst nutzen, der das Versenden von Dateien ohne Anmeldung ermöglicht. Beispiele dafür sind:

Dateien in Office 365 über OneDrive for Business teilen

Anwender, die über ein Konto bei Office 365 verfügen, können auch den dazugehörigen Cloud-Speicher „OneDrive for Business“ nutzen. Werden hier Dateien hochgeladen, können diese mit anderen Anwendern geteilt werden. Die Empfänger der Dateien müssen über kein Konto bei OneDrive for Business verfügen. Um zu überprüfen, ob der Speicher funktioniert, wird die Seite portal.office.com aufgerufen.

Nach der Anmeldung mit dem E-Mail-Konto sollte OneDrive zur Verfügung stehen. Über den Menüpunkt „Hochladen“ können Daten in den Speicher geladen werden. Über das Kontextmenü steht der Menüpunkt „Teilen“ zur Verfügung. Über „Link kopieren“ wird ein Link erstellt. Diesen können Anwender jetzt an den Empfänger versenden. Der Empfänger kann die Datei über den Link herunterladen. Der Link kann auf jedem gewünschten Weg verteilt werden.

Handelt es sich bei dem Anwender, der die Datei empfangen soll, um einen Benutzer im selben Office-365-Abonnement, kann der Name des Anwenders im Feld eingegeben werden. Anschließend wird das Adressbuch durchsucht, und mit „Senden“ kann der Link an den Empfänger verschickt werden.

Dateien ohne Office 365 mit OneDrive teilen

Wer kein Office 365 nutzt, kann auch mit OneDrive für Privatkunden Dateien teilen. Die Vorgehensweise ist die gleiche. Für den Zugriff wird ein kostenloses Microsoft-Konto benötigt. OneDrive wird am schnellsten über die URL onedrive.live.com erreicht.

Dateien mit Dropbox teilen

Auch Dropbox ist ein kostenloser Cloud-Dienst, mit dem Dateien geteilt werden können. Der Dienst bietet für professionelle Benutzer auch erweiterte Speichermöglichkeiten an. Für das einfache Teilen von ein paar Dateien reicht die kostenlose Version aber aus. Nach dem Hochladen der Datei in den Speicher kann diese ebenfalls geteilt werden. Dazu müssen die Datei markiert und bei Daten die Option „Teilen“ ausgewählt werden. Nach der Auswahl von „Mit Dropbox freigeben“ kann entweder der Freigabe-Link direkt aus Dropbox oder der Link über den Bereich „oder als Link teilen“ erstellt werden. Hier stehen Links für das Bearbeiten einer hochgeladenen Datei oder das einfache Herunterladen zur Verfügung.

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