Profit für kleine und mittelständische Unternehmen ECM im Mittelstand: So gelingt der effiziente Einstieg in die Cloud

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Als Einstiegstor in die Digitalisierung ermöglichen Enterprise Content Management (ECM) Lösungen ein effizientes Dokumentenmanagement in Unternehmen. Die digitalen Workflows erleichtern das Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten. Immer beliebter werden ECM-Systeme aus der Cloud. Gerade KMU profitieren durch Dokumentenlösungen aus der Datenwolke.

Digitale Geschäftsprozesse sind vielerorts der neue Standard. Das ist aber noch gar nicht so lange der Fall. Insbesondere vor Corona und dem Homeoffice-Boom zeigten sich Unternehmen jeder Größe skeptisch – gerade was die Cloud angeht. Das hat sich geändert: Cloud-Computing ist in Deutschland etabliert. Zumindest, wenn man einer Studie des Digitalverbandes Bitkom glauben darf: Demnach nutzen mittlerweile 89 Prozent der Unternehmen Anwendungen aus der Cloud. Ein Großteil der Firmen hat erkannt: Cloud-Lösungen stärken die IT-Sicherheit, nicht umgekehrt.

Die Cloud stärkt die IT-Sicherheit

So betont die oben genannte Bitkom-Erhebung, dass rund zwei Drittel der Unternehmen, die IT-Lösungen aus der Cloud nutzen, zufrieden damit sind, dass sie in den vergangenen zwölf Monaten überhaupt keinen Cyberangriff auf ihre Cloud-Umgebung zu verzeichnen hatten. Etwa ein Viertel berichtet von Angriffen, bei denen eigene Security-Maßnahmen gegriffen haben. Lediglich ein Prozent wurde Opfer eines Cyberangriffs, der den Betriebsablauf störte. Laut dem Digitalverband kann der Umstieg auf die Cloud die IT-Sicherheit von Unternehmen also deutlich erhöhen. Das gelte insbesondere für kleinere und mittelständische Firmen, die sich keine großen IT-Abteilungen leisten können.

Dieser Trend ist auch bei ECM-Lösungen zu spüren. Das ergibt auch Sinn, denn das Bewusstsein dafür, dass jedes Unternehmen heute Opfer eines Cyberangriffs werden kann, ist in der Breite angekommen. Doch nicht jedes Unternehmen hat die Ressourcen, sich angemessen zu schützen. Der Vorteil des cloud-basierten ECM gegenüber einer On-Prem-Lösung ist, dass professionelle Service-Provider die Lösungen aus Rechenzentren anbieten, die strenge Sicherheitsstrategien umsetzen. Unternehmen profitieren dabei von zertifizierten Sicherheitsstandards, die dafür sorgen, dass ihr ECM-System stets hochverfügbar ist und sämtliche Dokumentenprozesse effizient und sicher ablaufen.

Souveränität durch lokale Cloud

Auch das Thema der digitalen Souveränität nimmt bei IT-Entscheidern einen immer höheren Stellewert ein: Laut Bitkom ist es acht von zehn Unternehmen, die Cloud-Computing nutzen oder in Betracht ziehen, wichtig, in welchem Land sich das Rechenzentrum befindet. 93 Prozent bevorzugen demnach ein heimisches Rechenzentrum, insbesondere mit Blick auf Sicherheit und Datenschutz.

Das gute ist: Moderne cloud-basierte ECM-Lösungen bieten diese Wahlfreiheit mit Blick auf den Standort des Rechenzentrums heute für Firmen jeder Größe an. Ein Beispiel dafür ist Yuuvis RAD-as-a-Service: das cloud-basierte ECM wird je nach Wunsch aus einem von sechs europäischen Rechenzentren angeboten – inklusive deutscher Standorte in Frankfurt und München. Der klare Vorteil mit Blick auf die Datenhoheit: Die Rechenzentren befinden sich im europäischen Rechtsgebiet. Anbieter garantieren die Einhaltung der in Europa geltenden Datenschutz- sowie Compliance-Vorgaben und erfüllen die gesetzlichen Regularien.

Insbesondere mittelständische Unternehmen werden spürbar entlastet, sie können sich voll auf die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse konzentrieren – die Gewährleistung eines sicheren und regelkonformen Betriebs der Lösung wird ausgelagert und belegt keine zusätzlichen IT-Ressourcen.

Agiler bei der individuellen Digitalisierung

Ein weiterer Grund für die Beliebtheit von ECM-Systemen aus der Cloud: sie sind flexibel und anpassungsfähig. Die Skalierung von Elementen wie Speichergrößen, IT-Services, Add-ons und Paketen kann je nach Bedarf schnell und unkompliziert geändert werden. In der Regel mit kaum merklichen Unterbrechungen oder Ausfallzeiten. Unternehmenseigene IT-Ressourcen werden geschont. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil, denn je nach Grad der Individualisierung kann das Skalieren einer On-Prem-Infrastruktur auch mal Wochen oder Monate dauern – und damit enorme Kosten verursachen.

Da mit einer ECM-Lösung aus der Cloud keine eigenen Server eingerichtet, betrieben, gewartet und geschützt werden müssen, gewinnen mittelständische Unternehmen nicht nur Agilität, sondern auch finanzielle Vorteile. Ein Cloud-ECM versetzt so gerade KMU mit begrenzten Kapazitäten in die Lage, ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Denn moderne Cloud-ECM-Systeme werden als Software-as-a-Service-Modelle (SaaS) angeboten. Bezahlt werden nur die Dokumenten-Services, die auch in Anspruch genommen werden. Ist der Workload einmal geringer oder wird weniger Rechen- und Speicherkapazität benötigt, kann der Dienst flexibel angepasst werden.

Darüber hinaus sind SaaS-Angebote zumeist modular aufgebaut, so dass neue Anwendungen oder Pläne unkompliziert hinzugefügt werden können, um das ECM-System nach den individuellen Bedürfnissen zu gestalten.

Dezentral auf wichtige Informationen zugreifen

Auch im Kontext des Modern Workplace bietet ein Cloud-ECM klare Vorteile. Durch den anhaltenden Trend zum hybriden Arbeiten sind Mitarbeitende zunehmend dezentral organisiert. Diese modernen Arbeitsweisen unterstützt eine cloud-basierte Dokumenten-Management-Lösung, indem diese ermöglicht, dass auf wichtige Inhalte unkompliziert und ortsunabhängig zugegriffen werden kann. Wichtige Informationen, Belege oder Dokumente sind von überall und zu jeder Zeit sicher auffindbar, abrufbar und austauschbar. Optimal für Wissensarbeiter, die aus dem Homeoffice arbeiten, oder für Firmen, die ihren Mitarbeitenden sicheres mobiles Arbeiten ermöglichen wollen.

So gelingt die Einführung eines cloud-basierten ECM

Für Unternehmen, die von den Vorteilen eines cloud-basierten ECM-Systems überzeugt sind, stellt sich die Frage, wie dieses am besten eingeführt werden kann. Damit das Tagesgeschäft nicht darunter leidet, sollte das Vorgehen strategisch erfolgen und vorab ein Konzept erstellt werden. Das muss nicht alleine erfolgen, sondern kann gemeinsam mit einem erfahrenden Dienstleister strukturiert erarbeitet werden.

Bei der Konzeption ist es wichtig, dass ein Unternehmen sich am Anfang überlegt, wofür das ECM-System künftig konkret eingesetzt werden soll, damit Anforderungen genau definiert werden können. Hierfür eignet sich beispielsweise ein gemeinsamer Workshop mit einem ECM-Anbieter. Diese Workshops sollten dann die technische und die menschliche Seite beleuchten.

Zur Technik zählt, sich die bestehenden Prozesse detailliert anzuschauen. Dabei kristallisieren sich meist Ansatzpunkte für schlankere Abläufe heraus. Parallel dazu geben die Mitarbeitenden zu Protokoll, welche derzeitigen Prozesse gut und welche weniger gut funktionieren – und wie sie sich optimale Abläufe vorstellen. Je genauer die Analyse, desto besser die späteren ECM-Workflows. Auch deshalb sollte neben den IT-Spezialisten auch die Geschäftsführung am Konzeptions-Workshop teilnehmen. So sind alle von Anfang an im Boot und grundsätzliche Themen wie Kosten, Timings oder Zugriffsrechte können direkt abgestimmt und definiert werden.

Anhand der Workshop-Erkenntnisse kann der ECM-Anbieter ein passgenaues Konzept erarbeiten, auf dem die Implementierung aufbaut. Setzt ein Unternehmen auf ein ECM aus der Cloud, dann entfällt eine aufwendige Konfiguration und Implementierung der ECM-Lösung in die unternehmenseigene IT-Landschaft. Das Cloud-ECM lässt sich innerhalb kürzester Zeit bereitstellen. Unternehmen müssen keine eigenen Server für die Dokumentenverwaltung bereitstellen, sondern mieten sich in der Cloud ein. Auf diese Weise ist der Installationsaufwand sehr gering, es kann direkt losgelegt werden.

Sobald das ECM-System implementiert ist, alle Prozesse laufen und Workflows eingerichtet sind, werden die Anwenderinnen und Anwender geschult. Diese Schulungen gehen unterschiedlich tief ins Detail. Bei der Administrations-Schulung wird aufgezeigt, wie das System arbeitet und aufgebaut ist, denn die Administratoren sind für die Verwaltung und Pflege der IT-Infrastruktur zuständig. Im Rahmen der Key-User-Schulung werden dann Teamleiter mit der ECM-Lösung vertraut gemacht. Diese Schulungen sind ebenfalls ziemlich umfassend, denn in der Praxis hat es sich als sinnvoll herausgestellt, wenn Key-User im nächsten Schritt die Anwender schulen – insbesondere bei größeren Unternehmen. Bei der Anwender-Schulung wenden dann schlussendlich die Mitarbeitenden abgeholt, die täglich mit dem ECM arbeiten werden.

Wie viele Beschäftigte wie intensiv geschult werden müssen, hängt von der Größe des jeweiligen Unternehmens ab: Bei KMU sollten alle Mitarbeitenden, die mit dem ECM-System zu tun haben, geschult werden. Bei Unternehmen ab 500 Beschäftigten hat es sich in der Praxis als sinnvoll herausgestellt, außer den Administratoren erstmal nur die Key-User zu schulen, die dann ihr Wissen an die End-User weitergeben.

Cloud-ECM als effizienter Einstieg in die Digitalisierung

Der zunehmende Trend zum cloud-basierten ECM im Mittelstand ist kein Zufall: Grundlegende Geschäftsprozesse können effizient digitalisiert werden. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz von modernen Technologien, wie der Cloud, im Unternehmen. Da die skizzierten Vorteile im Tagesgeschäft für die Geschäftsleitung und für die Mitarbeitenden schnell deutlich werden können, entsteht nicht selten eine Art digitaler Dominoeffekt, was neue innovative Workflows fördern kann. Entscheidend ist, dass die Digitalisierung strategisch umgesetzt wird. Gemeinsam mit einem erfahrenen Partner kann die konzeptionelle Umsetzung einfacher und ressourcenschonender erfolgen.

Die gute Nachricht ist: Kosteneffiziente SaaS-Modelle standardisieren Prozesse und lagern systemrelevante Aufgaben aus. Das erleichtert den Betrieb. Im Falle eines Cloud-ECM können Full-Service-Angebote das digitale Dokumenten-Management beispielsweise um integrierte IT-Sicherheitsfunktionen, automatische Updates sowie konfigurierbare Speichergrößen und Speicherorte ergänzen. Auf diese Weise können Firmen jeder Größe von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit gezielt stärken.

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