IT-Awards 2019: Leservoting der Kategorie Filesharing & Collaboration

Die beliebtesten Anbieter von Filesharing & Collaboration 2019

| Autor / Redakteur: Martin Hensel / Florian Karlstetter

Filesharing- und Collaboration-Plattformen sind inzwischen ein wichtiger Teil der täglichen Abläufe in Unternehmen.
Filesharing- und Collaboration-Plattformen sind inzwischen ein wichtiger Teil der täglichen Abläufe in Unternehmen. (Bild: © allvision - stock.adobe.com)

Beim Begriff Filesharing denken die meisten Anwender immer noch zunächst an das eher zwielichtige Austauschen von Multimedia-Dateien oder Software. Allerdings ist der unkomplizierte Austausch von Dateien ergänzt durch Collaboration-Funktionen mittlerweile auch aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken.

In modernen Unternehmen sind leistungsfähige Filesharing- und Collaboration-Plattformen ein wichtiger Teil der täglichen Abläufe. Derartige Systeme müssen aber nicht nur eine Möglichkeit zum unkomplizierten Austausch und der schnellen Bearbeitung von Dateien und Daten nebst Kommunikationsmöglichkeiten bereitstellen, sondern auch umfangreiche Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen. Speziell die im vergangenen Jahr vollzogene Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgt nach wie vor für komplexe Einsatzszenarien.

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Flexible Konzepte

Moderne Filesharing- und Collaboration-Lösungen sind genau darauf optimiert. Sie bieten nicht nur die bereits genannten Funktionen, sondern stellen auch ergänzende Dienste bereit. Diese reichen von Videochats über die nahtlose Einbindung quelloffener Software bis hin zum Aufbau ganzer sozialer Netzwerke im eigenen Unternehmen. Die zugrundeliegenden Daten sind dabei entweder in der Cloud, On-Premises oder in Hybrid-Systemen abgelegt. Anwender können häufig nicht nur über ihre Desktopsysteme vor Ort, sondern auch über Notebooks und mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets oder einfach Browser-basiert auf die Dateien zugreifen.

Möglich wird dies durch eine zentrale Datenhaltung, die den universellen, geräte- und standortunabhängigen Zugriff gestattet. Berechtigte Anwender können somit jederzeit auf relevante Dateien zugreifen, ohne dass diese dazu ihren ursprünglichen Speicherort verlassen müssen. Filesharing-Systeme erlauben zudem die Klassifizierung auf Datei- und Ordner-Ebene. Administratoren können dadurch Nutzergruppen definieren, Ablaufzeiten festlegen oder andere spezifische Regeln implementieren.

Sicherheit im Fokus

Für Sicherheit sorgen Maßnahmen wie zum Beispiel Verschlüsselung, Data Loss Prevention (DLP), Authentifizierung und der Einsatz von Policies zur Zugriffssteuerung. Doch damit nicht genug: Im Zuge der DSGVO müssen Unternehmen unter anderem die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von persönlichen Daten durchgehend nachvollziehbar und belegbar abwickeln. Ist das nicht der Fall, drohen empfindliche Strafen.

Enterprise-Filesharing-Lösungen setzen an diesem Punkt an, indem sie für Anwender zunächst ähnlichen Komfort und Flexibilität wie in herkömmlichen Public-Cloud-Speicherdiensten bieten. Gleichzeitig stellen sie aber umfangreiche Kontroll- und Sicherheitsmaßnahmen für den Unternehmenseinsatz bereit. Auch automatisierte Datenschutzkonzepte sind möglich. Maximale Kontrolle bietet eine On-Premises-Lösung im eigenen Rechenzentrum, da die Daten hierbei immer vor Ort im Unternehmen bleiben. Alternativ lagern hybride Systeme Daten je nach Sicherheits- und Verfügbarkeitsklassifikation kosteneffizient in sichere und DSGVO-konforme Clouds aus. Grundsätzlich sorgen moderne Filesharing- und Collaboration-Systeme dafür, dass jeder Schritt durchgängig nachvollziehbar bleibt.

Unkomplizierte Zusammenarbeit

In einem modernen Betrieb müssen alle Mitarbeiter möglichst reibungslos zusammenarbeiten können. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Arbeit mehrerer Personen an einem gemeinsamen Projekt. Früher wurde in diesem Szenario häufig an verschiedenen Versionen derselben Datei gearbeitet, ohne dass die Anwender über die Änderungen der ebenfalls beteiligten Kollegen im Bilde waren. Im Ergebnis entstanden unzählige Versionen und Kopien einer Datei. Überblick und Koordination wurden mit zunehmender Projektdauer immer schwieriger.

Aktuelle Filesharing- und Collaboration-Systeme verhindern diese Problematik. Anwender bleiben immer auf dem neuesten Stand und können zudem gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Geht etwas schief, ermöglicht die Lösung das Wiederherstellen älterer Dateifassungen. Zudem erhalten die Nutzer immer nur Zugriff auf für sie relevante Daten. Das erleichtert nicht nur den Überblick über aktuelle Projekte, sondern vereinfacht auch die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben.

Für Zukunftssicherheit sorgen

Der Unternehmensalltag befindet sich unabhängig von der Branche im stetigen Wandel. Umso wichtiger ist es, dass auch das genutzte Filesharing- und Collaboration-System künftigen Entwicklungen gewachsen ist. Wer hier gewappnet sein will, sollte beispielsweise auf ausreichende Skalierungsmöglichkeiten achten. Diese sollten nicht nur die stetig zunehmenden Datenflut und den entsprechenden Bedarf an Leistungs- und Speicherplatzreserven abdecken, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie etwa eine Datenspeicherung im Inland erfüllen. Eine moderne Benutzeroberfläche mit Unterstützung für den webbasierten Betrieb und mobile Apps sorgen dafür, dass die Anwender auch künftig problemlos mit dem System arbeiten können.

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