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Digitalisierung in Einkauf und Beschaffung Das Potenzial der strategischen Beschaffung optimal ausschöpfen

Autor / Redakteur: Darren Koch* / Florian Karlstetter

Der Einkauf hat sich längst gewandelt: Was früher eine administrative Backoffice-Tätigkeit war, ist heute eine smarte Geschäftseinheit, die für die Massenproduktion von werthaltigen Gütern eingesetzt wird. Unternehmen wollen mit einer digitalen Lieferkette sowohl effizienter und kostengünstiger agieren sowie darüberhinaus auch zur Verbesserung der gegenwärtigen Auswirkungen von Sozial- und Umweltfragen beitragen.

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Längst keine administrative Aufgabe im Backoffice mehr: Einkauf und Beschaffung im digitalen Zeitalter.
Längst keine administrative Aufgabe im Backoffice mehr: Einkauf und Beschaffung im digitalen Zeitalter.
(Bild: ©thodonal - stock.adobe.com)

Aufstrebende, innovative Technologien haben sich im Einkauf noch nicht weit verbreitet. Eine kürzlich durchgeführte globale Umfrage unter Chief Procurement Officers (CPOs) zeigt aber, dass die Integration solcher Technologien in den Supply Chain Prozess durchaus Priorität hat. So geben 84 Prozent der befragten CPOs an, dass die Einführung neuer Technologien die Einkaufsabläufe verbessern wird. Es fehlt jedoch an vertieftem Wissen und Umsetzungs-Know-how. So kommt die Studie zum Ergebnis, dass viele immer noch nicht genau verstehen, wie sie das volle Potenzial einer digital veränderten Supply Chain ausschöpfen können.

Denn der Spielraum des Möglichen ist riesig. So stellt die Umsetzung einer umfassenden digitalen Transformation Fachleute vor eine große Herausforderung. Das Potenzial wird daher noch nicht ausgeschöpft: Weniger als ein Viertel der Befragten geben an, derzeit KI, ML, 3D-Druck oder prädikative Analysen im Einkauf einzusetzen.

Während CPOs also verstehen, dass die digitale Transformation wichtig ist, erschließen sich ihnen die dahinter liegenden Gründe nicht unbedingt und sie erfassen nicht immer welchen praktischen Wert das für ihre Einkaufsorganisation im Alltag oder auf lange Sicht bringen kann. Fakt ist: wenn Unternehmen die Digitalisierung effektiv und praktisch umsetzen, können sie von einem effektiven Ausgabenmanagement sowie einer deutlichen Risikominimierung stark profitieren. Darüberhinaus entsteht mit der Digitalisierung zudem die Möglichkeit, Geschäftspraktiken mit ethischen Werten in Einklang zu bringen.

Das Risiko unter Kontrolle

Unwetter, Handelsauseinandersetzungen, finanzielle Gesundheit der Unternehmen – das sind nur ein paar der Ereignisse, die zu Störungen in der Lieferkette führen. Das sind für Unternehmen keine neuen Vorkommnisse, und doch können sie nun in einer ganz neuen Art und Weise damit umgehen. Einkaufsprofis können beispielsweise Künstliche Intelligenz (KI) und /oder Machine Learning (ML) implementieren, um bislang unerkannte oder nicht vorhersehbare Engpässe und Nachfrageänderungen vorherzusagen. Denn sie können diese modernen Technologien für Einkaufs- und Lieferantenentscheidungen einsetzen, um die sich verändernden Muster in Echtzeit zu überwachen und so zu verhindern, dass potenziell katastrophale Ereignisse zu schweren Betriebsstörungen führen.

Ethische Grundsätze etablieren und wahren

Corporate Social Responsibility gewinnt für Unternehmen und Kunden immer mehr an Bedeutung. Nachhaltigkeit ist ein großes Thema. Verbraucher weltweit werden sich zunehmend bewusst, welche Auswirkungen ihr eigenes Handeln und insbesondere das der Unternehmen, von den sie kaufen wollen, auf die Umwelt haben.

Eine CGS-Umfrage aus dem Jahr 2019 zeigt, dass dieses Bewusstsein soweit reicht, dass viele Verbraucher auch bereit sind, mehr für nachhaltige Produkte zu bezahlen. Mit der zunehmenden Bedeutung von Umwelt- und Menschenrechtsfragen, wird dieses Bewusstsein und die Bereitschaft danach zu Handeln wird weiter steigen. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen nicht länger nach Lösungen suchen müssen, sondern Tools wie Blockchain und ML nutzen können, um mögliche Menschenrechts- und Umweltrechtsverletzungen bei Lieferanten und Partnern zu identifizieren und dann effektiv an der Lösung dieser Probleme arbeiten können.

Die Kostendebatte

Der Preis für Effizienz im Einkauf ist hoch, aber wenn sie richtig eingesetzt wird, kann künstliche Intelligenz Unternehmen helfen, die Kosteneffizienz auf vielfältige Weise zu steigern. So können beispielsweise mit Hilfe von Predictive Analytics potenzielle Risikoschwerpunkte identifiziert werden, wie z.B. ein finanziell angeschlagener oder vom Konkurs bedrohter Partner/Lieferant. Durch die Vorhersage und Lösung dieser Probleme, können Einkäufer Störungen minimieren oder sogar vermeiden noch bevor sie auftreten, indem sie ihren Lieferzyklus ändern oder einen anderen Lieferanten finden.

Durch die Automatisierung manueller Vorgänge, wie beispielsweise der Kauf eines Produktes oder Rechnungsverfolgung können Unternehmen mehrere Prozesse konsolidieren und die Gefahr von Benutzerfehlern ausschließen. Dies schafft auch Zeit für Mitarbeiter, die bisher mit untergeordneten, sich wiederholenden manuellen Aufgaben beschäftigen mussten, und ermöglicht es ihnen, an strategischeren und produktiveren Aktivitäten mitzuwirken.

Intelligentes Ausgabenmanagement in der VUKA Welt

Darren Koch, Chief Product Manager SAP Ariba.
Darren Koch, Chief Product Manager SAP Ariba.
(Bild: SAP Ariba)

Unternehmen müssen immer agil bleiben und gleichzeitig kluge Investitionen tätigen - und das ist in unsere heuten VUKA-Welt keine leichte Aufgabe. Es gilt ein intelligentes Ausgabenmanagement zu betreiben, das Unternehmen aber immer genügend Spielraum lässt, auf unvorbereitete Ereignisse reagieren zu können. Intelligente Strategien für das Ausgabenmanagement sind daher ausschlaggebend. Mit ihnen können Unternehmen Entscheidungen in Echtzeit treffen, Risiken einordnen und tragen sowie die Kosteneffizienz steigern. Neue Technologien wie KI, Blockchain und ML sind deshalb besonders wertvoll, wenn sie in Verbindung mit dem Spend Management eingesetzt werden.

Damit Unternehmen ihr Geschäftsnetzwerk erweitern, Kosten senken und die Effizienz steigern können, ist die Digitalisierung die ideale Lösung. Nur dann können sie die Vorteile nutzen und positives, nachhaltiges gesellschaftliches und ökologisches Handeln umsetzen. Einkaufsleiter wissen um die Dringlichkeit dieser Digitalisierungsinitiativen. Doch wie so oft, hapert es an der Umsetzung und der Fortschritt kommt nur langsam voran.

* Der Autor Darren Koch ist Chief Product Officer für SAP Ariba.

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