Planungssoftware richtig integrieren „Business-Owned“ Use-Cases statt IT im Alleingang

Ein Gastbeitrag von Björn Stauss*

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Der Nutzen einer Enterprise Ressource Planning-Lösung liegt auf der Hand: Daten für alle Entscheider sichtbar und vor allem nutzbar machen. Doch schon bei der Einführung von ERP-Systemen scheitern 40 Prozent der Unternehmen.

Agile Prozesse und smarte Unternehmensplanung tragen dazu bei, dass die Einführung von ERP-Systemen erfolgreich und problemlos verläuft.
Agile Prozesse und smarte Unternehmensplanung tragen dazu bei, dass die Einführung von ERP-Systemen erfolgreich und problemlos verläuft.
(Bild: tashatuvango - stock.adobe.com)

Zugriff auf aktuelle Unternehmensdaten in Echtzeit, von überall aus, bereit zur schnellen Weiterverarbeitung: Das ist der große Vorteil eines digitalisierten Unternehmens. Leider geht es vielerorts zwar digital, aber noch nicht digitalisiert zu: Verschiedene Fachabteilungen wie Vertrieb, Personal, Produktion, Einkauf oder Controlling agieren als Silos und pflegen ihre Zahlen in ihre jeweiligen Speziallösungen oder gar in isolierte Excel-Tabellen ein. Interne Vernetzung geht anders.

Abteilungsübergreifende Fragestellungen – also etwa „Wie viel mehr Personal müsste eingestellt werden, um X Prozent mehr Kunden versorgen zu können, und was würde dies kosten?“ – erfordern unter diesen Umständen das mühsame Zusammentragen von Daten aus einer Vielzahl von Datensilos und eine mit vielen potenziellen Fehlerquellen behaftete Auswertung.

Connected Planning: Die nächste Stufe

Abhilfe schafft Software zur Unternehmensplanung oder auch Connected Planning. Eine solche Software automatisiert nicht nur Auswertungen und Reportings, sondern hilft auch intelligent bei der Planung und Optimierung. Für die planungsrelevanten Unternehmensdaten dient eine Planungslösung zudem als „Single Point of Truth“, einer synchronen Datenquelle, die die Befreiung von unhandlichen Excel-Tabellen bietet. Denn die Daten sind ja bereits da, aber mit der richtigen Software werden sie erst wirklich verwertbar.

Doch die Praxis zeigt, dass es nicht immer rund läuft: Nicht nur werden über 90 Prozent der abgeschlossenen ERP-Einführungen nur mit Überschreitung des Budgets oder Zeitplans erreicht. Ganze 40 Prozent der angefangenen Projekte werden vorzeitig abgebrochen und enden erfolglos. Was also geht schief in der digitalen Transformation und wie lässt es sich vermeiden?

Zwei der Faktoren, die hier eine Schlüsselrolle spielen, sind der Projektumfang und die Flexibilität der Prozesse. Je umfangreicher eine Transformation ausfällt – also je mehr Abteilungen, Use-Cases, Verwendungszwecke usw. sie auf einmal abdeckt – umso mehr Zeit, Aufwand und Kosten nimmt sie ein. Ist ein Projekt zur Transformation nicht flexibel genug aufgestellt, können sich mit der Zeit immer mehr Disruptionen und veränderte Umstände sammeln (wie zum Beispiel ein pandemiebedingter Umstieg auf mobiles Arbeiten oder Kurzarbeit), die es zunächst ins Stocken bringen und letzten Endes am Abschluss hindern.

Und selbst wenn das Großprojekt der ERP-Einführung insofern abgeschlossen ist, dass der Go-Live stattfindet, ist die Transformation noch lange nicht vollzogen. Im Gegenteil: Nun gilt es für alle involvierten Abteilungen sich an das neue System zu gewöhnen, ihre Workflows dorthin zu verlagern und sich für Support bei Fragen und Kinderkrankheiten an eine hemmungslos überforderte IT zu wenden. Das ist viel auf einmal – und nicht selten bleibt die Unternehmensplanung schlicht auf der Strecke.

Gut geplant ist halb transformiert

Bedeutet das also, dass eine digitale Transformation mehrere Monate und Jahre braucht, bis sie Mehrwert bietet? Nicht unbedingt. Denn während die Einführung einer transaktionalen Lösung wie ERP zeit- und ressourcenintensiv ist, könnte die Planung auf andere Wege abgedeckt werden.

Das Connected Planning beispielsweise erlaubt die Nutzung von Unternehmensdaten für Prognosen, was-wäre-wenn-Szenarien und andere strategische Planungsprozesse. Der Blick geht metaphorisch nicht in den Rückspiegel, sondern nach vorne.

Wie eine ERP-Lösung ist auch das Connected Planning ein unternehmensweites und abteilungsübergreifendes Mittel zur Planung. Doch durch die Modularität der abgedeckten Use Cases ist Connected Planning schneller und agiler im Deployment. Das bedeutet in der Praxis: Noch während das ERP unter enger Zusammenarbeit mit der IT eingepflegt wird, kann parallel das Connected Planning dort ansetzen, wo es am dringendsten benötigt wird, um Daten zu verbinden, auszuwerten und auf dieser Basis Planungs-Modelle und -Hochrechnungen aufzustellen.

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Planung nach dem Honigwaben-Prinzip

Nehmen wir als Beispiel die oben gestellte Frage: „Wie viel mehr Personal müsste eingestellt werden, um X Prozent mehr Kunden versorgen zu können, und was würde dies kosten?“

Wie Honigwaben sind die Use Cases in einem Unternehmen miteinander verbunden. Die Einführung einer Planungssoftware nach Honeycomb-Prinzip geht Schritt für Schritt nach miteinander verbundenen Use-Cases.
Wie Honigwaben sind die Use Cases in einem Unternehmen miteinander verbunden. Die Einführung einer Planungssoftware nach Honeycomb-Prinzip geht Schritt für Schritt nach miteinander verbundenen Use-Cases.
(Bild: Anaplan)

Im ersten Zyklus der Integration würden neben der IT-Abteilung direkt auch die Personalabteilung, das Kundenmanagement und die Finanzabteilung involviert werden. Sie setzen ihre Kennzahlen fest und wie diese miteinander interagieren. Hierbei geht es nicht nur um strategische Themen, sondern auch um alltägliche Pain Points der Mitarbeitenden, die hiermit zu tun haben. Diesen Use-Case zu digitalisieren ist, anders als das Unternehmen als Ganzes, in einigen Wochen realisierbar und eröffnet agil weitere Optionen für den nächsten Zyklus: So können zum Beispiel weitere Use-Cases wie die Planung von Einnahmen und Betriebsausgaben integriert werden, die einige der bereits eingepflegten Datensätze nutzen. Man kann es sich wie ein Feld aus miteinander verbundenen Honigwaben vorstellen, das sich Stück für Stück in mehrere Richtungen ausdehnt.

„Business-Owned“: Ein Planungssystem für alle

Die enge Zusammenarbeit der Fachbereiche mit der IT erweist sich auch nach der erfolgreichen Software-Einführung als vorteilhaft. Berührungsängsten mit neuen Systemen wird vorgebeugt; sie werden nicht als reine Sache der IT angesehen, sondern als etwas, das dem ganzen Unternehmen gehört und für das man kein Spezialist sein muss. Frei gestaltbare Prozesse und Oberflächen ermöglichen es einem System, sowohl die Funktionalität von spezialisierten Softwarelösungen zu übernehmen als auch die Daten aller Fachbereiche im gleichen Ökosystem zu speichern.

Eine Softwarelösung, die schrittweise im Unternehmen ausgerollt wird, hat zudem einen weiteren entscheidenden Vorteil: Mundpropaganda. Diese hilft nicht nur, die Freude über die Planungslösung im Unternehmen zu verbreiten („In der Personalabteilung nutzen sie schon das neue System statt Excel, ich hoffe, wir kommen auch bald dran.“), sondern bietet auch Potenzial, um wertvolle Erkenntnisse auszutauschen. Erkennt zum Beispiel die HR-Abteilung als erster Nutzer des Planungssystems, dass ein bestimmtes Quality-of-Life-Feature noch für ihre tägliche Arbeit nachgerüstet werden muss, kann dieses für die darauf folgenden „Bienenwaben“ bereits von Anfang an integriert werden.

Modulare Erweiterungen vorantreiben

Leonardo da Vinci soll einmal gesagt haben, dass ein Kunstwerk nie vollendet, sondern lediglich aufgegeben sei. Ungeachtet der Authentizität des Zitats können IT-Entscheider etwas aus diesem Ansatz lernen: Ein Planungssystem ist nie vollendet, es wurde nur lange nicht mehr erweitert. Denn selbst wenn eine Planungslösung alle Use-Cases abdeckt und alle Unternehmensdaten einverleibt hat, lässt es sich modular weiter ausbauen.

Je größer und komplexer ein Unternehmen ist, umso mehr profitiert es von einem vereinigten Planungssystem, um Daten an einem Ort zu sammeln, Silos aufzubrechen, abteilungsübergreifende Erkenntnisse zu gewinnen und Entscheidungen in der Planung in Echtzeit auf einer datenbasierten Grundlage zu treffen.

Aus den oft gescheiterten Einführungen von ERP-Systemen muss die Lehre gezogen werden, dass eine digitale Transformation agil begleitet werden muss, um in der Planung nicht zurückzufallen. Die schrittweise Integration ist der Schlüssel zum Erfolg: Den ersten Use-Case modellieren, eng mit den Fachabteilungen zusammenarbeiten, die für sie optimalen Prozesse implementieren und das Ganze für den nächsten Use-Case wiederholen. Nicht zuletzt ist die agile Transformation ein Wettbewerbsvorteil gegenüber jenen, die sich zu viel vornehmen und an ihrer eigenen Digitalisierung scheitern.


* Der Autor Björn Stauss ist Area Vice President CEE beim Planungssoftware-Anbieter Anaplan, der digitalen Plattform für vernetzte Unternehmensplanung, Geschäftsanalytik und Forecasting.

Bildquelle: Anaplan

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