YunIO Bots verbinden die Cloud mit dem SAP

Die RPA-Technologie ist in aller Munde. Mit „YunIO“ liefert Theobald Software ein Werkzeug, das Bot-Helferlein nutzt, um In- und Output zwischen SAP-System und Cloud-Anwendungen zu automatisieren, damit nicht immer hin und her gewechselt werden muss.

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Mit einem automatisierten Cloud-Connector-Tool namens YunIO nutzt Theobald Software die RPA-Technologie (Robotic Process Automation), also den Einsatz von Software-Bots, um Web- oder Cloud-Anwendungen mit SAP-Systemen zu verbinden. So können Cloud-CRM-Systeme oder Kollaborationstools im Web, beziehungsweise darauf aufbauende Business-Prozesse, im Zusammenspiel mit SAP abgebildet werden. „Mit YunIO haben wir eine völlig neue Art der Transaktionsautomatisierung erschaffen, die ­Anwender genau da abholt, wo sie sich heimisch fühlen: direkt an den SAP-Transaktionen, in denen sie arbeiten“, so Peter Wohlfarth, Geschäftsführer bei Theobald Software. Der Zugriff funktioniert dabei komplett ohne SAP-GUI. Das chinesische Wort für Wolke „Yun“ ist Namensgeber für das Tool. I und O stehen für Input und Output und damit für den Datentransfer von und nach SAP.

Die Technik dahinter

Peter Wohlfarth, Geschäftsführer, Theobald Software

Die Transaktionsautomatisierung funktioniert über Techniken wie No Code zur Steuerung und den RPA-Ansatz. „Die Idee hinter RPA ist einfach gesprochen, die Rolle eines Users und gleichzeitig die Rolle des Automatisierers einzunehmen, indem ich sage, dass ich das, was der User im UI macht, automatisiert von der Technik übernehmen lasse“, sagt der Geschäftsführer. Typisches Beispiel sei das Anlegen eines neuen Kundenstammsatzes. Dafür gibt es kein sogenanntes BAPI (Business Application Programming Interface), sprich keine standardisierte Schnittstelle, die SAP nach außen anbietet. „Diese BAPIs gibt es für alles Mögliche, zum Beispiel, um eine Rechnung anzulegen. Aber hier muss der User über das Interface einen Kunden im SAP manuell anlegen. Genau diesen Schritt kann man ,recorden‘, also aufnehmen, und automatisieren unter Berücksichtigung ­aller Business-Regeln“, erläutert Wohlfarth.

Anwendungsbeispiele

Konkret gehe es immer darum, dass die Mitarbeiter die Umgebung, in der sie sich auskennen, nicht verlassen müssen. Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter die überwiegende Zeit in Salesforce oder irgendeinem anderen cloud-basierten CRM-System verbringt, müsste er hin und wieder im SAP den Stand eines Kundenauftrags oder einen Produktbestand einsehen. Dank der Automatisierung kann er in der Salesforce-Umgebung bleiben. Ein weiteres Beispiel, bei der YunIO zum Einsatz kommen kann: Ein Mitarbeiter erfasst in einem Kollaborationstool einen Urlaubsantrag, der über einen Genehmigungs-Workflow über den Vorgesetzten direkt ins HR-Modul von SAP weitergeführt und dort verarbeitet wird.

Auch die Anlage eines Business Partners über Tools wie PowerAutomate oder ­Nintex kann über ein frei gestaltetes Eingabeformular abgebildet werden, in das der ­Anwender den Namen des Partners, Adress- und Bankdaten sowie weitere Informationen einträgt. „Im Vergleich zur ­Erfassung in SAP mit mehreren Eingabemasken wird der Prozess stark vereinfacht und benutzerfreundlicher gestaltet – SAP-Kenntnisse sind dabei nicht mehr erforderlich. Nach Übermittlung des Formulars erfolgt die Verbuchung in SAP mit YunIO vollautomatisiert innerhalb einer frei wählbaren Workflowlösung“, so Wohlfarth.

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