Automatisierte Rechnungserfassung, digital weiter gedacht Belegeingang mit KI und Augmented Outsourcing

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So sehr Outsourcing vorteilhaft scheint, wenn es um die Minimierung von Prozesskosten geht, so sehr sind oft klare Nachteile die Folge. Verzögerungen innerhalb der Verarbeitungsprozesse bzw. Lieferketten und immense Transportwege machen aus zahlreichen Outsourcing-Projekten schnell unrentable oder gar fehleranfällige Unterfangen.

Ganz anders – so könnte man meinen – ist das bei papier- und datenbasierten Outsourcing-Projekten. So etwa bei der Verarbeitung von Eingangsbelegen beziehungsweise der automatisierten Rechnungserfassung und -digitalisierung. Diese Variante des klassischen Outsourcings von Post- und Belegbearbeitung spart einerseits zwar Geld und Zeit, doch leidet auch hier nicht selten die Qualität. Entstandene Fehler und der daraus resultierende Nachbearbeitungsaufwand fressen Einsparungen direkt wieder auf. Oftmals bringt die ausgelagerte Belegerfassung Fehlerquoten in zweistelliger Höhe mit sich. Diese machen eine manuelle Nachprüfung durch geschultes Personal nötig, was dann zu erheblichen Effizienzeinbußen führt.

Outsourcing ist per se gut, aber …

Die optimale Lösung bietet eine Kombination aus Augmented Outsourcing und Künstlicher Intelligenz (KI). Was damit gemeint ist, wird gleich klarer.

Belegdigitalisierung: Mehr Effizienz durch KI

Augmented Outsourcing in Kombination mit KI ist das dynamische Duo anstelle von klassischem Outsourcing. Völlig anders als bisherige Prozesse bei der Postbearbeitung und dem Belegmanagement, kombiniert dieses Gespann gleich zwei Best Practices. Aufeinander abgestimmt vermag KI-gestützte Bilderkennung (OCR) und digital-gestützte Video-Sichtprüfung die bisherigen Prozesse zu revolutionieren. Und das verringert nicht nur die Fehlerquote. Mittels KI erhöhte Erkennungsraten lassen den Automatisierungsgrad merklich ansteigen. Der daraus resultierende Effizienzsprung reduziert die gefürchtete zeit- und kostenintensive manuelle Verifizierung durch eigene Mitarbeitende.

Im Folgenden wird veranschaulicht, wie Augmented Outsourcing in Form konkreter Schritte die Belegeingangserfassung optimieren kann. Dazu werden die KI-optimierte OCR-Technologie mit den Alternativen zur Verifizierung – durch Ihre Lieferanten, direkt bei der Belegerfassung im Portal oder eben als externer Service – miteinander verknüpft. Im Ergebnis erhalten Sie direkt wesentlich mehr geprüfte Daten, was bereits im ersten Jahr zu einem deutlich schnellerem ROI führt.

Belegeingangs-Digitalisierung als Paradebeispiel

Der Hauptgrund, warum der Belegeingang prädestiniert für eine KI-gestützte Optimierung ist, liegt dabei auf der Hand. Bereits in der Größenordnung eines durchschnittlichen mittelständischen Betriebes fallen mehr als 1.000 Belege monatlich in unterschiedlichsten Formen, Formaten und über diverse Übertragungskanäle hinweg an. Automatisierungslösungen geraten bei einer solchen Gemengelage oft schon an ihre Grenzen.

Parallel zu klassischen Eingangswegen wie der Briefpostzustellung oder als PDF per E-Mail erhalten Unternehmen vermehrt elektronische Rechnungen. Erwähnenswert sind hierbei Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder Invoicing via EDI. Sobald dann noch internationale Handelsbeziehungen ins Spiel kommen, gesellen sich diverse landesspezifische Ausprägungen elektronischer Rechnungsstandards und -systeme hinzu.

Automatisierung bedarf guter Datenausbeute

Grundvoraussetzung für eine effiziente Automatisierung der elektronischen Erfassung ist eine präzise Datenextraktion. Diese wird in vielen Fällen immer noch von unzähligen Niedriglohnkräften übernommen. Damit einher geht nicht selten eine hohe Fehlerquote, die weder mit der Kostenersparnis noch mit der marginal reduzierten Durchlaufzeit zu rechtfertigen ist. Was also tun, um sowohl die Kosten als auch den Zeitfaktor und die Qualität zu optimieren?

Die Lösung ist die Einführung standardisierter, hocheffektiver Prozesse zur automatisierten Datenextraktion. Im Optimalfall führt das zu einer Erkennungsquote, die ein hohes Maß an Dunkelverbuchung zulässt. Gemeint sind damit Buchungsvorgänge, bei denen Eingangsrechnungen völlig ohne menschliche Beteiligung an den Zahllauf übergeben werden. Davor werden sie auf formelle und inhaltliche Richtigkeit geprüft, mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen und freigegeben. Dies geschieht bestenfalls unter Ausschöpfung möglicher Skonti bzw. Einhaltung der Zahlungsziele.

KI und OCR in passender Kombination

Auch wenn der Fortschritt bei der Optical Character Recognition (OCR) bereits sehr weit reichte, waren solche Systeme lange Zeit nicht in der Lage, ausreichende Erkennungsraten zu garantieren. Mit der Entwicklung dedizierter KI-Systeme hat sich dies nun jedoch grundlegend geändert. Mithilfe Künstlicher Intelligenz sind Bild- und Texterkennungssysteme mittlerweile im Stande, ihre eigene Performance durch permanentes Lernen stetig zu verbessern. Somit sind Quoten von 60 bis 80 Prozent erreichbar, wenn es um fehlerfrei gescannte Belege geht. Zudem sind diese Systeme schnell bei der Erkennung, dem Auslesen und der „dunklen“ Weiterverarbeitung.

Augmented Outsourcing zeigt sein volles Potenzial bei den restlichen 20 bis 40 Prozent der nicht eindeutig erkenn- und verarbeitbaren Belege.

Automatisierte Datenprüfung als Erfolgsgarant

Die Erkennungsrate wird durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz beim Auslesen per OCR erheblich gesteigert. Damit fällt es im weiteren Verlauf deutlich leichter, Daten aus bisher nicht auslesbaren Belegen zu erfassen, auch wenn das Ergebnis im Nachgang noch geprüft werden muss. Und weil dies quantitativ deutlich weniger sind, könnte eine manuelle Nachprüfung wieder per Outsourcing-Methodik mit menschlicher Komponente ins Spiel kommen

Augmented Verification via Video-Sichtprüfung

Im Rahmen dieser kostenreduzierenden Variante einer manuellen Prüfung erfolgt der visuelle Daten-Check durch einen Menschen per digitaler Video-Sichtprüfung. Das geschieht ortsunabhängig und ist somit eine Methode, die sowohl intern vollzogen als auch outgesourct werden kann.

Vendor Verification durch Incentivation

Hierbei wird die „manuelle“ Prüfung der mit KI-gestützter Texterkennung erfassten Daten auf den Lieferanten übertragen (Vendor Verification Incentivation – VVI). Dadurch werden Rechnungsdaten zunächst durch das System erfasst und schließlich, falls erforderlich, zum Gegencheck noch einmal dem ursprünglichen Rechnungssteller zur Bestätigung vorgelegt. Für diesen wäre dann etwa eine besonders schnelle Bezahlung ein Anreiz zur Mitwirkung.

Intelligent Input Interfaces

Dies ist eine Serviceleistung, die es vor allem kleineren und wenig digitalisierten Lieferanten ermöglichen soll, digitale Rechnungsdaten zu übermitteln. Hier hat der Rechnungssteller über ein einfaches Onlineportal (Intelligent Input Interface – oder kurz I3) die Möglichkeit, eigene Rechnungsdaten einzugeben und noch einmal zu verifizieren. Im Gegensatz zum einfachen PDF stellt er so selbst sicher, dass die Daten direkt richtig bei seinem Kunden ankommen. Die perfekte Voraussetzung für die schnelle Begleichung seiner Rechnung.

Das optimale Ergebnis lässt sich durch die perfekt aufeinander abgestimmte Kombination aus

• KI-gestützter Texterkennung,

• einem automatisierten Prüfprozess,

• der Maximierung bereits geprüfter elektronischer Rechnungen und

• Outsourcing der noch erforderlichen Verifizierung

erzielen. Unterm Strich durch „Augmented Outsourcing“.

Die Vorteile einer solchen Technologie führen nicht selten zu einem Geschwindigkeitsvorteil von bis zu 95 Prozent gegenüber klassischen Outsourcing-Lösungen im Belegeingang. Die stetig steigende Anzahl extrem erfolgreicher Implementierungen im deutschen und europäischen Mittelstand ist der beste Beleg für die Leistungsfähigkeit dieses modernen Ansatzes.

Der Autor: Tim Roßky ist Digitalisierungsexperte und Geschäftsführer der Cegedim e-Business GmbH. Nach zahlreichen erfolgreichen Stationen in der Belegdigitalisierungsbranche und als Mitglied des Vorstands im Verband elektronische Rechnung (VeR) kennt er die typischen Hürden und Herausforderungen bei der Digitalisierung im Umfeld der E-Rechnung. Unter seiner Leitung ermöglicht das deutsche Expertenteam als Teil der internationalen Cegedim Gruppe mit mehr als 6.000 Mitarbeitenden und jährlich einer Milliarde verarbeiteten Belegen die nahtlose Integration digitalisierter Belegaustauschprozesse in bestehende ERP-Systeme unterschiedlichster Anbieter wie SAP und Microsoft Dynamics.

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