Digital Workplace mit Office 365 (Teil 2)

Arbeitsplatz digital – Was ändert sich unter der Motorhaube der IT?

| Autor / Redakteur: Andreas Knols* / Florian Karlstetter

Wenn der Workspace in Office 365 und damit in die Cloud wandert: was geschieht mit der Unternehmens-IT, welche Verantwortung bleibt in-house? Ein Blick unter die Motorhaube von Andreas Knols, Leiter Product Management Cloud bei der QSC AG.
Wenn der Workspace in Office 365 und damit in die Cloud wandert: was geschieht mit der Unternehmens-IT, welche Verantwortung bleibt in-house? Ein Blick unter die Motorhaube von Andreas Knols, Leiter Product Management Cloud bei der QSC AG. (Bild: © monsitj - stock.adobe.com)

Der digitale Arbeitsplatz mit Microsoft Office 365 stellt für IT-Verantwortliche nicht weniger als einen Paradigmenwechsel dar. Was passiert unter der Motorhaube der IT, wenn sämtliche Office-Anwendungen aus der Cloud bezogen werden? Bleibt im Maschinenraum der IT-Abteilungen oder IT-Dienstleister überhaupt noch etwas übrig?

Unternehmen spüren den Umbruch, der mit Office 365 verbunden ist, vor allem dann, wenn bislang die eigene IT-Abteilung Word, Excel, Exchange & Co. betrieben hat. War dafür bereits ein externer IT-Dienstleister verantwortlich, gestaltet sich der Umstieg fließender. So oder so handelt es sich um eine Art Exodus von Hardware-Ressourcen und den damit verbundenen Services wie Patch-Management, Sicherung der Systemverfügbarkeit und Monitoring des Betriebs. Tritt eine Störung auf, können die IT-Verantwortlichen letztlich nichts anderes unternehmen als jeder Privatkunde: ein Service-Ticket bei Microsoft erstellen.

IT wird vom Ausführenden zum Antragsteller

Somit wird die IT-Abteilung in Unternehmen mit Blick auf den IT-Betrieb in eine passive Rolle gedrängt. Zumal das Verhältnis zwischen einem einzelnen Unternehmen und Microsoft kein Spiel unter Gleichen ist – vor allem, wenn es sich um Mittelständler handelt. Das zeigt unter anderem die Tatsache, wie Microsoft auf Unternehmen blickt: So sind für Microsoft große Kunden Unternehmen mit einer sechsstelligen Zahl von zu versorgenden Arbeitsplätzen. Natürlich besteht die Möglichkeit einen Vertrag abzuschließen, der Premium-Support beinhaltet. Dies verkürzt vor allem Antwortzeiten. Am asymmetrischen Verhältnis ändert dies jedoch grundsätzlich nichts.

Allerdings: In der Regel läuft Office 365 auf Anwenderseite so rund, dass keine Wartungsarbeiten notwendig sind. Die Ausnahme sind globale Ausfälle von Diensten, die jedoch äußerst selten vorkommen. Eher spielen fehlerhafte Konfigurationen auf Anwenderseite eine Rolle. Insgesamt gilt, dass die Verfügbarkeit der Arbeitsplatz-Services aus der Cloud in der Regel wesentlich höher ist als von Systemen, die unternehmensintern betrieben werden.

Hinzu kommt, dass mit Office 365 als Cloud-Lösung der Zugriff von überall und praktisch allen Endgeräten aus möglich ist. Benutzername, Passwort und eine modulare 2-Faktoren-Authentifizierung genügen. Dies erfordert ein ebenfalls grundlegendes Umdenken: Sicherheit lässt sich zum Beispiel nicht mehr von einem Firewall-Administrator auf der Netzwerkebene herstellen.

Daten-Backup bleibt dauerhafte Aufgabe

Wird die eigene IT also komplett überflüssig – zumindest, was Office-Systeme angeht? Kann sie sich nun darauf beschränken, ab und zu Service-Tickets bei Microsoft zu eröffnen? Natürlich nicht. Denn bestimmte Aufgaben lassen sich auch weiterhin nicht ausschließlich über Microsoft lösen. Ein prominentes Beispiel ist das Backup der Daten. Zwar ist gewährleistet, dass bei eventuellen Ausfällen Daten nicht verloren gehen, aber ein dediziertes Backup über solche Zwischenspeicherungen hinaus findet bei Office 365 nicht statt. Deshalb kann eine einfache Wiederherstellung zu einem massiven Problem werden, wenn Daten aus der Aufbewahrungsfrist herausgefallen sind und sie in Office 365 für immer gelöscht sind.

Auch wenn ein Benutzer entfernt wird, ob beabsichtigt oder nicht, wird diese Löschung im gesamten Netzwerk repliziert. So können die Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft nur bis zu einem bestimmten Punkt vor Datenverlust schützen und nicht an die Stelle von Backup-Lösungen von Drittanbietern treten. Jedes Unternehmen muss hier selbst entscheiden, wie hoch seine Anforderungen sind und was es genau sichern will und muss – etwa aus Compliance-Gründen.

Ähnliches gilt für Sicherheitsfunktionen wie Spam-Schutz und E-Mail-Sicherheit. Zwar bietet Exchange Online Protection entsprechende Services. Dennoch kann es vorkommen, dass ein Unternehmen wegen erhöhter Sicherheitsanforderungen seines Business Schutzmaßnahmen benötigt, die über den von Microsoft angebotenen Standard hinausgehen. So könnten Mails zum Beispiel erst in eigenen Systemen landen, werden dort geprüft und dann erst an Office 365 weitergeleitet.

Wann ändert Microsoft etwas?

Worum sich die Unternehmens-IT im Zuge von Office 365 insbesondere kümmern muss, ist das Change- und Release-Management. So veröffentlicht Microsoft regelmäßig Release-Pläne für seine neue Anwendungen und Features – aber auch für das Abschalten auslaufender Services. Dies muss eine Unternehmens-IT dauerhaft im Blick behalten und gegenüber den Anwendern kommunizieren. Sonst kann es passieren, dass Nutzer von einem Tag auf den anderen eine benötigte Schaltfläche nicht mehr finden oder plötzlich ganze Anwendungen oder benötigte Funktionen stillgelegt sind.

Hier sollte die IT immer auf dem Laufenden sein. Mehr noch: Sie sollte rechtzeitig im Vorfeld mit den Fachbereichen diskutieren und entscheiden, wie das Unternehmen mit von Microsoft angekündigten Änderungen umgehen soll: Ist ein neues Feature überhaupt relevant für das eigene Geschäft? Oder: Was tun, wenn bislang genutzte Features wegfallen?

Lag die Office-IT auch bislang schon größtenteils in den Händen externer Dienstleister, fällt der Umstieg auf Office 365 grundsätzlich leichter, da die Abgabe von Verantwortung nichts Neues für das Unternehmen mehr ist. Nur ist plötzlich Microsoft nicht nur als Software-Lieferant, sondern auch in der Rolle des Betreibers als Dritter mit im Boot. Und in dem neuen vertraglichen Dreiecks-Verhältnis hat auch ein Service-Provider keine direkten Zugriffsrechte auf die Systeme mehr. Er findet im Zweifelsfall zwar ein Problem schneller, kann dann aber auch nur Tickets schreiben.

Externe IT-Dienstleister als Microsoft-Spezialist

Viele Unternehmen glauben deshalb, mit Office 365 werden IT-Dienstleister als Man-in-the-middle überflüssig. Doch das ist ein Trugschluss. IT-Dienstleister kennen das Microsoft-Universum viel besser und mehr im Detail als unternehmensinterne IT-Abteilungen. Weiterhin notwendige Aufgaben wie das Daten-Backup, das Monitoring des Betriebs und die Analyse der angekündigten Produktweiterentwicklung leisten sie in der Regel effektiver und wirtschaftlicher als interne IT-Ressourcen. Sie können vor dem Hintergrund ihrer Erfahrungen – auch mit anderen Kunden – gezielter beraten, welche Anwendungen und Funktionen einem Unternehmen welchen Mehrwert bringen.

Andreas Knols, Leiter Produktmanagement Cloud bei der QSC AG.
Andreas Knols, Leiter Produktmanagement Cloud bei der QSC AG. (Bild: QSC)

Auf der Betriebsseite bleiben an Aufgaben für Provider die jeweilige Konfiguration der Office-Dienste auf Anwenderseite sowie die Anbindung von Drittsystemen. Und nicht zuletzt der Support, zu dem die Zuweisung und Verwaltung von Lizenzen gehört, oder das Passwort-Management. Gerade das Thema Lizensierung ist bei Office 365 nicht trivial, da es mehrere Wege gibt, sich Lizenzen zu beschaffen: über einen Cloud Service Provider (CSP), über ein direktes Enterprise Agreement mit Microsoft oder im Zuge von „Pay as you go“ per Kreditkarte. Jedes dieser Verfahren hat seine eigenen Vorausetzungen sowie Vor- als auch Nachteile. Auch hier sind externe Dienstleister wegen ihrer umfangreichen Erfahrungen mit zahlreichen Kunden im Vorteil.

Der Autor: Andreas Knols ist Leiter Product Management Cloud bei der QSC AG. In seiner Laufbahn war er unter anderem als Enterprise Architect für Desktop-Virtualisierung tätig. In dieser Funktion setzte Knols zahlreiche Großprojekte zur Desktop- und Anwendungs-Virtualisierung im Banken-, Luftfahrt- und Handelssektor erfolgreich um.

Im ersten Teil der Reihe beschäftigt sich André Röhrich von QSC mit den oftmals unerwarteten Nebenwirkungen beim Umstieg auf Office 365 und hat dazu drei Tipps parat:

Digital Workplace mit Office 365

Umstieg mit Nebenwirkungen

Digital Workplace mit Office 365

30.07.19 - Wenn mittelständische Unternehmen ihre Bürosoftware auf Microsoft Office 365 umstellen, machen sie einen vermeintlich kleinen Schritt. De facto vollziehen sie damit jedoch einen grundlegenden Paradigmenwechsel in ihrer IT: Einerseits geben sie der Digitalisierung und Modernisierung ihres Unternehmens einen großen Schub. Andererseits können sich bei der Umstellung aber auch unerwartete Nebenwirkungen einstellen. lesen

Der dritte und abschließende Teil dieser Artikelserie beschäftigt sich vertieft damit, wie sich die Rollen der internen wie externen Dienstleister verändern und wie insbesondere Mittelständler diesen Wandel aktiv begleiten und unterstützen können:

Digitalisierung: Vom IT-Spezialisten zum Business-Berater

Digital Workplace mit Office 365 (Teil 3)

Digitalisierung: Vom IT-Spezialisten zum Business-Berater

01.08.19 - Der Digital Workplace bedeutet einen Paradigmenwechsel in der IT – sei es intern oder bei externen Dienstleistern. Doch was heißt das konkret? Ob Unternehmen damit insgesamt weniger IT-Ressourcen benötigen oder einfach nur andere. Wie Rollenbeschreibungen künftig definiert werden. Und wie insbesondere Mittelständler diesen Wandel aktiv gestalten können. lesen

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