Beim Einstieg schon an den Ausstieg denken

10 Stolperfallen bei Exit-Vereinbarungen in IT-Outsourcing-Verträgen

| Autor / Redakteur: Jürgen Eickelpasch * / Florian Karlstetter

Beim Ausstieg aus einem Outsourcing-Vertrag sollte bereits im Vorfeld das Risiko der Migration minimiert werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die damit verbundenen Kosten - und noch vieles mehr.
Beim Ausstieg aus einem Outsourcing-Vertrag sollte bereits im Vorfeld das Risiko der Migration minimiert werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die damit verbundenen Kosten - und noch vieles mehr. (Bild: markus_marb - Fotolia.com)

Ein Mobilfunkvertrag mit fünf Jahren Laufzeit? Undenkbar. Bei IT-Outsourcing-Verträgen hingegen sind solche Zeiträume ganz normal. Fünf Jahre sind Standard, sieben Jahre nicht selten und sogar zehn Jahre kommen vor. In dieser Zeit können sich die Rahmenbedingungen stark wandeln – bei Vertragsende sind ein Providerwechsel oder ein Insourcing gängige Optionen.

Solche Transitionen stehen allerdings unter schwierigen Vorzeichen. Nach langen Vertragslaufzeiten oder bei 2nd oder 3rd Generation-Outsourcing ist das Know-how beim Auftraggeber meist weitgehend verloren gegangen. Sprich: Die Transition ist ohne intensive Unterstützung des bisherigen Bestands-Providers schwierig, risikobehaftet und teuer. Die Folge: Unternehmen schrecken vor Providerwechseln zurück, obwohl Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Qualität oder neue Strategien dafür sprächen.

Natürlich regeln in Outsourcing-Verträgen so genannte Exit-Klauseln die Unterstützungsleistungen des Bestands-Providers beim Ausstieg. Ob sie allerdings dazu geeignet sind, das Risiko der Migration zu minimieren und die Kosten beherrschbar zu halten, steht auf einem anderen Blatt. Schließlich widerspricht es dem Interesse des Providers, dem Kunden den Ausstieg zu erleichtern.

Allgemeine Zusicherungen wie „Unterstützung in einem angemessenen Umfang“ reichen deshalb in keinem Falle aus. Notwendig sind klare, vollständige und verbindliche Regelungen, die bereits mit dem Outsourcing-Vertrag verhandelt werden sollten. Am besten in einer Wettbewerbssituation – und vor allem vor dem Vertragsabschluss: Danach lässt die Kompromissbereitschaft des Providers in aller Regel deutlich nach.

Zehn wichtige Stolperfallen treten in Exitprozessen immer wieder auf – deshalb sollten diese Punkte explizit in jedem Outsourcingvertrag geregelt werden:

Dokumentationsleistungen

Neben der Verpflichtung des Providers, Dokumente wie z.B. Betriebshandbücher und Prozessdokumente aktuell zu halten, ist die Vereinbarung wichtig, dass die Eigentumsrechte an den Dokumenten beim Auftraggeber liegen. Er bekommt so das Recht, diese Dritten, also auch dem Neu-Provider, uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen. Natürlich hat gegebenenfalls der Provider ein berechtigtes Interesse daran, dass sein geistiges Eigentum (intellectual property, IP) nicht im Rahmen eines Providerwechsels dem Wettbewerber zur Verfügung gestellt wird. Dies kann sichergestellt werden, indem IP-Lösungen nicht integraler Bestandteil der Dokumente sind, sondern als klar abgegrenzter Anhang definiert werden.

Wichtig: Der Auftraggeber sollte sich über die Vertragslaufzeit hinweg in regelmäßigen Abständen über die Vollständigkeit und Aktualität der Dokumentation im Rahmen von Audits Sicherheit verschaffen und gegebenenfalls eine Aktualisierung einfordern.

Know-how-Transfer

Die Exivereinbarung muss die konkrete Verpflichtung des Providers zum Transfer seines Know-how auf den Neu-Provider bzw. den Auftraggeber beinhalten. Hier sollte es nicht bei der Festlegung allgemeiner Verpflichtungen bleiben; vielmehr sind konkrete Maßnahmen und Methoden festzuschreiben. Dazu gehören etwa die Durchführung von oder Teilnahme an Workshops, Einweisungen, Interviews oder Shadowing.

Netzwerkkopplung

Der Bestands-Provider muss verpflichtet werden, auf Anforderung und Vorgabe des Kunden das von ihm im Rahmen der Leistungserbringung genutzte Kundennetzwerk mit dem Netzwerk des Neu-Providers zu koppeln. Dabei ist die technische Qualität der Kopplung klar zu bestimmen (eine simple Kopplung auf „Ping“-Basis reicht im Zweifel nicht aus).

Datenmigration

Die Übergabe der Kundendaten an den Neu-Provider (oder zurück an den Kunden) muss klar geregelt werden. Dazu gehört auch möglichst ein lesender Zugriff durch den Neu-Provider bereits vor dem Stichtag. Technische Herausforderungen lauern hier insbesondere bei umfangreichen und alten Archivbeständen. Die konkrete technische Ausgestaltung des Datentransfers wird im Transitionsleistungsschein des Neu-Providers definiert. Wichtig sind auch Regelungen zur Übergabe der Daten aus Softwarewerkzeugen, etwa System-Management-Tools oder Configuration-Management-Systeme. Neben dem eigentlichen Übergabeprozedere ist das Datenformat zu regeln, denn in der Regel wird eine Konvertierung notwendig sein.

Auf der nächsten Seite erfahren Sie, wie man mit Zugangs- und Zugriffsrechten umgehen sollte und weitere Empfehlungen, die bereits vor der Providerauswahl berücksichtigt werden sollten.

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