Neue cloudbasierte Videokonferenzlösungen

Wie sich die Kommunikation in Unternehmen ändert

| Autor / Redakteur: Paul Scholey / Florian Karlstetter

Moderne Videokonferenz-Tools sollten mit bestehenden Video-Endpunkten einschließlich Laptops, mobilen Geräten und Raumsystemen kompatibel sein.
Moderne Videokonferenz-Tools sollten mit bestehenden Video-Endpunkten einschließlich Laptops, mobilen Geräten und Raumsystemen kompatibel sein. (Bild: BlueJeans Network)

Neue Technologien verändern die Rahmenbedingungen für Unternehmen und ihre IT-Abteilungen rasant. Systeme und Software sind heutzutage schneller, intelligenter und insgesamt effizienter. Auch Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit haben sich erheblich verbessert. Dies gilt auch für Kommunikationslösungen.

Nicht nur die Infrastruktur wird von den neuen Technologien verändert, auch die Art und Weise, wie Unternehmen intern und extern zusammenarbeiten. Neue Kommunikationskanäle werden implementiert, um den Ansprüchen des 21. Jahrhunderts gerecht zu werden.

IT-Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung solcher Collaboration-Tools. Sie müssen herausfinden, welche Tools das Unternehmenswachstum am Besten unterstützen. Reichen E-Mail, Sofortnachrichten und Telefonkonferenzen noch aus oder braucht es neue, andere Methoden? Und was wollen die Mitarbeiter?

In einigen Fällen ist der alte Mix aus E-Mail und Telefonkonferenz ausreichend. Aber es gibt viele Situationen, in denen die persönliche Kommunikation vorteilhafter ist. Doch diese ist zunehmend schwierig geworden, da immer mehr Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten haben oder die Möglichkeit vom Homeoffice aus zu arbeiten nutzen. Zwei-Wege-Live-Video ist eine Lösung, denn es bietet die Vorteile eines persönlichen Gesprächs. Die Videokommunikation findet ja bereits im Alltag immer mehr Verbreitung - wie der Einsatz von FaceTime, Whatsapp Video und Facebook Live zeigt. Während viele Live-Videos in ihrem persönlichen Leben bereits nutzen, kommen sie dank technologischer Fortschritte auch immer häufiger am Arbeitsplatz zum Einsatz.

Doch dies ist kein Grund für ITler, sich zu fürchten. Es hat sich viel getan bei den neuen Videokonferenz-Tools, sie sind mittlerweile weit entfernt von dem komplizierten und riskanten Tool, für das sie einst gehalten wurden.

Klassische Webkonferenz versus neue Videokonferenz

Viele Unternehmen bieten die klassische Webkonferenz als Option für die Zusammenarbeit an. Aber der fehlt die persönliche Komponente und sie lenkt die Mitarbeiter oft ab. Laut der Unternehmensberatung Bain & Company verliert ein Großunternehmen pro Jahr an die 60 Millionen US-Dollar allein dadurch, dass Teilnehmer in Meetings E-Mails lesen oder schreiben.

Hinzu kommt, dass klassische Webkonferenzen selten auf verschiedenen Geräten gleich gut funktionieren und oft einen komplizierten Downloadprozess erfordern. Neue Videokonferenzlösungen hingegen wurden speziell zur Verbesserung der Zusammenarbeit entwickelt und geben jedem Mitarbeiter in einer Besprechung einen Platz und ein Gesicht. Sie erlauben es, dass sich die Mitarbeiter von Laptops, Tablets, Smartphones und Konferenzräume aus ins Meeting einwählen und via HD-Video und hochwertigem Audio kommunizieren.

Vier Kriterien zur Evaluation einer Videokonferenzlösung

Für IT-Verantwortliche sind Anwendererlebnis und Systemmanagement wichtige Kriterien zur Evaluierung einer Meeting-Lösung. Ein hochwertiges Videokonferenz-Tool sollte daher folgende Funktionalität bieten:

  • Immersives Erlebnis: Dazu gehören HD-Video, klare Tonqualität und Screensharing-Funktionen genauso wie Kompatibilität mit bestehenden Video-Endpunkten einschließlich Laptops, mobilen Geräten und Raumsystemen
  • Einfache Bedienbarkeit: Schnelle, einfache Verbindung mit nur einem Klick mit einer konsistenten Benutzererfahrung egal welches Gerät genutzt wird, wobei die Lösung Integrationsmöglichkeiten zu gängigen Collaborations-Tools wie zum Beispiel Slack bieten sollte.
  • Leichtes Management: Die Lösung sollte einfach zu implementieren sein und sich leicht skalieren lassen. Reporting, Analysen und Fehlerbehebungen sollten zentralisiert und mühelos zu bedienen sein.
  • Sicherheit: Globales Netzwerk mit Enterprise Grade AES-Verschlüsselung, sowie Compliance mit SOC3 sollte geboten werden.

Konsolidierung, Interoperabilität und zentralisiertes Management

Die Zusammenarbeit per Videokonferenz kommt sowohl dem Unternehmen, als auch den Mitarbeitern zugute. Aus diesem Grund ist die Implementierung und Wartung eines qualitativ hochwertigen Kommunikationskanals für die IT-Abteilung von hoher Priorität.

Die heutige cloudbasierte Videokonferenztechnologie beseitigt die Probleme, die bisher mit der Videokollaboration verbunden waren, und ermöglicht die Konsolidierung zu einer einzigen Lösung, was in Hinblick auf Implementierung und Wartung die Komplexität reduziert, die Effizienz steigert und die Kosten senkt.

Bei der Einführung einer Videokonferenzlösung sollte darauf geachtet werden, dass diese umfassende Interoperabilität zu verschiedenen Videokonferenzsystemen, Plattformen und Geräten bietet. Auch eine zentralisierte Verwaltung ist von Vorteil, denn sie vereinfacht die Arbeit der IT-Abteilung. Effiziente Videokonferenzlösungen sollten ein „Dashboard“ bieten, mit dem die IT-Abteilung leicht Benutzer hinzufügen, Meetings überwachen, Fehler beheben und Meeting-Analysen anzeigen kann.

Paul Scholey, ist Vice President of International Sales bei BlueJeans
Paul Scholey, ist Vice President of International Sales bei BlueJeans (Bild: © Barry Phillips / BlueJeans Network)

Videokonferenzen sind am Arbeitsplatz von heute angekommen. Doch das ist kein Grund für die IT-Abteilung die Hände über den Kopf zusammenzuschlagen. Denn cloudbasierte Videokonferenzlösungen sorgen dafür, dass diese auch reibungslos funktionieren. In Zeiten, in denen immer mehr Menschen vom Homeoffice und international zusammenarbeiten, ist es wichtig, die persönliche Interaktion zu erhalten. Eine einfach zu bedienende, einheitliche Videokonferenzlösung ist der Schlüssel dazu. Das Gute daran - es gibt sie bereits!

Der Autor: Paul Scholey ist Vice President of International Sales bei BlueJeans.

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