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Bessere Auswertungen, Benutzeranalyse, Speichernutzung Versteckte Features in Office 365 entdecken

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Florian Karlstetter

Unternehmen, die auf Office 365 setzen, können über verschiedene versteckte Funktionen umfangreiche Analysen und Reports erstellen, mit deren Hilfe sich die Verwaltung von Office 365 erleichtern und die Sicherheit erhöhen lässt.

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Die Kommunikation über Office 365 lässt sich mit ein paar Handgriffen standardmäßig verschlüsseln, auch die Erstellung von Analysen und Reports ist möglich.
Die Kommunikation über Office 365 lässt sich mit ein paar Handgriffen standardmäßig verschlüsseln, auch die Erstellung von Analysen und Reports ist möglich.
(Bild: Microsoft / Archiv)

Administratoren, die sich mit Office 365 auseinandersetzen wollen, kommen um die versteckten Funktionen der verschiedenen Berichte nicht herum. Diese sind in fast allen Abonnements enthalten. Um die Berichte anzuzeigen, muss im Dashboard auf Berichte geklickt werden. Alle Berichte sind auf dieser Seite verfügbar (siehe Abbildung 1 in der Bildergalerie).

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Mail Protection Reports for Office 365

Zusätzlich zu dieser Online-Analyse bietet Microsoft auch noch die Mail Protection Reports for Office 365. Mit diesen lassen sich die Berichte auch in Excel aufarbeiten. Vor allem für größere Unternehmen lässt sich auf diesem Weg eine sehr umfangreiche Analyse durchführen (Abb. 2).

Für die Analyse mit dem Tool benötigen Anwender Excel 2013 auf dem Rechner. Nachdem das Tool installiert ist, startet es der Anwender, der die Auswertung durchführen soll. Nach der Anmeldung an Office 365 lädt das Tool die notwendigen Daten aus dem Internet und zeigt umfassende Berichte an (Abbildung 3).

Bei der Analyse handelt es sich nicht nur um eine einfache Excel-Tabelle. Anwender können Abfragen basierend auf Tagen oder Postfächer durchführen. Es besteht die Möglichkeit eine Analyse der Virenangriffe durchzuführen, die häufigsten Empfänger und Absender anzuzeigen, Spam-Nachrichten, die empfangen oder gesendet wurden, gefundene Viren, eingesetzte Postfachregeln, DLP-Aktionen und -Ereignisse und vieles mehr.

OneDrive for Business überprüfen

Bestandteil der Berichte in Office 365 ist auch ein Bericht zu der Nutzung von OneDrive. Auch Tabellen lassen sich auf diesem Weg anzeigen, inklusive der Speichernutzung (Abb. 4).

Office 365 mit der Powershell verwalten

Administratoren können Office 365 auch in der PowerShell verwalten. Dazu müssen erst zwei Erweiterungen heruntergeladen und installiert werden. Im Anschluss erfolgt dann die Verbindung mit dem Abonnement. Über die PowerShell lassen sich viele Aufgaben schneller durchführen und mehr Informationen anzeigen, als mit den Standardtools von Office 365. Die Downloads sind auf den folgenden Seiten zu finden:

Die Anmeldung erfolgt mit dem Befehl Connect-MsolService. Wollen Administratoren eine Liste der vorhandenen CMDlets zur Verwaltung von Office 365 anzeigen, verwenden sie am besten den Befehl get-command *msol*. (Abbildung 5)

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In der PowerShell können Administratoren aber auch das Lizenzmodell und die Office 365-Edition auslesen, die im Unternehmen eingesetzt wird. Hier wird das CMDlet Get-MsolAccountSku verwendet. Informationen zum Ansprechpartner, technischer E-Mails und weiterer Informationen erhalten Sie mit Get-MsolCompanyInformation.

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