Intelligentere Unternehmensstrukturen durch Zusammenarbeit in der Cloud

Smarte Business Collaboration für agile Unternehmen

| Autor / Redakteur: Matthias Kunisch* / Elke Witmer-Goßner

Die Mitarbeiter haben alle den gleichen Wissenstand, der effizienten Projektarbeit steht nichts im Wege, Entscheidungen können getroffen werden – Business-Collaboration-Lösungen aus der Cloud bereiten den Weg für Zusammenarbeit auf hohem Niveau.
Die Mitarbeiter haben alle den gleichen Wissenstand, der effizienten Projektarbeit steht nichts im Wege, Entscheidungen können getroffen werden – Business-Collaboration-Lösungen aus der Cloud bereiten den Weg für Zusammenarbeit auf hohem Niveau. (Bild: © senoldo - Fotolia)

Die Erkenntnis, dass Wissen eine Ressource ist, ist längst Allgemeingut. Eine Disziplin wie das Wissensmanagement beschäftigt sich seit geraumer Zeit mit Strategien, diese Ressource zu systematisieren und in Unternehmen besser verfügbar zu machen.

In der Regel läuft das auf eine Veränderung bestehender Arbeits- und Kommunikationsstrukturen hinaus – sie werden entweder ergänzt oder gar ersetzt. Das kann Vorteile haben und zu nachhaltigen Verbesserungen führen. Solche Veränderungen sind aber immer mit einem beträchtlichen Aufwand verbunden und stoßen meist auf wenig Gegenliebe. Denn die etablierten Strukturen sind im Arbeitsalltag fest verankert, und sie haben sich in vielen Szenarien bewährt. Wesentlich einfacher und effizienter ist es daher, die bestehenden Strukturen zu optimieren, präziser ineinander greifen zu lassen, stärker zu vernetzen, kurz: ihre Intelligenz zu steigern. Anstatt Arbeitsprozesse und Unternehmenskommunikation völlig neu zu organisieren, wird die bestehende Organisation effizienter. Business Collaboration geht diesen Weg – und webbasierte Business-Collaboration-Lösungen ebnen ihn.

Hinzu kommt: In vielen Branchen findet schon heute Wertschöpfung an unterschiedlichen Orten statt, zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Teamkonstellationen. Technologien wie Cloud Computing und Mobility geben dabei die Richtung vor: „Bring Your Own Device“ und leistungsfähige mobile Netze machen Mitarbeiter hierbei unabhängiger, schaffen persönliche Freiräume und flexibilisieren Arbeitszeiten. Auch Führung und Management werden unabhängiger: weitreichende Entscheidungen werden unterwegs getroffen, durch einen Klick aufs Tablet. Zukunftsfähige Business-Collaboration-Lösungen – im Folgenden kurz BC-Lösungen – müssen dieser Entwicklung Rechnung tragen, oder mehr noch, ein Teil davon sein.

Prozesse zwischen Erfolg und Chaos

Initiativen für Business Collaboration und die hierbei eingesetzte Software müssen Herausforderungen in mehreren Kategorien bewältigen. Prinzipiell sind dies Organisation, Kommunikation und Compliance sowie respektive Sicherheit. Organisation betrifft beispielsweise die Ordnung und Systematisierung von unternehmensweiten Inhalten, wie sie Dokumente, Verträge, Mediadateien und E-Mail darstellen. Eine Systematik festzulegen, ist Aufgabe des Unternehmens, Business Collaboration muss sie nur vollständig abbilden können. Hier lässt sich einwenden, das sei die Aufgabe von Dokumentenmanagement-Systemen. Richtig: Deswegen ist jedwede BC-Lösung, die nicht über ausgereifte ECM-Funktionalitäten verfügt, schlicht mangelhaft.

Gerade bei großen Projektteams, eventuell unter Einschluss von freien externen Mitarbeitern, ist es unabdingbar, den Überblick über die Anzahl und die Aktualität von Dokumenten zu behalten. Damit hier kein Chaos ausbricht, muss eine BC-Lösung gewährleisten, dass jedes Dokument seinem Absender eindeutig zugeordnet werden kann und sich in der Versionierung von den anderen unterscheidet. Außerdem muss sie gewährleisten, dass diese Dokumente entweder automatisiert oder über einen nicht zu übergehenden, klar definierten Workflow in einem Ablagesystem geordnet hinterlegt werden. Das verhindert Versionswirrwarr und einzelne Dokumente lassen sich jederzeit schnell wiederfinden. Außerdem entscheidend: die Vielzahl der einzelnen Arbeitsschritte zwischen dem Beginn eines Projekts und seinem Abschluss sind so revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert. Abgesehen von der großen Arbeitserleichterung wird damit auch eine zentrale Forderung der Compliance erfüllt.

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