Smarte Business Collaboration für agile Unternehmen

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Im Regelfall führen Unternehmen aber nicht nur ein Projekt durch bzw. sind nicht nur an einem Projekt beteiligt. BC-Initiativen müssen daher in der Lage sein, unterschiedliche Projekte so darzustellen, dass die Übersichtlichkeit für alle Beteiligten gewahrt bleibt, gleichzeitig aber für den einzelnen Mitarbeiter kein unnötiger Arbeitsaufwand entsteht. Eine Möglichkeit ist die Einrichtung unterschiedlicher virtueller Projekträume über eine BC-Plattform, in der die oben beschriebenen ECM-Funktionen für jedes Projekt zu Verfügung stehen. Nachvollziehbarkeit, sichere Ablage und schnelles Auffinden von Ergebnissen sind dann für jedes Projekt garantiert.

Damit auch die Mitarbeiter den Überblick behalten, sollte die Plattform über eine ausgefeilte Managementoberfläche verfügen, in der alle persönlichen Projekte übersichtlich zusammengefasst werden. Von hier aus muss ein direkter Zugriff auf alle Informationen wie Termine, Kontaktdaten, Nachrichten sowie Dokumente möglich sein. Inhalte sollten sich einfach und nutzerfreundlich per Drag & Drop einbinden lassen, und Statusanzeigen visualisieren den Fortschritt bei einzelnen Aufgaben und Projekten. Das erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Tätigkeiten zu priorisieren, dokumentiert für das Projektteam sichtbar das bis dato erreichte und wird in Verbindung mit definierten Workflows zu einem Garanten effizienter Zusammenarbeit. Die Oberfläche sollte zudem so gestaltet sein, dass sie auch auf den kleineren Displays mobiler Endgeräte problemlos dargestellt werden kann.

Alle machen mit – und jeder was er soll

Der zweite Garant für eine effiziente Zusammenarbeit ist eine funktionierende, offene Kommunikation. Offen meint hier nicht einen für alle transparenten Dialog, bei dem wie im Brainstorming-Verfahren alle alles in einen Topf werfen und hoffen, dass etwas Nützliches dabei herauskommt. Offen meint eine Kommunikation, die prinzipiell alle Projektbeteiligten einbindet und ihnen die Möglichkeit bietet, sich über konkrete Fragestellungen auszutauschen – allerdings in dem Maße, wie sie von diesen Fragestellungen betroffen sind. Die flexible Definition von Berechtigungsstufen und Verwaltung von Teams sowie Filterfunktionen ermöglicht es hier, den Austausch besser zu koordinieren und in gewinnbringende Bahnen zu lenken.

Für allgemeine Fragen oder Anmerkungen sollte es ein virtuelles Forum geben. Offen bedeutet zudem, dass die Kommunikation über Kanäle geführt wird, die jedem Projektmitarbeiter zur Verfügung stehen. Das ist in der Regel die E-Mail. Unter den Gesichtspunkten Organisation und Compliance müssen die E-Mail-Funktionalitäten einer BC-Plattform aber garantieren, dass die relevanten Nachrichten nicht in einer Flut von E-Mails verloren gehen. Der zentrale Ort für vertrauliche wie auch projektrelevante Nachrichten eines Nutzers sollte daher ein persönliches Konto innerhalb der Plattform sein – inklusive intelligenter Ablagestrukturen, einer leistungsstarken Suche und der Möglichkeit, direkt von einer Nachricht in das richtige Projekt zu springen. Vor dem Hintergrund der Zusammenarbeit mit externen Projektmitarbeitern oder dem Einsatz von mobilen Endgeräten muss die Übermittlung zudem sicher bzw. bei Bedarf vertraulich sein. In den Bereich Kommunikation fällt schließlich auch die Aufgabe, Verantwortlichkeiten transparent und eindeutig zu verteilen. Kennt jeder seine und die Aufgaben der anderen, versandet nichts mehr im Zuständigkeitschaos.

Beachten BC-Initiativen diese Aspekte, dann verfügen alle Mitarbeiter jederzeit über den gleichen Kenntnisstand, sind optimal miteinander vernetz und wissen immer genau, wer für spezifische Fragestellungen der richtige Ansprechpartner ist. Wird das Know-how derart über eine BC-Plattform gebündelt, steht einer effizienten, produktiven Zusammenarbeit fast nichts mehr im Weg.

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