Vorzüge einer digitalen Personalakte

Prozessoptimierung in der HR-Abteilung

| Autor / Redakteur: Gunther Ebert* / Florian Karlstetter

Mit Self-Service-Tools gewinnen HR-Mitarbeiter mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Mit Self-Service-Tools gewinnen HR-Mitarbeiter mehr Zeit für strategische Aufgaben. (Bild: Forcont)

Obwohl die Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen Einzug gehalten hat, ertrinken die meisten Personalverantwortlichen noch immer in Aktenbergen, kämpfen mit dem Zettelchaos und verlieren kostbare Arbeitszeit bei der Dokumentenablage. Das Verbesserungspotenzial bei administrativen Prozessen in der HR-Abteilung wird häufig übersehen – Prozessoptimierungen in Produktion, Vertrieb und Buchhaltung scheinen auf den ersten Blick wichtiger.

Kaum jemand ist so involviert in die Unternehmenskultur und hat so viel Einfluss auf das Arbeitsklima wie der „Personaler“. Es ist also höchste Zeit, sich diese zentrale Abteilung genauer anzusehen.

Als Holger R. morgens sein Büro betritt, findet er einen Zettel auf dem Tisch: „Herr M. benötigt Arbeitsbescheinigung. Bitte zuschicken. Dringend!“ Auch seine E-Mails, die Holger R. bereits auf dem Arbeitsweg abgerufen hat, enthalten einige dringende Anfragen – er muss Feedbackbögen verschicken, Krankmeldungen bearbeiten und Mitarbeiterdaten aktualisieren. Außerdem blinkt sein Telefon. Die hinterlassene Voicemail verrät ihm, dass zeitnah ein neuer Mitarbeiter beginnt und er die nötigen Unterlagen fertigstellen soll. Eigentlich wollte Holger heute die wichtigen Mitarbeitergespräche für das nächste Halbjahr planen. Doch das wird er nicht schaffen, da ihn das Suchen und Erstellen von Dokumenten nun den ganzen Tag beschäftigt.

Digitalisierung optimiert Prozesse

So oder so ähnlich sieht es deutschlandweit in vielen Personalabteilungen aus. HR-Mitarbeiter verbringen einen großen Teil ihres Tages damit, Akten und Dokumente zu verwalten. Oft genug gehen ihre eigentlichen Aufgaben dabei unter; Themen wie Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenskultur und Personalkommunikation rücken in den Hintergrund. Digitalisierung, Automatisierung, Prozessoptimierung: Was in anderen Unternehmensabteilungen bereits Alltag ist, in HR fehlt es oft noch. Dabei kann es für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, diese Optimierungs- und Entlastungspotenziale zu ignorieren.

Wenn Personalverantwortliche ihre eigentlichen Aufgaben kaum noch erfüllen können, führt dies schnell unternehmensweit zu Mitarbeiterunzufriedenheit und die Fluktuation steigt. Es gilt, HR-Manager bei Routineprozessen nachhaltig zu entlasten. Die Lösung lautet auch hier Digitalisierung. Digitale Personalakten, automatisierte Dokumenterstellung und Self-Service-Zugriffe für Mitarbeiter und Führungskräfte ersparen HR-Mitarbeitern bis zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit. Zeit, die sie stattdessen für strategische und beratende Aufgaben einsetzen können.

Auf Wiedersehen, Aktenschrank: Digitale Personalakte als Grundlage

Die Basis fast aller Vorgänge in der HR-Abteilung ist die Personalakte. Ein herkömmliches, papierbasiertes System aus Ordnern und Zetteln kann für den Mitarbeiter aber schnell mühsam werden. Es ist viel einfacher und zeitsparender, stattdessen eine digitale Personalakte zu führen. Denn durch eine standortübergreifende zentrale Ablage in der digitalen Personalakte hat jeder Personalverantwortliche – und jeder Mitarbeiter – mit nur wenigen Klicks Zugriff auf alle relevanten und freigegebenen Dokumente. Änderungen sind sofort für jeden sichtbar und müssen nicht erst umständlich mit Kollegen geteilt werden.

Die Recherche ist dank der OCR-Texterkennung auch innerhalb von Dokumenten denkbar einfach. Dadurch reduzieren sich Suchzeiten auf ein Minimum. Und eine HR-Lösung mit individuell anpassbaren Zugriffsrechten sorgt dafür, dass die Compliance stets gewahrt bleibt. Viele HR-Abteilungen führen zudem regelmäßige Reportings durch, etwa zum Krankenstand oder der Fluktuation. Auf Basis von Excellisten ist dies eine aufwendige und zeitfressende Aufgabe. Eine HR-Software kann solche Reportings dagegen einfach und unkompliziert erstellen.

Digitale Kür: Automatisierte Dokumenterstellung beschleunigt Abläufe

Doch nicht nur bestehende Unterlagen zu verwalten – auch neue Dokumente zu erstellen, ist auf manuellem Weg äußerst zeitraubend. Benötigt ein Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung, z. B. für den Abschluss eines Mietvertrags, muss der HR-Mitarbeiter sie erst in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, händisch die relevanten Daten eintragen, sie ausdrucken, unterschreiben, eine Kopie ablegen und das Dokument anschließend vielleicht sogar per Post zustellen, wenn der Mitarbeiter an einem anderen Standort tätig ist – eine sehr langwierige Prozedur für eine bloße Routineanfrage.

Die digitale Dokumenterstellung kann hier sehr viel Zeit sparen. Mittels individualisierter Textvorlagen kann der Mitarbeiter das Dokument direkt im System erstellen, anpassen, mit einer digitalen Unterschrift versehen und per E-Mail versenden. Der gesamte Vorgang dauert nur wenige Minuten. Auch Anpassungen an den Vorlagen, z. B. bedingt durch Gesetzesänderungen, sind schnell für alle Dokumente umgesetzt, und die Compliance bleibt gewahrt. So lassen sich Arbeitsverträge mit wenigen Klicks für sämtliche Mitarbeiter bzw. Bewerber anpassen – insbesondere in Branchen mit hoher Fluktuation, wie etwa in der Landwirtschaft mit Saisonkräften, bietet dies ein enormes Potenzial zur Zeitersparnis.

Employee Self Service: Für Mitarbeiter perfekt

Die digitalisierte, mobile Arbeitswelt ist auf dem Vormarsch. Mitarbeiter wollen heute selbstverständlich von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten können, ob via Laptop, Smartphone oder Tablet. Zudem sind es Mitarbeiter aus ihrem privaten Umfeld gewohnt, sich selbstständig und schnell Informationen zu beschaffen und Prozesse anzustoßen. Moderne Software-Lösungen können dazu beitragen, beides zu tun: Die Mitarbeitererwartungen zu erfüllen und die HR-Abteilung deutlich zu entlasten.

Das Stichwort ist Self Service. Ein Employee Self Service (ESS) gewährt Mitarbeitern einen genau geregelten Zugang zu ihrer Akte und zu relevanten Vorgängen, einfach per Browser. Per ESS kann er beispielsweise selbstständig die Erstellung einer Arbeitsbescheinigung anstoßen oder Anfragen der HR-Abteilung beantworten. Verfügt der Mitarbeiter über einen Firmenwagen, muss der Arbeitgeber regelmäßig überprüfen, ob die erforderliche Fahrerlaubnis vorliegt. Per ESS können Personalverantwortliche eine solche Anfrage einfach per Knopfdruck auslösen. Der Mitarbeiter kann dann eine Kopie oder ein Foto seines Führerscheins erstellen und idealerweise direkt über das mobile Self-Service-Portal an die Personalabteilung zustellen. Diese asynchrone Kommunikation spart für beide Seiten Zeit: für den Mitarbeiter und für den Personalverantwortlichen. Beide können ihre jeweiligen Aufgaben zu dem für sie passenden Zeitpunkt erledigen.

Ergänzendes zum Thema
 
Veranstaltungshinweis: „forpeople day“

Manager Self Service

In viele HR-Prozesse sind nicht nur Mitarbeiter involviert, sondern auch ihre Führungskräfte. Natürlich stehen auch die Manager im Unternehmen unter großem Zeitdruck. Oft bleiben Anfragen aus der Personalabteilung liegen, Antworten verzögern sich, und die HR-Mitarbeiter müssen immer wieder persönlich nachfassen. Dabei lassen sich auch all diese Prozesse durch eine entsprechende Zugriffs- und Kommunikationslösung vereinfachen: durch einen Manager Self Service. Mithilfe solch eines browserbasierten, aufgabenbezogenen und rechtegesteuerten Zugangs zur digitalen Personalakte können Manager unkompliziert Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen, etwa Prämienauszahlungen beantragen oder per Knopfdruck Genehmigungen erteilen.

Steht ein Mitarbeitergespräch an, kann ein Manager zudem temporäre Akteneinsicht beantragen. Nach Freigabe durch HR stellt ihm das Tool die relevanten Dokumente vorübergehend zur Einsicht bereit, sodass er sich auf das Gespräch vorbereiten kann. Darüber hinaus erinnert ein Self-Service-Tool für Manager an Anfragen, die noch nicht beantwortet sind. So vereinfachen sich Prozesse und Kommunikation wiederum für beide Seiten: für die HR-Abteilung und für das Management. Trotz der vielen Vorteile, die solche Self-Service-Anwendungen für Mitarbeiter und Manager einerseits und für die HR-Abteilung andererseits haben, gibt es sie jedoch in 86 Prozent aller Unternehmen noch nicht.

Compliance-gerechte Aufbewahrung auch in der Cloud

Viele Unternehmen entscheiden sich bei der Implementierung einer digitalen HR-Lösung heutzutage für ein Software-as-a-Service-System (SaaS). Die Vorteile sind naheliegend: Der technische Betrieb wird vom Anbieter übernommen, so dass das System stets auf dem neuesten Stand und performant ist. Auch der Zugriff auf die Anwendung ist, unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards, für die Benutzer denkbar einfach. Sobald eine Internetverbindung zur Verfügung steht, können Mitarbeiter per Browser einfach, standortübergreifend und rechtegesteuert auf das System zugreifen, Dokumente einsehen, hochladen und austauschen. Mithilfe solch einer Cloud-Lösung gehören der langwierige Postweg und chaotische mehrfache Ablagen der Vergangenheit an.

Nicht zuletzt treibt der Anstieg des mobilen Arbeitens, der zunehmend standortübergreifende und geräteunabhängige Lösungen fordert, den Einsatz von SaaS- bzw. Cloud-Lösungen in Unternehmen weiter voran. Da die in der Personalabteilung verarbeiteten Daten besonders schützenswert sind, nutzen viele Unternehmen hier ein System, das von den bestehenden Systemen physisch getrennt ist. Bei On-Premises-Betrieb ist das HR-System beispielsweise auf einem separaten Server installiert; in der Cloud ist es allein dadurch, dass der Softwareanbieter das Hosting übernimmt, in der Regel ebenfalls isoliert von anderen IT-Systemen des Unternehmens.

Um Mitarbeiterstammdaten automatisiert zu übertragen, doppelte Pflegeaufwände zu vermeiden und Fehlerquellen zu minimieren, muss jedoch eine Verbindung zum führenden HR-System wie etwa SAP HCM, Loga, Paisy oder Datev bestehen. Auch bei einer weitestgehenden technischen Separierung der digitalen Personalaktenlösung ist also mindestens eine automatisierte Datenübernahme aus dem führenden HR-System zu gewährleisten.

Endlich Zeit für das Wesentliche

Die Erfahrung zeigt, dass sich mit einer Kombination aus digitaler Personalakte, automatisierter Dokumenterstellung und Self-Service-Tools eine Zeitersparnis im HR-Bereich von bis zu 50 Prozent erreichen lässt. Eine digitale HR-Lösung kann HR-Verantwortliche also entscheidend entlasten. So sehr, dass sie endlich wieder Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben: die Förderung einer erfolgreichen Unternehmenskultur, das Recruiting von qualifizierten Fachkräften und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse wird die HR-Abteilung nicht nur effizienter – sie kann endlich auch nachhaltig zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen.

Gunther Ebert, Product Manager bei forcont business technology.
Gunther Ebert, Product Manager bei forcont business technology. (Bild: Forcont)

Der Autor

Gunther Ebert ist Product Manager bei der forcont business technology gmbh (www.forcont.de), ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus. forcont bietet standardisierte Produkte für digitales Personalmanagement, Vertragsmanagement und mobiles Dokumentenmanagement sowie individuelle digitale Aktenlösungen zur Optimierung dokumentenzentrierter Geschäftsprozesse und erleichtert damit die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Daten – On-Premises vor Ort oder als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP.

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