„forpeople Self Service“

Prozesse im Personalmanagement automatisieren

| Redakteur: Florian Karlstetter

Self-Service-Modul von forcont für mehr automatisierte Prozesse im Personalmanagement.
Self-Service-Modul von forcont für mehr automatisierte Prozesse im Personalmanagement. (Bild: Forcont)

Forcont erweitert das Personalmanagementsystem forpeople um ein Self-Service-Modul, mit dem der Dokumentenaustausch vereinfacht und andere HR-Prozesse weiter automatisiert werden können.

Mit einem Self-Service-Modul möchte Forcont Kunden der Personalamanagementlösung „forpeople|Der Personalmanager“ die Kommunikation erleichtern. Die neue Anwendung ist einfach per Webbrowser und damit auch beliebigen Endgeräten nutzbar. Das Modul soll den Dokumentenaustausch vereinfachen, indem es für kürzere und schnellere Kommunikationswege zwischen der HR-Abteilung auf der einen Seite und Mitarbeitern bzw. Vorgesetzten auf der anderen Seite sorgt.

So können Personalsachbearbeiter über die Mitarbeiter-Variante von „forpeople Self Service“ den Beschäftigten elektronische Dokumente zur Verfügung stellen oder auch anfordern – von Bonusvereinbarung, über Arbeitszeugnis bis hin zu einem Stundennachweis. Nach Abschluss eines Vorgangs können Personaler dann die erhaltenen Dokumente direkt in der elektronischen Personalakte ablegen.

Bidirektionaler Austausch

Der Datenaustausch funktioniert auch umgekehrt: Via Self Service-Modul übermittelt ein Arbeitnehmer unkompliziert seine Dokumente, Informationen oder Anfragen an die Personalabteilung. Das können etwa eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der Urlaubsantrag oder die Bitte um Einblick in die Personalakte sein. Durch die digitale Zustellung der Dokumente und Informationen beschleunigen sich die Abläufe, und die digitalisierte Übertragung verringert den administrativen Aufwand für den Sachbearbeiter. Als weitere Vorteile nennt der Anbieter eine höhere Datensicherheit und den Wegfall von Druck- und Versandkosten. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, was wann übermittelt oder angefragt wurde.

Self Service für Vorgesetzte und Mitarbeiter

Speziell für Führungskräfte mit Personalverantwortung hat forcont den Manager Self Service konzipiert. Analog zu den Mitarbeitern, die den Employee Self Service nutzen, haben auch die Vorgesetzten mit dem Manager Self Service einen speziellen, browserbasierten Zugang zu forpeople: Je nach ihren aufgabenbezogenen Zugriffsrechten erhalten sie auf Anfrage eine datenschutzkonforme Einsicht in die Akten der Mitarbeiter, die ihnen unterstellt bzw. für sie freigegeben sind. Sie können über das Self Service-Modul zudem Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen, etwa die Prämienauszahlung, auch sind relevante Genehmigungsprozesse direkt ersichtlich. Eine Erinnerungsfunktion weist darüber hinaus auf noch offene oder unbearbeitete Vorgänge hin.

Integration in forshare, dem Dokumentenmanagement

Das neue Self Service-Modul ist eine Erweiterung zu „forpeople|Der Personalmanager“, der digitalen Personalaktenlösung des Anbieters. Forcont hat den Self Service für Mitarbeiter und Manager bewusst in „forshare|Der Dokumentenmanager“ integriert, dem cloudbasierten DMS von forcont. Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte greifen mit ihren persönlichen Zugangsdaten einfach per Webbrowser auf den „forpeople Self Service“ zu – mobil, zeit- und ortsunabhängig. Hat sich ein Mitarbeiter oder ein Manager im Self Service angemeldet, kann er alle seine Vorgänge einsehen, sich die zugestellten Dokumente anzeigen lassen oder sie in seinem persönlichen Bereich ablegen. Insgesamt soll das Modul einfach und intuitiv bedienbar sein.

Vordefinierte Vorgänge

Um die Handhabung des Self Service so einfach wie möglich zu gestalten, sind Standardvorgänge, wie sie üblicherweise im Unternehmensalltag vorkommen, bereits vordefiniert. Eine typische HR-Aufgabe ist etwa die Erstellung einer Arbeitsbestätigung, wie sie beispielsweise oft für die Kinderbetreuung benötigt wird. Umgekehrt könnte ein Arbeitnehmer auf diesem Weg auch eine aktuelle Führerscheinkopie einreichen.

Personalverantwortliche sind zudem in der Lage, wiederkehrende Vorgänge einzurichten, etwa den monatlichen Versand von Entgeltbescheinigungen. Individuelle Vorgaben, wie der Datenaustausch zwischen HR-Abteilung und den Mitarbeitern stattzufinden hat, sollen insgesamt die Compliance in diesem sensiblen Bereich stärken, so Forcont

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