Pentland Firth erfüllt sich Traum vom (fast) papierlosen Büro

Der Papierverbrauch in deutschen Büros hat sich – trotz E-Mail-Kommunikation, Digitalfax und modernem Dokumenten-Management – kein bisschen verringert. Das papierlose Büro wird noch kaum als gleichwertige oder sogar bessere Alternative zur klassischen Arbeit mit gedruckten Dokumenten wahrgenommen.

Laut einer Umfrage des Social-Intranet-Anbieters Viadesk wird in deutschen Firmen noch immer reichlich gedruckt – durchschnittlich 25 Seiten pro Tag. Hieraus ergibt sich ein Papierverbrauch von 0,68 Bäumen pro Person und Jahr. Dabei können Social Intranets, Online-Collaboration-Plattformen oder auch Filesharing-Dienste nicht unwesentlich dazu beitragen, den Papierverbrauch in Büros zu minimieren.

Wie das gehen kann, zeigt das Beispiel der Pentland Firth Software GmbH. Das internationale IT-Beratungsunternehmen mit Niederlassungen in Deutschland und Asien hat sich auf die Optimierung und Automatisierung von IT-Prozessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette spezialisiert. Außerdem bietet Pentland Firth mit Sweetlets und dem Online-Reisekostentool MEREKO eigene Produkte zur Prozessoptimierung an.

Herausforderung Unternehmenswachstum

Bereits drei Jahre nach der Gründung weitete Pentland Firth seine Aktivitäten international aus und expandierte nach Asien. Die zunehmende Mobilität der Mitarbeiter und die Verteilung der Aktivitäten auf mehrere Kontinente erschwerte die geordnete Archivierung und Bearbeitung wichtiger Dateien durch die ebenfalls wachsende Belegschaft. Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung zur Dokumentenarchivierung und zur besseren Zusammenarbeit der Mitarbeiter an verteilten Standorten, experimentierte man zuerst mit verschiedenen Cloud-Lösungen für den Privatgebrauch, unter anderem Dropbox. „Diese funktionierten allerdings nicht so, wie wir uns das gewünscht hätten, und waren uns auch zu unsicher“, berichtet Melinda-Izabella Belényi, Sales & Marketing Referentin bei Pentland Firth.

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Vorteile und Auswahlkriterien

Am Ende wurde der Experte für Prozessoptimierung mit dem Filesharing-Tool ShareFile von Citrix fündig. Die zentrale Ablage von Dokumenten in der Cloud ermöglicht allen Mitarbeitern – ob an den Standorten München oder Singapur, beim Kunden in den USA oder einfach unterwegs auf dem Smartphone und Tablet – jederzeit einen sicheren Zugriff auf die Unternehmensdateien.