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E-Mail-Zusammenarbeit in der Baubranche Optimiertes Dokumenten- und Projektmanagement mit SharePoint

Autor / Redakteur: Wolfgang Miedl / Florian Karlstetter

Die E-Mail ist beileibe nicht tot, in vielen Unternehmen dient sie als zentrales Kommunikationsmedium. So wie beim Bauunternehmen Leonhard Weiss, wo man mit E-Mail und SharePoint die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung in großen Bauprojekten abwickelt. Mit Outlook und dem Tool harmon.ie gelang es, die Usability zu verbessern, Dokumentenprozesse zu automatisieren und die Bauprojektverwaltung effizienter zu gestalten.

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SharePoint eignet sich als Lösung für das Portal- und Dokumentenmanagement. Mit Zusatzwerkzeugen wie harmon.ie lassen sich Abläufe weiter automatisieren.
SharePoint eignet sich als Lösung für das Portal- und Dokumentenmanagement. Mit Zusatzwerkzeugen wie harmon.ie lassen sich Abläufe weiter automatisieren.
(© Jakub Jirsák - Fotolia.com)

„E-Mail ist tot, Social-Collaboration tritt in deren Fußstapfen und ermöglicht zeitgemäße, effizientere Kommunikation.“ Auch wenn diese Botschaft in den letzten Jahren in der IT-Branche allgegenwärtig zu vernehmen war, spricht die Realität in vielen deutschen Unternehmen eine andere Sprache.

Beim Bauunternehmen Leonhard Weiss aus dem Baden-Württembergischen Göppingen/Satteldorf beispielsweise läuft nichts ohne E-Mail, der reibungslose Betrieb auf den europaweit verteilten Baustellen hängt vom freien Fluss vielfältiger Geschäftsdokumente ab, wie der Bereichsleiter IT Atilla Kücük schildert: „Unsere Mitarbeiter hantieren ständig mit rund 900 Vorlagen, um die Prozesse von der Baustellenanmeldung, der Einrichtung bis zur Verfahrensanweisung korrekt abzuwickeln. Dabei fallen täglich enorme Mengen an E-Mails an.“

Während für die Mitarbeiter der Austausch per Mail praktisch ist, sorgten sich die Manager um das wachsende Dokumentenchaos. Der Großteil dieser Unterlagen blieb nämlich in den lokalen Postfächern und PST-Dateien der Mitarbeiter hängen, das zentrale Speichern auf Dateiservern blieb lange Zeit ein frommer Wunsch, der im Alltag übergangen wurde.

Statt Dateiserver: Dokumente zentral verwalten mit SharePoint

Um das unstrukturierte Dateimanagement in ein geordnetes, zentrales Dokumentenmanagement zu überführen, startete die IT vor einigen Jahren das Projekt ePOS mit Microsoft SharePoint. Kücük erläutert die damaligen Ziele: „Unser Unternehmen besteht aus verschiedenen, relativ eigenständigen Geschäftsbereichen wie Straßen- und Netzbau, Ingenieur- und Schlüsselfertigbau sowie Gleisinfrastrukturbau, wo die unterschiedlichsten Repositories für Dokumente existieren. Diese sollten alle in eine zentrale Struktur zusammengeführt werden.“ Als weiterer wichtiger Projektteil sollte ein Portal entstehen, das als zentraler Zugangangspunkt für alle Geschäftsprozesse inklusive SAP dient.

Der qualitativ entscheidende Punkt beim Umstieg auf SharePoint war die Einführung von Metadaten. Damit lassen sich Dokumente eindeutig kategorisieren und auch wieder finden – anders als in Ordnerstrukturen auf File-Servern. Als weiteres wichtiges Ziel bei der SharePoint-Einführung galt außerdem noch der Mitarbeiter-Self-Service zur Berechtigungsvergabe. Damit sollte ein kontrollierter Zugriff auf Dokumente möglich sein, bei dem die Benutzer selbstständig Berechtigungen verwalten und für weitere Personen vergeben konnten.

Schlechte SharePoint-Usability als Akzeptanz-Hürde

Während sich die Grundidee des ursprünglichen SharePoint-Konzepts als gut erwies, zeigten sich bei dessen Umsetzung bald Probleme, zeitweilig drohte das ambitionierte Projekt sogar zu scheitern. Die Verantwortlichen hatten die Hürden auf der „letzten Meile“ zum Anwender unterschätzt. Für die Mitarbeiter bedeutete nämlich der Umstieg auf ePOS einigen Zusatzaufwand, der sich vor allem beim Ablegen von Dokumenten bemerkbar machte.

Während sich bis dato das gesamte Handling von Unternehmensdokumenten im Outlook-Client abspielte, kam mit dem SharePoint-Portal eine neue, etwas sperrige Verwaltungsoberfläche zusätzlich ins Spiel. Das machte sich vor allem das Hochladen von E-Mails und Dokumenten bemerkbar, die nun im neuen System mit mehreren Schlagworten zur Klassifizierung ergänzt werden mussten. Aber auch die SharePoint-Upload-Dialoge entpuppten sich als Effizienzbremse, weil hier die Benutzer immer nur eine einzelne Datei auswählen können.

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Problem:

In der Leonhard Weiss-Gruppe werden beim Baustellen-Management enorme Mengen an Dokumenten per E-Mail versendet. Doch statt diese zentral zu verwalten, speicherten die Mitarbeiter viele wichtige Unterlagen dezentral in Postfächern, oder sporadisch und unstrukturiert auf Dateiservern. Als Lösung für Portal- und Dokumentenmanagement wurde SharePoint eingeführt, was jedoch ein Akzeptanzproblem bei den Mitarbeitern mit sich brachte. Das umständliche User Interface von SharePoint erschwerte den Transfer von E-Mails und Dateien auf den Server und bildete ein Dokumenten-Nadelöhr.

Lösung:

Um einen reibungslosen und automatischen Upload von Dokumenten und Mails aus Outlook in SharePoint zu ermöglichen, führte CIO Atilla Kücük harmon.ie als Client-Schnittstelle ein. Damit können Benutzer große Mengen an Daten mit einfachen Klicks in SharePoint laden. Zudem konnte mit der automatisierten Verschlagwortung beim DMS-Upload auch ein durchgängiges Metadatenmanagement realisiert werden.

Nutzen:

Mit der Upload-Vereinfachung und der Automatisierung gelang es, eine wachsende Zahl an Mitarbeitern für ein systematisches Dokumentenmanagement zu gewinnen. Die Verfügbarkeit von Informationen und der Zugriff darauf von verschiedensten Standorten aus hat sich deutlich verbessert.

Unterm Strich führte der Umstieg von File-Servern auf SharePoint also zu deutlicher Mehrarbeit, so dass die großflächige Umsetzung innerhalb der Leonhard Weiss-Gruppe am Anfang nur eine geringe Akzeptanz bei den Mitarbeitern fand.

Outlook-Zusatz automatisiert Upload und Metadaten

Um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen und die Mitarbeiter neu für das Projekt zu motivieren, suchte der inzwischen neu an Bord gegangene CIO Atilla Kücük nach einer Lösung. Einen passenden Ansatz fand sein IT-Team beim Anbieter harmon.ie, der mit einer Outlook-Erweiterung eine umfassende SharePoint-Automatisierung ermöglicht. Das Tool nimmt dem Benutzer praktisch alle manuellen Schritte ab, die für eine Interaktion zwischen Outlook, Desktop und SharePoint erforderlich sind.

Erhält beispielsweise ein Entscheider eine Baustellenanmeldung per Mail, so verfährt er wie folgt:

  • Er zieht die Mail oder den Anhang in die Seitenleiste –Erweiterung, wo als mögliche Ziele alle relevanten Ordner des SharePoint-Server bereitstehen.
  • Beim „Fallenlassen“ einer Mail oder eines angehängten Dokuments versucht das Tool automatisch, die passenden Metadaten zu vergeben.
  • Anschließend landet die Datei in der passenden SharePoint-Bibliothek. Dieses Verfahren funktioniert auch mit mehreren gleichzeitig ausgewählten Dokumenten.

Auf diese Weise entspricht das Ablegen von Dokumenten aller Art weitgehend dem alten Verfahren mit Netzwerklaufwerken – nur, dass hier nun ein intelligentes Dokumentenmanagement dahintersteckt. Mit der Einführung des Tools verschwanden auch die Akzeptanzhürden, die Mitarbeiter konnten wieder zur unverzichtbaren Unterstützung motiviert werden.

„Mit harmon.ie erleichtern wir den Mitarbeitern das gesamte Dokumenten-Handling und konnten so die Nutzung des SharePoint Server massiv steigern“, resümiert Atilla Kücük die Vorteile des Tools.

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Das Unternehmen Leonhard Weiss

Leonhard Weiss gehört zu den drei größten familiengeführten Bauunternehmungen in Deutschland. Gegründet im Jahr 1900 als reines Gleisbauunternehmen in Göppingen, hat sich LEONHARD WEISS zu einer mittelständischen Unternehmensgruppe mit derzeit 4.166 Mitarbeitern entwickelt, die in allen Sparten des Baus tätig ist. Zu den Geschäftsbereichen gehören der Ingenieur- und Schlüsselfertigbau, der Straßen- und Netzbau sowie der Gleisinfrastrukturbau.

Das Leistungsspektrum erstreckt sich von Einzelleistungen nach Maß bis zu komplexen Gesamtlösungen aus einer Hand. Im Bundesgebiet ist das Bauunternehmen mit 18 Niederlassungen präsent. 2014 war LEONHARD WEISS auf rund 3.500 Baustellen tätig.

Erstmals in der Firmengeschichte hat das Unternehmen im vergangenen Jahr beim Umsatz die Milliardenmarke geknackt. Im europäischen Ausland betreibt LEONHARD WEISS eigene Tochtergesellschaften. Die Mitarbeiter genießen in dem Familienunternehmen einen besonderen Stellenwert. Das spiegelt sich auch in einem umfassenden Aus- und Weiterbildungskonzept wider, für das die 2004 gegründete LEONHARD WEISS-Akademie zuständig ist. Auch 2015 investiert LEONHARD WEISS wieder in eigener Sache: Und das an beiden Hauptstandorten. In Göppingen wird der Firmensitz erweitert, in Satteldorf entsteht ein neues Schalungszentrum. LEONHARD WEISS wird so den Anforderungen der Zukunft an ein modernes Unternehmen gerecht und bietet seinen Mitarbeitern als TOP-Arbeitgeber Nr. 1 der Baubranche optimalste Arbeitsbedingungen.

Aussichten: Weitere Prozessautomatisierung und mobile Clients

Für die Zukunft sind weitere Prozessautomatisierungen geplant, SharePoint soll zum zentralen Informations- und Anwendungsportal inklusive einer umfassenden SAP-Integration ausgebaut werden. Auch Mobile spielt dabei eine zunehmend wichtige Rolle. So ist in Zusammenarbeit mit harmon.ie bereits eine Lösung in Planung, um die steigenden Mengen an Smartphone-Fotos aus den täglichen Bauprojekten schneller und einfacher in das zentrale DMS zu integrieren.

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