Toms Wochentipp: Interne E-Mails mit Dateianhängen vermeiden Office 2021: Dokumente aus Word heraus teilen

Von Thomas Joos

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In einem Microsoft-365-Abonnement ist es nicht notwendig, dass sich Anwender Dokumente oder andere Dateien per E-Mail zustellen. Vor allem große Dateien oder Dokumente mit sensiblen Informationen sollten besser über die interne Teilen-Funktion mit anderen Anwendern geteilt werden.

Mit Office und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gemeinsam an einem Word-Dokument, arbeiten.
Mit Office und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen gemeinsam an einem Word-Dokument, arbeiten.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Wer mit Microsoft Office 2021 arbeitet, kann zunächst beim Verwenden der *docx-Endung die Dokumente direkt in der Cloud speichern. Das hat den Vorteil, dass keine Änderungen verloren gehen können, da Word 2021 alle Eingaben sofort in der Cloud speichert Dabei können OneDrive for Business oder auch SharePoint Online-Bibliotheken zum Einsatz kommen. Das automatische Speichern von Daten kann in Word 2021 über den Schieberegler oben links aktiviert werden. Mit dem Icon daneben kann eine Synchronisierung manuell gestartet werden, um auf Nummer sicher zu gehen, dass die Änderungen auch synchronisiert wurden.

Dokumente einfach teilen – direkt aus Word heraus

Um ein Dokument mit anderen Anwendern im gleichen Abonnement zu teilen, ist nicht das Verlassen des Dokumentes notwendig und auch keine andere Oberfläche als Word. Oben rechts ist über die Schaltfläche „Teilen“ direkt der Menüpunkt verfügbar, der die „Freigeben“-Optionen von Word 2021 anzeigen.

Dokumente aus Word heraus in Echtzeit speichern, um Datenverlust zu verhindern.
Dokumente aus Word heraus in Echtzeit speichern, um Datenverlust zu verhindern.
(Bild: Joos )

Im Fenster sind anschließend auf der rechten Seite die Anwender zu sehen, die aktuell bereits das Recht haben, das Dokument zu bearbeiten. Über „Personen einladen“ können Anwender durch Anklicken des Icons auf der rechten Seite entweder Benutzer direkt im Adressbuch suchen, oder den Namen des Benutzers eingeben. Danach kann festgelegt werden, ob der Benutzer das Dokument auch anpassen darf („Kann bearbeiten“) oder ob er den Inhalt nur lesen darf („Kann anzeigen“).

Teilen von Dokumenten in Word: Wenn alle gleichzeitig arbeiten, wird das als „gemeinsame Dokumenterstellung“ bezeichnet.
Teilen von Dokumenten in Word: Wenn alle gleichzeitig arbeiten, wird das als „gemeinsame Dokumenterstellung“ bezeichnet.
(Bild: Joos )

Im Feld darunter kann noch eine Nachricht geschrieben werden, die der Benutzer per E-Mail erhält. Ob auch Änderungen im Dokument mit den anderen Benutzern geteilt werden sollen, kann über das Dropdownmenü „Änderungen automatisch teilen“ festgelegt werden. Darüber hinaus gibt es im unteren Bereich mit „Einen Freigabelink abrufen“ die Möglichkeit einen Link zu erstellen, der auf verschiedenen Wegen den Benutzern zur Verfügung gestellt werden kann. Klicken die Anwender auf den Link, öffnet sich das freigegebene Dokument.

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