Nützliches Projektmanagement-System oder Investitionsruine?

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Individuelles Customizing

In Zukunft werden es gerade die professionell absolvierte Einführung des Systems und das unternehmensindividuelle Customizing sein, denen die erfolgskritische Bedeutung zukommt. Gerade hier ist neben der technologisch-fachlichen Kompetenz auch Akzeptanzmanagement gefragt, das – zumindest heute noch – nicht zum Standardrepertoire eines Software-Herstellers gehört. Sciforma und ViT haben daraus die Konsequenz gezogen und bieten unter dem Namen bene5ense einen eigenen Komplementärberatungsansatz.

Die Idee: Es gilt, die Mitarbeiter, die die Software in Zukunft anwenden sollen, von Anfang an einzubeziehen, ihnen den Nutzen des Systems auch für sich selbst zu vermitteln und ihnen zugleich ihre Ängste zu nehmen, die Angst vor größerer Kontrolle durch die Vorgesetzten, die Angst vor höherem Leistungsdruck.

Tatsächlich herrscht bei einigen PM-Systemen sogar das Problem, dass sie zu einer Regulierungswut einladen, die sachlich und organisatorisch unsinnig ist. Auch wenn eine PM-Software einen übertriebenen Detaillierungsgrad zulässt – man ist nicht gezwungen, ihn in dieser extremen Form tatsächlich umzusetzen. Wenn Mitarbeiter vom neuen PM-System schlicht erschlagen werden, weil es sie mit Rückmeldeanforderungen überschwemmt, ist damit niemandem geholfen. Auch das Management wird dann vergeblich auf aussagekräftige Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens warten.

Für die Organisation erfolgreich wird ein Veränderungsprozess wie die Einführung eines PM-Systems erst dann, wenn sich spürbarer Nutzen im Unternehmen einstellt. Ein typischer Nutzen für die Rückmelder kann zum Beispiel darin bestehen, dass sie das neue PM-System in die Lage versetzt, eine objektive Priorisierungsdiskussion darüber zu führen, welches Projekt und welcher Arbeitsschritt des Rückmelders der aktuell tatsächlich wichtigste ist. Häufig sind solche Diskussion von einem gefühlten „Ihre Arbeitsleistung stimmt nicht, da geht noch was oben drauf“ dominiert. Liefert das PM-System jetzt aber objektive Leistungs- und Auslastungsinformationen, können der Mitarbeiter und die Führungskraft weitaus weniger konfliktträchtig in ein etwaiges Klärungsgespräch gehen.

Das Ziel der Mitarbeiterpartizipation ist es natürlich nicht, die unverzichtbaren hierarchischen Strukturen im Unternehmen zu schwächen. Dennoch sollen die Mitarbeiter eingeladen werden, konstruktiv mitzuarbeiten und ihr Wissen zu nutzen. Veränderungs- und Akzeptanzmanagement leben ganz wesentlich davon, dass sie die vertikale Lernbereitschaft in der Organisation fördern und einen Wissensaustausch über die organisatorisch-hierarchischen Grenzen hinweg anstoßen und im Unternehmensalltag verankern.

weiter mit Drei-Phasen-Modell

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