Digitales Beschaffungsmanagement Mit SAP Ariba alles vom Angebot bis zur Zahlung zentral managen

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Der Erfolg einer Digitalisierungsstrategie hängt maßgeblich davon ab, ob auch Prozesse wie Einkauf und Beschaffung digital ablaufen und Lieferanten und Ausgabenmanagement einbezogen werden. Wie Unternehmen diesen Ansatz mit einer zentralen Plattform umsetzen können, lässt sich am Beispiel von SAP Ariba zeigen.

Zu den größten Herausforderungen bei der Einführung eines digitalen Beschaffungsmanagements zählt die Integration der vorhandenen Lösungen. Von einer Harmonisierung ist ein beträchtlicher Teil der Unternehmen nach den Erfahrungen von Atos noch weit entfernt.

Zwar werden Rechnungen automatisch erfasst, gescannt und in digitaler Form in die entsprechenden Workflows eingespeist – vor allem in Großfirmen. Anders sieht es dagegen beim Bestellprozess aus. Eine Bestellung lässt sich nicht in jedem Fall einer bestimmten Rechnung zuordnen. Häufig kommen unterschiedliche Lösungen zum Einsatz: eine für Bestellungen, eine andere für die Rechnungsprüfung. Solche Insellösungen erhöhen den Aufwand und die Fehleranfälligkeit.

Die digitale Plattform für das Procurement

Einen Ausweg aus dieser unkomfortablen Lage bietet eine zentrale, digitale Plattform für das Procurement. Zu den führenden Anbietern auf dem Markt zählt SAP mit Ariba. Das Marktforschungs- und Beratungshaus Gartner stuft SAP Ariba in seinem „Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites“ neben Coupa als Marktführer ein.

SAP Ariba besteht aus den Hauptkomponenten Ariba Network, einem Online-Marktplatz für Geschäftskunden mit 4,2 Millionen registrierten Unternehmen, und Lösungen für alle Aspekte von Einkaufs-, Beschaffungs- und Abrechnungsvorgängen. So stehen Module für das Lieferanten- und Ausgabenmanagement und die Automatisierung von Abläufen zur Verfügung, etwa in der Kreditorenbuchhaltung. Hinzu kommen Funktionen wie das Risk Management von Lieferanten, das Guided Buying, das Ausgabenmanagement oder die Suche nach Lieferanten.

Eine digitale Beschaffungslösung wie SAP Ariba wird als Cloud-Service bereitgestellt. Das hat Vorteile, etwa die hohe Skalierbarkeit und die nutzungsbezogene Abrechnung. Allerdings lässt sich eine Cloud-Lösung nur begrenzt an individuelle Anforderungen anpassen. IT-Abteilung, Management und Fachbereiche müssen daher bei einer solchen cloud-basierten P2P-Lösung umdenken. Es obliegt zu einem Großteil den leitenden Mitarbeitern und der Geschäftsführung, nicht der IT-Abteilung, Prozesse auf die Lösung abzustimmen.

Die vier wichtigsten Faktoren für die Implementierung

Zuallererst ist bei der Implementierung wichtig, dass für jeden Procurement Channel klare Regeln definiert werden. Ein Beispiel sind Genehmigungen: Es muss klar sein, für welche Beschaffungsprojekte Freigaben erforderlich sind, wer diese erteilt und welche Wertgrenzen für Einkäufe gelten. Solche Vorgaben werden in der Lösung hinterlegt und erlauben es, Freigaben zu automatisieren.

Der zweite entscheidende Faktor ist die Qualität der Stammdaten, etwa von Commodity Codes für die Klassifizierung von Gütern oder Kenndaten von Lieferanten. Wenn mehrere Anwendungen im Einkauf und Beschaffungsmanagement koexistieren, kann es vorkommen, dass Lieferant XY in der Anwendung A die Kennung 1778 erhält, in Anwendung B dagegen unter 1780 läuft. Diese Daten müssen konsolidiert werden.

Ein dritter Punkt sind die Organisationsstrukturen. Sie müssen so ausgelegt sein, dass Entscheidungen schneller und einfacher getroffen werden können. Etwa, indem das Ordern von Produkten und Materialien via App vom Smartphone oder Tablet aus erfolgen kann – so wie bei Amazon oder anderen Online-Handelsplattformen. Das beschleunigt Beschaffungsprozesse, erfordert jedoch entsprechende Freigabeprozesse. Der vierte Faktor: Unternehmen sollten die Zielprozesse klar definieren.

Hilfestellung bei der Anbindung vorhandener Lösungen an SAP Ariba geben Integrationsplattformen wie Cloud Integration Gateways (CIG). Sind bereits mehrere SAP-Lösungen im Einsatz, empfiehlt sich zudem der Einsatz von SAP Master Data Governance (SAP MDG). Mit dieser Lösung können Unternehmen eine zentrale „Ownership“ aller Stammdaten entsprechend den Geschäftsregeln und Prozessen des Unternehmens einrichten.

Fest steht: Eine Lösung wie SAP Ariba im Alleingang zu implementieren, schaffen nur wenige Unternehmen. Einfacher, schneller und letztlich kostensparender ist, auf die Expertise und Unterstützung externer Digitalisierungsspezialisten zurückzugreifen.

Den Bedarf von Großfirmen und Mittelstand adressieren

Mittelständler und Großunternehmen haben unterschiedliche Anforderungen, wenn es um digitale Procurement-Prozesse geht. Konzerne haben in der Regel einen Teil der Prozesse digitalisiert, etwa das Einscannen von Rechnungsdokumenten. Für Unternehmen dieser Größenordnung ist es wichtig, dass SAP Ariba eine Ausgabenkontrolle (Spend Control) zur Verfügung stellt. Sie hilft ihnen dabei, die Ausgaben aller Standorte zentral zu verwalten und zu kontrollieren.

Für einen Großteil der Mittelständler geht es darum, einen schnellen Einstieg in das digitale Beschaffungsmanagement zu finden. Mit SAP Ariba Snap steht ihnen eine maßgeschneiderte digitale Beschaffungslösung zur Verfügung, mit der sie Ausgaben kontrollieren und Beschaffungsrichtlinien durchsetzen können. Die Lösung umfasst vordefinierte Ausgabenkategorien, Beschaffungsrichtlinien und Geschäftsregeln. Zudem sind Genehmigungsabläufe integriert. Ein weiterer Vorteil für Nutzer aus dem Mittelstand ist, dass sie ebenso wie Großunternehmen Zugang zum B2B-Online-Markt von Ariba haben.

Der Automatisierungseffekt sticht heraus

Einer der größten Vorteile von Plattformen wie SAP Ariba ist, dass sich ein beträchtlicher Teil der Abläufe in Einkauf und Beschaffung automatisieren lässt. Nach Angaben von SAP beschleunigen sich Beschaffungsprozesse um 65 Prozent, wenn indirekte Transaktionen automatisch erfolgen. Das bedeutet allerdings nicht, dass man auf einen Schlag alle Prozesse umstellen muss. Ein Unternehmen kann vielmehr „klein anfangen“, etwa mit Bestellbestätigungen. Das bietet sich vor allem für Mittelständler an. Aus Bestellungen (Purchase Orders, PO) über das Ariba Network können Lieferanten auf Basis dieser PO automatisiert elektronische Bestellbestätigungen erzeugen, die an den Auftraggeber übermittelt werden. Dadurch entfallen aufwändige manuelle Nacharbeiten, inklusive der Versand von Bestätigungen via E-Mail.

Bereits eine erfolgreiche Zwischenbilanz kann eine Bank ziehen. Das Kreditinstitut wollte ihre Ausgaben strukturiert und konsolidiert verwalten und über eine zentrale Plattform durchgängige Transparenz und Kontrolle gewährleisten. Auch die manuellen Tätigkeiten sollten sinken. SAP Ariba optimierte die Prozesse, automatisierte Workflows verbesserten die Kontrolle und reduzierten die Kosten. Gleichzeitig verbesserten sich Angebots- und Rechnungsstellung, indem Lieferanten in die Plattform miteinbezogen wurden. Die Einsparungen beliefen sich auf zwölf Prozent der Gesamtausgaben, die Zeit von der Angebotseinholung bis zur Bestellung sank um 40 Prozent.

Durchgehend digitalisierte Beschaffung rechnet sich

Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand und Konzerne wünschen sich eine voll integrierte Lösung, die alle Aspekte des Procurement-Prozesses abdeckt. Einen solchen End-to-End-Ansatz liefert SAP Ariba. Die Lösung vermeidet Medienbrüche, reduziert die Bearbeitungszeiten und die Fehlerquote, die manuelle Prozesse mit sich bringen. Zudem automatisiert die Plattform den Einkauf und die Beschaffung beträchtlich, wodurch die Effizienz steigt: Nach Angaben von SAP können Unternehmen mit einem Digital Procurement bei Beschaffungsvorhaben mit einem Volumen von einer Milliarde US-Dollar etwa ein bis zwei Millionen US-Dollar einsparen. Der Grund ist ein optimiertes Cash-Management. So erkennt SAP Ariba, ob ein Lieferant einen Preisnachlass bei Sofortzahlung anbietet und kann die Zahlung automatisch durchführen.

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