Neue Module für Mahnwesen und Kundenansprache

Mesonic macht WinLine fit für die Datenschutzgrundverordnung

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Es ist allerhöchste Zeit, Arbeitsabläufe und IT-Systeme hinsichtlich DSGVO auf den Prüfstand zu stellen.
Es ist allerhöchste Zeit, Arbeitsabläufe und IT-Systeme hinsichtlich DSGVO auf den Prüfstand zu stellen. (Bild: gemeinfrei (geralt - Pixabay) / CC0)

Ab sofort steht das neue Mesonic WinLine Release 10.4 zur Verfügung. Bei dieser Version wurde ein besonderes Augenmerk auf die Erweiterung der Auswertungsmöglichkeiten gelegt, außerdem finden sich in allen Programmbereichen zahlreiche kleinere und größere Neuerungen.

Bei der Weiterentwicklung der WinLine-Unternehmenssoftware konnte auch das Thema Datenschutzgrundverordnung, deren Übergangsfrist am 25. Mai 2018 endet, nicht ausgeklammert bleiben. Mit dem aktuellen Patch zur WinLine-Version 10.4 wurde auch das neue WinLine DSGVO-Modul ab sofort freigegeben. Mesonic stellt damit ein eigenes Tool zur Verfügung, das den gesetzeskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der WinLine erleichtern soll. Anwender profitieren von einer zentralen Dokumentation, automatisierten Abläufen innerhalb eines sicheren Verfahrens.

DSGVO-Forderungen werden erfüllt

Zu den besonderen Funktionen des neuen Tools gehören ein Prozess- und Dokumentenmanagement System (PDMS), das den Aufbau, die Verwaltung, die Versionierung und die automatische Verteilung von Verarbeitungsverzeichnissen ermöglicht. Im PDMS können aber weiterhin Gefährdungsbeurteilungen im Rahmen des Arbeitnehmerschutzes, Dokumentationen zur ISO-Zertifizierung, Arbeitsanweisungen, Handbücher, interne Mitteilungen usw. verwaltet werden.

Mit Hilfe der Einwilligungsverwaltung werden Einwilligungen, Änderungen und Widerrufe zur Verarbeitung personenbezogener Daten festgehalten. Dies ist insbesondere im E-Mail-Marketing erforderlich (Opt-in/Opt-out). Zusätzlich erhalten die Nutzer mit dem Auskunftstool Informationen über die Art der erfassten Daten, Zugriffe, Datenänderungen, Löschungen oder auch Weitergabe aus, um ihrer Auskunftspflicht nachkommen zu können. Die Datenanonymisierung erfüllt zudem das Recht auf Datenminimierung und Datenlöschung. Durch die integrierte Workflowunterstützung lassen sich viele Vorgänge mit dem WinLine DSGVO-Modul automatisieren. So leistet das Modul unter anderem Hilfestellung bei der Erstellung von Verfahrensverzeichnissen, für das zahlreiche Vorlagen mitgeliefert werden.

Weitere Aktualitäten

Neben dem DSGVO-Modul hat Mesonic die WinLine um die Module MAPRO, MTA und FLP erweitert. Das Zusatzmodul für Mahnungsvorgänge, auch MAPRO genannt, ist eine erweiterte Mahnverwaltung, bei der sich die entsprechende Rechnungskopie integrieren lässt. Wird in der WinLine FIBU eine Mahnung erstellt und versendet, kann mit WinLine MAPRO die der Mahnung zugrunde liegende Rechnung mitgesendet werden. Mit der Benutzung dieses Moduls können in den Mahnparametern Vorbelegungen getroffen werden, die beim Erstellen der Mahnungen greifen und je nach Einstellung für einen automatischen Versand der E-Mail sorgen. Der Kunde erhält so einen besseren Überblick über den Gegenstand der Zahlungsaufforderung.

Das neue Modul MTA dient zur Auswertung und Erfolgsmessung von E-Mail-Kampagnen in der WinLine. Auf Knopfdruck werden Öffnungs- und Klickraten der Aussendungen ermittelt. Zudem können Zeiträume der E-Mail-Öffnung, Standorte der Empfänger sowie die dafür genutzten Browser bzw. E-Mail-Clients ausgewertet werden – alles Informationen, um Kampagnen auf die Zielgruppe zuzuschneiden. Mit dem Modul FLP schließlich kann direkt in der WinLine eine Functional Landing Page entworfen werden. Über das Drag-and-Drop-Verfahren lassen sich nicht nur Newsletter, sondern auch Formulare für Stammdaten-Mail-Anmeldungen individuell gestalten. Dabei wird das Modul auf der MesoCloud publiziert.

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