Automatisierung des Forderungsmanagements

Mahnwesen effizient und digital gestalten

| Autor / Redakteur: Helena Loos* / Florian Karlstetter

Bilendo verlagert das Forderungsmanagement und Mahnwesen in die Cloud.
Bilendo verlagert das Forderungsmanagement und Mahnwesen in die Cloud. (Bild: Bilendo)

Die Dienstleistung oder das Produkt wurde geliefert, die Rechnung ist erstellt und an den Kunden verschickt. Der Kunde allerdings nimmt es mit der Bezahlung der Rechnung nicht so streng. Hier fängt der unangenehme Teil der Debitorenbuchhaltung an – das Mahnwesen.

Dass diese Aufgabe nicht zu den liebsten gehört, sollte allerdings keine Ausrede für unregelmäßige oder überhaupt keine Mahnläufe sein. Mahnläufe müssen stringent und zeitnah zur offenen Rechnung durchgeführt werden. Damit das Mahnwesen den Kunden schnellstmöglich zur Zahlung bewegt, sollte man als Gläubiger ein paar Dinge beachten. Es gibt eine Reihe an Fragen, die vorab geklärt sein sollten, damit das Mahnwesen und die Mahnschreiben effizient arbeiten können:

Warum zahlt der Kunde nicht? Soll vorrangig die Rechnung beglichen werden oder soll trotz Mahnprozess die gute Kundenbeziehung erhalten bleiben? Sind die Kunden aus dem B2B- oder B2C-Bereich? Wurde eine Dienstleistung oder eine Warenleistung in Rechnung gestellt?

Warum Ihr Kunde nicht bezahlt

Zunächst sollte man sich bewusst machen, dass es unterschiedliche Gründe für den Zahlungsverzug eines Kunden geben kann:

  • Versehen
  • Zahlungsfähigkeit
  • Vorsatz

Der jeweilige Grund für den Zahlungsverzug sollte sich im Mahnschreiben sowie in der zeitlichen Abfolge der Mahnungen widerspiegeln.

Versehen

In den meisten Fällen hat der Kunde schlichtweg vergessen, dass die gestellte Rechnung noch beglichen werden muss. Hier reicht es, eine nette und freundliche Zahlungserinnerung zu verschicken, um darauf hinzuweisen, dass die Zahlung nach wie vor aussteht. Sie sollten allerdings nicht per se ausschließen, dass im weiteren Verlauf nicht doch auf drastischere Maßnahmen zurückgegriffen wird. Die Tür für eine erste Mahnung sowie letzte Mahnung sollte als weitere Option offen bleiben.

Zahlungsunfähigkeit

Im Gegensatz zum oben beschriebenen Versehen als Grund für den Verzug, lässt sich die Zahlungsunfähigkeit des Kunden weiter unterteilen. Diese kann bestenfalls vorübergehend und schlimmstenfalls nicht vorübergehend sein.

Vorübergehende Zahlungsunfähigkeit

Indem ein Großauftrag platzt oder ein Investor die Finanzierung zurückzieht, kann jedem Unternehmen die vorübergehende Zahlungsunfähigkeit drohen. Schnell sieht es mit der Liquidität schlecht aus und offene Rechnungen werden bewusst zur Seite gelegt. Als Gläubiger wird man zum Kreditgeber. Dies wird zusätzlich bestärkt, wenn im Rahmen des Mahnwesens, der Mahnlauf nicht schnell angestoßen wird.

Je nach Kundenbeziehung kann es sich lohnen mit dem Schuldner zu sprechen, um mögliche Sonderkonditionen zu vereinbaren. Bei vorübergehender Zahlungsunfähigkeit ist davon auszugehen, dass der Schuldner zeitnah wieder über monetäre Mittel verfügt, um die Rechnung und alle nachfolgenden Rechnungen zu bezahlen.

Nicht vorübergehende Zahlungsunfähigkeit

Bei einer Zahlungsunfähigkeit, die voraussichtlich nicht vorübergehend ist und im schlimmsten Fall in der Insolvenz des Schuldners endet, ist schnelles Handeln gefragt. Anstatt lange zu warten, sollte umgehend der Mahnlauf angestoßen werden. In der Regel ist der Kunde verschuldet und es fehlt an liquiden Mitteln, um die Rechnung zu begleichen.

Das kaufmännische Mahnwesen sollte innerhalb von vier Wochen durchlaufen sein. Ist trotz Mahnlauf kein Geldeingang zu verzeichnen, sollte die offene Rechnung an ein Inkasso-Unternehmen übermittelt werden, damit diese das außergerichtliche und gerichtliche Mahnverfahren vollziehen können. Gerade bei drohender Insolvenz eines Kunden ist das Einbeziehen eines Inkasso-Unternehmens unabdinglich.

Vorsatz

In Verzug zu geraten gehört bei manchen Unternehmen zum Cash-Management. Hierbei werden die Rechnungen bewusst nicht bezahlt, sodass der Gläubiger unfreiwillig zum Kreditgeber mit Null-Zinssatz wird. Als Schuldner spart man Zinsen und verbessert die eigene Liquidität. Im Umkehrschluss bedeutet dies für den Rechnungssteller mehr gebundenes Kapital, aus dem sich eine schlechtere Liquidität ergibt.

Hier gilt ebenso, dass der Mahnlauf sofort angestoßen werden muss und rechtliche Konsequenzen angedroht werden sollten. Nutzen Sie die gesetzlichen Regulierungen und veranschlagen Sie Verzugszinsen und eine Verzugspauschale bei B2B-Kunden nach § 288 BGB. Darüber hinaus können Mahngebühren berechnet werden. Am Schluss des kaufmännischen Mahnlaufes sollte auch an dieser Stelle ein Inkasso-Unternehmen eingeschaltet werden.

Kernaufgabe: Mahnschreiben richtig aufsetzen

Unabhängig davon, warum der Kunde nicht zahlt, besteht ein Mahnlauf bestenfalls aus drei Mahnschreiben. Die jeweiligen Mahnungen sollten nicht durchnummeriert werden, da dies impliziert, dass nach einer ersten oder zweiten Mahnung, voraussichtlich noch eine weitere folgen wird. Ein besseres Vorgehen ist:

  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • Letzte Mahnung

Ein solides Mahnwesen beachtet in den Mahnschreiben zusätzlich, welches Ziel bei der Mahnung verfolgt wird, welche Form der Leistung in Rechnung gestellt wurde und welches Geschäftsverhältnis zwischen Rechnungssteller und -empfänger vorliegt. Im Detail bedeutet dies:

Ziel der Mahnung

Mahnschreiben können einerseits mit dem Ziel des reinen Zahlungseinganges formuliert werden und andererseits unter der Berücksichtigung der Kundenbeziehung. Beide Ansätze sind vollkommen legitim.

Zahlungseingang

Ist damit zu rechnen, dass der Kunde einmalig eine Rechnung erhält, sollte die Mahnung unmissverständlich und direkt formuliert sein und ausschließlich auf den Zahlungseingang abzielen. Machen Sie deutlich, dass bei dem weiteren Ausbleiben der Zahlung auf gesetzliche Regelungen zurückgegriffen wird und zur Not rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Kundenbeziehung

Bewusst gewählte Worte sind im Mahnschreiben gefordert, wenn mit dem Kunden eine langjährige und gute Geschäftsbeziehung gepflegt wurde. Hier sollte zwar mit Nachdruck, aber zunächst ohne Androhung von rechtlichen Schritten auf den Zahlungsverzug hingewiesen werden. Der Kunde sollte die Chance haben mit Ihnen in Kontakt zu treten, damit der Grund für den Zahlungsverzug besprochen werden kann.

Form der Leistung

Unterscheiden Sie, ob eine Dienstleistung oder eine Warenleistung in Rechnung gestellt wurde. Bei einer Dienstleistung bietet es sich an, neben der Rechnung, weitere Leistungsnachweise der Mahnung beizufügen. Damit verhindert man das lästige Nachfragen zur Rechnung. Bei einer Warenleistung sollte hingegen gewährleistet werden, dass ein serviceorientierter Kontakt zum Unternehmen möglich ist. Es sollte zeitnah geklärt werden, ob der Zahlungsverzug mit einem Mangel einhergeht oder, ob der Verzug bewusst vom Kunden herbeigeführt wurde.

Geschäftsverhältnis

Zuletzt spielt auch die Geschäftsbeziehung eine entscheidende Rolle bei der Ausformulierung der Mahntexte. Es sollte unterschieden werden, ob es sich beim Schuldner um einen Geschäftskunden oder eine Privatperson handelt. Diese Differenzierung ist insbesondere hinsichtlich verschiedener gesetzlicher Vorschriften relevant:

Privatperson

Ist der Vertragspartner eine Privatperson muss zum einen auf die 30-Tage-Regelung in der Rechnung hingewiesen werden nach § 286 BGB. Zum anderen dürfen der Privatperson lediglich Verzugszinsen nach § 288 I BGB und Mahngebühren berechnet werden.

Geschäftskunde

Bei einem Geschäftskunden geht die deutsche Gesetzgebung davon aus, dass dieser die 30-Tage-Regelung kennt. Der Rechnungssteller muss deshalb nicht explizit in der Rechnung darauf hinweisen. Neben den Verzugszinsen nach § 288 II BGB und den Mahngebühren kann im Mahnschreiben eine einmalige Verzugspauschale in Höhe von 40,00 EUR nach § 288 V BGB berechnet werden.

Effizientes und digitales Mahnwesen

Das Anmahnen von säumigen Kunden sollte forderungsbasiert ablaufen. Bei einem komplett manuellen Prozess kann dies allerdings zur absoluten Herausforderung werden. Fallen pro Monat nur eine Handvoll Rechnungen an, ist ein manueller Prozess sicherlich noch machbar, aber sobald diese Anzahl zunimmt, muss im Mahnwesen umgedacht werden. Das Einpflegen und Einbuchen aller gestellten Rechnungen, das Führen aller Debitoren, der Abgleich von gestellten Rechnungen und eingehenden Zahlungen, das anschließende Ausbuchen bei Zahlung der Rechnung und der Anstoß von Zahlungserinnerungen für alle fälligen Rechnungen sowie das weitere Mahnen wird dann zum täglichen Kampf gegen Zeit und Nerven. Das vorab beschriebene Eingehen auf die Gründe des Zahlungsverzugs sowie die detaillierte Anpassung der Mahnschreiben nach Ziel, Form der Leistung und Geschäftsverhältnis, ist unter den Umständen in der Regel gar nicht mehr zu leisten – schnell ist man Meilen weit weg vom effizienten Mahnwesen.

Das muss aber nicht sein! Forderungsmanagement und damit das Mahnwesen können voll digitalisiert werden und somit effizienter, optimierter und theoretisch auch automatisch gestaltet werden. Cloud-Lösungen in diesem Bereich übernehmen von der Rechnungserstellung über das Forderungsmanagement bis hin zur Übergabe der offenen Posten an ein Inkasso-Unternehmen den kompletten Prozess. Rechnungen werden eingebucht, Fälligkeiten automatisch angelegt, eingehende Zahlungen werden vollautomatisch den passenden Rechnungen zugeordnet und debitorisch verbucht. Beim Zahlungsverzug wird, entsprechend Ihrer hinterlegten Daten, von der Cloud-Lösung der Mahnlauf angestoßen. Mahngebühren werden hinzugerechnet, Verzugszinsen- und pauschale je nach Kundentyp berechnet und der Mahnung hinzugefügt. In aller Regel wird die Rechnung bei jeder Mahnung mit verschickt, damit lästiges Nachfragen nach der Rechnung durch den Kunden von Beginn an ausbleibt. Auch entfällt das Ausdrucken, Kuvertieren und Verschicken der Rechnungen und Mahnungen. Die Software bündelt diese Vorgänge und führte diese zentralisiert für Sie durch. So sieht modernes Mahnwesen von A bis Z aus.

Fazit

Ein forderungsbasiertes Mahnwesen ermöglicht einen detaillierten Überblick über alle offenen Posten sowie über die Zahlungsmoral jedes einzelnen Kunden. Stringentes Mahnen bedeutet tägliches Mahnen. Dies führt in der Regel zur Verbesserung des DSOs und des Debitorenumschlags. Beide Kennzahlen ermöglichen eine genaue Aussage über die interne Finanzstruktur und gewährleisten damit, dass die strategisch und operativ getroffenen Entscheidungen auf validen Zahlen beruhen. Dies hat weiter zur Folge, dass die eigene Kapitalbindung verringert wird und das Unternehmen eine gesteigerte Liquidität aufweist. Ein gut funktionierendes Mahnwesen hat demnach nicht nur Auswirkungen auf die Finanzstruktur, sondern stärkt ebenso das Forderungs- und Informationsmanagement.

Digitale Transformation bedeutet im Mahnwesen, dass die Prozesse schneller, effizienter und stringenter werden.

Die Autorin

Helena Loos ist Operations Manager und Inbound Marketing Specialist bei der Bilendo GmbH, dem ersten B2B-SaaS Anbieter zur Optimierung der Liquidität von Unternehmen und Automatisierung des Forderungsmanagements. Der Dienst setzt unmittelbar nach Rechnungsstellung an, importiert alle erforderlichen Daten, gleicht eingehende Zahlungen mit Rechnungen ab, verschickt Mahnungen und informiert mit nützlichen Reports über den Stand der Dinge.

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