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Informationsaustausch - wichtiges Erfolgskriterium beim Projektmanagement Kommunikation im Projekt: oft unterschätzt

| Autor / Redakteur: Rainer Schramm / Florian Karlstetter

Projekte sind aktuell vor allem im Mittelstand groß in Mode und es wird für nahezu alles ein Projekt aufgesetzt. Die Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement sind mit Sicherheit schnell erlernt, deren Anwendung und Umsetzung in der Praxis sind jedoch deutlich schwieriger.

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Kommunikation ist komplex: nach dem Kommunikationsquadrat von Schulz und Thun gibt es 16 unterschiedliche Kombinationen, wie eine Nachricht übermittelt und empfangen wird.
Kommunikation ist komplex: nach dem Kommunikationsquadrat von Schulz und Thun gibt es 16 unterschiedliche Kombinationen, wie eine Nachricht übermittelt und empfangen wird.
(© itdesign GmbH nach einer Vorlage von Schulz von Thun)

Dieser Artikel soll Ihnen einen kleinen und bei weitem nicht vollständigen Einblick über einen unterschätzen Teilbereich des Projektmanagements geben. Und zwar die Kommunikation im Projekt.

Grundlagen der Kommunikation

Zunächst muss man klären, was Kommunikation im Allgemeinen und dann im Speziellen für Projekte bedeutet. Kommunikation ist nicht mehr, aber auch nicht weniger, als der Austausch von Informationen zwischen zwei Parteien. Es wird klassischerweise zwischen Sender und Empfänger unterschieden, wobei schon Paul Watzlawick mit seiner Aussage „Man kann nicht nicht kommunizieren!“ auf die Vielseitigkeit der Thematik hinweist. So gehören zur Kommunikation neben dem verbalen Austausch von Informationen auch immer weitere Aspekte wie beispielsweise Gestik, Mimik, Tonalität und die Emotionen, mit denen ein Sachverhalt erläutert wird.

Erweitert man diesen Blickwinkel noch um das Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun, so bekommt das Thema Kommunikation eine Vielschichtigkeit, die den wenigsten bewusst ist und daher häufig unterschätzt wird. Ein Umstand, der letztlich für den Erfolg eines Projektes nicht förderlich ist.

Das Modell des Kommunikationsquadrats geht davon aus, dass zwischen Sender und Empfänger vier unterschiedliche Ebenen genutzt werden, so dass es zu 16 unterschiedlichen Kombinationen kommt, wie eine Nachricht übermittelt und empfangen wird.

Dieses Modell soll hier nicht weiter vertieft werden, sondern nur als Beispiel dienen, in welchem Spannungsfeld sich Kommunikation innerhalb eines Projektes abspielt.

Von der Theorie in die Praxis

Die Vielzahl der theoretischen Ansätze der Kommunikation lassen sich meist nur schwer in die Praxis in einem Projekt oder Workshop übernehmen, so dass im Folgenden anhand dreier kleiner Beispiele Wege und Werkzeuge aufgezeigt werden, die im Projektalltag das Leben erleichtern und vor allem die Ergebnisse verbessern.

Die Stakeholder

Diese Gruppe ist meist nicht operativ im Projekt eingebunden, hat dafür aber eine große Entscheidungsgewalt und Einfluss auf das Projekt. Es ist daher unumgänglich für die Stakeholder eine besondere Art der Kommunikation anzustreben, die sich genau auf deren Bedarf zuschneidet.

Sie wollen kurz und prägnant über die wichtigsten Entscheidungen und Fortschritte innerhalb des Projektes informiert werden und dies rechtezeitig und vor allem ohne aktive Nachfragen ihrerseits.

Die dafür am besten geeigneten Kommunikationsmittel sind mit Sicherheit schriftliche Projektstatusberichte und regelmäßige Treffen mit dem Projektteam. Der Bericht zeigt auf einen Blick den Stand des Projektes, die erbrachten Leistungen, die zu erledigenden Punkte und eine Abschätzung der noch offenen Aufgaben und das voraussichtliche Budget. Abweichungen sind sofort ersichtlich markiert und mit den entsprechenden Begründungen versehen.

In den regelmäßigen Treffen mit dem Projektteam werden Grundsatzentscheidungen besprochen und geklärt, die außerhalb des Handlungsspielraumes des Projektteams liegen. Hierbei ist vor allem auf eine akkurate Vorbereitung des Termins zu achten, so dass alle Informationen zur Entscheidungsfindung vorliegen und nicht erst recherchiert werden müssen.

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