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Informationsaustausch - wichtiges Erfolgskriterium beim Projektmanagement

Kommunikation im Projekt: oft unterschätzt

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Firmen zum Thema

Die Mitarbeiter

In vielen Projekten werden die Mitarbeiter nicht oder nur in geringem Maße eingebunden. Dies rächt sich spätestens bei der Einführung des im Projekt umgesetzten Zieles. Die Mitarbeiter sollen mit den neuen Gegebenheiten arbeiten, ohne genau zu wissen, wieso und weshalb beispielsweise ein Prozess oder Programm geändert wurde.

Kontinuierlicher Informationsfluss

Es ist notwendig den Mitarbeitern schon während der Projektphase den Grund, die Bedeutung und das Ziel des Projektes zu erläutern. Dies geschieht am sinnvollsten mit der umfassenden Informationsversorgung zu Beginn des Projektes und mit einem kontinuierlichen Informationsfluss während des Projektverlaufs.

Um dies sicherzustellen, sind neben dem Projektteam vor allem die Geschäftsleitung und die Abteilungsleiter gefordert. Es ist ihre Aufgabe, den Mitarbeitern die Wichtigkeit und die Ziele des Projektes zu erläutern und das Verständnis dafür zu fördern.

Besonders gut eignen sich dafür Firmen- oder Abteilungsversammlungen, an denen die wichtigsten Informationen aus dem Projekt weitergegeben werden. Unterstützendende Maßnahmen können ein Projekt-Newsletter per E-Mail oder Sprechstunden des Projektteams sein, an denen sich die Mitarbeiter bei Bedarf informieren können.

Zusammenfassung

Dies waren nur drei Beispiele für Einzelpersonen oder Gruppen innerhalb eines Projektes, mit denen kommuniziert werden muss. Sie zeigen aber die Notwendigkeit, sich von Beginn an mit dem Thema Kommunikation im Projekt auseinanderzusetzen.

Je früher Sie klare Strukturen und Leitlinien für die Kommunikation in Ihrem Projekt setzen und prüfen, wann Sie wen aus welchem Grund oder zu welchem Anlass informieren müssen, desto eher wird Ihr Projekterfolg eintreten und desto weniger wird der Fall eintreten, dass sich einzelne Mitarbeiter oder Gruppen missverstanden fühlen oder gar Ihr Projekt boykottieren.

Der Autor

Rainer Schramm, Projektmanager CRM beim Beratungsunternehmen itdesign.
Rainer Schramm, Projektmanager CRM beim Beratungsunternehmen itdesign.
(© itdesign GmbH)
Rainer Schramm ist Projektmanager für den Bereich CRM beim Beratungsunternehmen itdesign. Seit mehreren Jahren berät und unterstützt Rainer Schramm sehr erfolgreich Kunden bei der Einführung von CRM-Systemen. Neben der Betreuung des Kunden stehen auch die fachliche Beratung und die Unterstützung bei der Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Vordergrund.

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