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Informationsaustausch - wichtiges Erfolgskriterium beim Projektmanagement

Kommunikation im Projekt: oft unterschätzt

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Das Projektteam

Innerhalb des Projektteams ist das Aufkommen von Kommunikation mit Sicherheit am höchsten, so dass es neben einfachen grundlegenden Regeln vor allem auf den persönlichen Umgang der einzelnen Teammitglieder untereinander ankommt.

Es werden auf Grund der Masse der Informationen, die ausgetauscht werden, nahezu alle Kommunikationsmittel eingesetzt. Diese reichen von der E-Mail, über Kurznachrichten via Skype, Telefon- und Videokonferenz bis hin zu persönlichen Gesprächen und Teamsitzungen.

Dabei gilt: Je wichtiger die Information, desto wichtiger ist die Wahl des Kommunikationsmittels.

Beispielsweise reicht für eine kurze Rückfrage zum Status einer Aufgabe eine E-Mail, wohingegen bei der Diskussion von komplexen Sachverhalten das persönliche Gespräch gesucht werden sollte.

Kein Termin ohne Agenda und Protokoll

Eine weitere goldene Regel für jedes Team ist, dass es keinen Termin ohne Agenda und Protokoll gibt. Mit dieser simplen Regel umgehen Sie bereits viele Stolperfallen wie beispielsweise unklare Inhalte des Treffens, mangelnde zeitliche Planung oder gar ergebnislose Meetings. Außerdem werden die Ergebnisse gesichert und stehen für die spätere Nachbereitung und Abarbeitung der einzelnen beschlossenen Aufgaben bereits zur Verfügung.

Zudem empfiehlt es sich, auch immer einen Moderator zu bestimmen, der neben dem geplanten Ablauf des Termins den roten Faden im Auge behält und so Diskussionen abseits des vereinbarten Themas unterbindet.

Ein weiterer wichtiger Aspekt innerhalb des Projektteam ist die Aufnahme und Wiedergabe von Feedback zu einzelnen Themen oder Handlungen. Es wird immer zu Streitpunkten kommen, die mehr oder weniger emotional behandelt werden, so dass eine offene Kultur des Feedbacks unumgänglich ist. Dabei reicht es oft schon aus, wenn man die nachfolgenden Punkte beachtet.

So sollte die Rückmeldung immer zeitnah erfolgen. Eine lange Periode zwischen dem Vorfall und der daraus resultierenden Einschätzung ist absolut zu vermeiden. Ebenfalls sollte es als Chance verstanden werden, aus der sowohl der Feedback-Geber als auch der Empfänger etwas lernen können. Daher bereits im Vorfeld klären, ob das Gespräch erwünscht ist, oder noch besser aktiv nach einer Rückmeldung fragen. So wird eine positive Grundhaltung geschaffen, die für beide Seiten angenehm ist.

An diesem Punkt beginnt der Feedback-Geber mit klaren und präzisen Beobachtungen, die er als Ich-Botschaften formuliert. Ist er mit seinen Ausführungen fertig, so hat der Empfänger die Chance Verständnisfragen zu stellen oder aber die Situation zu beenden, indem er sich für das Gesagte bedankt. Nach der Unterhaltung sollte der Empfänger das Gehörte auf sich wirken lassen, um später für sich zu entscheiden, ob und was er von den Rückmeldungen annehmen und umsetzen will und was nicht.

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