Kosmetikhersteller setzt auf Cloud-only In sechs Wochen in die Cloud

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So stellt man sich eine echte Herausforderung vor: Ein 40-Millionen-Euro Unternehmen mit allen Kunden, Angestellten und Prozessen in nur sechs Wochen vollständig ausgründen und IT-seitig auf eigene Beine stellen.

Vor dieser Situation stand Randolf Lehmann-Tolkmitt, Geschäftsführer der Premium Cosmetics GmbH, als der von ihm geführte Unternehmensbereich als eigenständiges Unternehmen aus der Muttergesellschaft ausgegründet werden sollte. Naturgemäß war die IT neben weiteren Herausforderungen beispielsweise im Bereich Logistik oder Finance nur eines von vielen Themen bei der Ausgliederung, aber allen Beteiligten war auch klar: Ohne reibungslos funktionierende IT wird der Weg mehr als holprig.

„Wir haben uns in voller Fahrt aus der Muttergesellschaft abgekoppelt. Dazu mussten alle Anwendungen, Systeme und Clients vom ersten Tag an voll funktionsfähig sein und zuverlässig arbeiten“, erklärt Geschäftsführer Lehmann-Tolkmitt. Das vollständige IT-Setup, das innerhalb dieser sehr kurzen Zeitspanne aufgesetzt werden musste, umfasste alles, was man sich in einem modernen Unternehmen vorstellen kann. Von der klassischen Telefonie über Collaboration-Lösungen zu den individuellen Arbeitsplätzen, von den gemeinsamen Ablagen und Applikationen bis hin zu einem eigenständigen ERP-Mandanten in Microsoft Dynamics.

Wachstum abbilden und begleiten können

Die Premium Cosmetics bietet ein vielseitiges Programm rund um Kosmetik und Pflegeprodukte und kreiert unter anderem erfolgreiche Konzepte für Eigenmarken von Discountern und Drogeriemärkten. Dabei betreut sie den gesamten Prozess von der ersten Idee bis hin zu den fertigen Produkten. Kundenorientierung, Flexibilität und absolute Verlässlichkeit sind entscheidende Stärken des Unternehmens. Entsprechend hoch und dynamisch sind Anforderungen an die IT.

Mit dem klaren Ziel, schnell und international zu wachsen – für das laufende Jahr plant das Unternehmen einen Personalzuwachs um 50 Prozent – musste die neue IT-Infrastruktur nicht nur wirtschaftlich sein, sondern auch flexibel erweiterbar. Vor diesem Hintergrund war die Nutzung von Cloud-Technologie zur flexiblen Unterstützung des Wachstums und von Managed Services, um kein eigenes IT-Know-how vorhalten zu müssen, mehr als naheliegend.

Zuverlässiger Geschäftsbetrieb von Tag eins an

Premium Cosmetics lebt die Philosophie des schlanken Unternehmens. Logistik, Zahlungsverkehr und Buchhaltung sind outgesourct. Das neue IT-Setup sollte dementsprechend ebenfalls vollständig als Service bezogen werden. Das Unternehmen wollte dabei die Chance des Neuanfangs nutzen, um eine moderne und inspirierende Arbeitsumgebung wie in einem Start-Up zu schaffen und musste gleichzeitig sicherstellen, dass Prozesse und Kundenprojekte von Tag eins an perfekt laufen.

Premium Cosmetics unterstützt ihre Kunden in strategisch wichtigen Projekten in einem sehr harten Wettbewerbsumfeld. Vertraulichkeit und bestmöglicher Schutz von Daten und Kommunikation haben daher höchste Priorität. Flexibles Arbeiten – ob mobil, im Homeoffice oder remote – war schon vor der Pandemie unumgänglich.

Microsoft 365 bildet Kern des neuen IT-Setups

Das Microsoft Cloud-Portfolio erschien wie geschaffen für derartige Herausforderungen. Der Pforzheimer IT-Dienstleister abtis bot an, die Technologie als Managed Service schnell und zielgerichtet zum Einsatz bringen. Innerhalb weniger Tage wurde ein bestlastbares Konzept erstellt und die Datenübernahme aus der Muttergesellschaft – angefangen von den E-Mail-Postfächern über die Dateibestände bis hin zu den ERP-Daten – geplant.

Da lokal kein eigenes Rechenzentrum betrieben werden sollte, entfiel das mit Blick auf das dynamische Wachstum des Unternehmens durchaus komplexe Sizing eigener Server- und Storage-Hardware. So mussten nur die fehlenden Arbeitsgeräte für die Mitarbeitenden beschafft und die notwendigen Pakete als Cloud Services gebucht werden. In einem Workshop wurden die Key User für die neuen Technologien begeistert und ein kompaktes Schulungsprogramm etabliert. Zum Abschluss des IT-seitigen Carve-out wurden Daten und Dateien zum Stichtag von der Muttergesellschaft übernommen und der Hebel für das eigenständige Setup in der Cloud umgelegt.

Heute bildet der Microsoft 365 Stack bei Premium Cosmetics den Kern des neuen IT-Setups. Microsoft SharePoint als Ablage und Microsoft Teams als zentrales Kommunikationsmittel sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit. Der Austausch über Teams Channel hat dabei im Vergleich zu früher die E-Mail-Kommunikation deutlich reduziert. Die Leichtigkeit von Teams mit seiner unkomplizierten Art fördert nicht nur den Spaß bei der Arbeit, sondern vermittelt den Beschäftigten auch bei der teilweise großen räumlichen Trennung ein gutes Teamgefühl. Das flexible Arbeiten mit modernen Tools, die neue Möglichkeiten eröffnen, unterstützt das junge und innovative Employer Branding des Unternehmens.

Modernisierung der Kundenbetreuung

Vom ersten Tag an setzte Premium Cosmetics auch für die klassische und externe Telefonie mittels Direct Routing auf Teams. Dazu wurden virtuelle Session Border Controller in Azure aufgesetzt und mit PSTN SIP Trunks und dem Teams Phone System verbunden. So waren alle Mitarbeitenden sofort nach der Ausgliederung unabhängig vom Standort auch telefonisch für ihre Kunden erreichbar. Heute gehören Kundentermine als Teams-Meetings zum Tagesgeschäft und vermitteln einen ebenso persönlichen wie professionellen Eindruck in der Kundenbetreuung.

„Unser Team kann schnell und effizient agieren, sich rasch abstimmen und mit Professionalität die Kunden begeistern“, erläutert Lehmann-Tolkmitt die Vorteile des Modern Workplace.

Managed Services komplettieren den IT-Betrieb

Ein wesentlicher Baustein für den Erfolg des Projektes war die von abtis gebotene Möglichkeit, Microsoft 365 als Managed Service zu nutzen. Der IT-Dienstleister bietet Microsoft 365 in einem speziellen Mittelstandspaket unter dem Namen „Modern Secure Workplace“ als Managed Service an. Dabei übernimmt der IT-Dienstleister die Buchung und Konfiguration der notwendigen Microsoft Cloud-Services und betreut die Services kontinuierlich, übernimmt das Monitoring und bietet einen entsprechenden Help-Desk.

Der Modern Secure Workplace ergänzt zudem den Microsoft-365-Stack um wichtige Erweiterungen im Bereich Datensicherheit wie Backup und besonders wirksame Security-Mechanismen. So sorgt beispielsweise das Produkt Cylance KI-basiert für einen optimalen Schutz der Endpoints im Hintergrund, ohne die Nutzer bei ihrer Arbeit zu stören. Alle Ergänzungen des Microsoft Stacks sind in den Managed Service eingebunden.

Das Projekt hat eindrucksvoll gezeigt, dass Cloud-Services den internen Betrieb einer eigenen IT vollständig ersetzen können. Unternehmen werden so unabhängig von Software- und Hardware-Lebenszyklen mit ihren erheblichen Investitionen und damit deutlich flexibler. Jedoch sind die Konfiguration und Orchestrierung der Cloud-Services nicht trivial und nur von entsprechend geschultem IT-Personal leistbar. Richtig rund wird die Nutzung der Cloud-Dienste deshalb erst, wenn sie als Managed Service bezogen werden.

* Der Autor Bernd Hoeck ist IT-Experte und arbeitet als freier Journalist.

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