Anwender-Interview VIP Training

Erfolgreich mit ERP aus der Cloud

| Redakteur: Advertorial

Erfolgreich mit ERP aus der Cloud: Ein Digitalisierungsheld packt aus.
Erfolgreich mit ERP aus der Cloud: Ein Digitalisierungsheld packt aus. (Bild: Scopevisio)

Das Kölner Unternehmen VIP Training hat sich auf betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) spezialisiert. Mit einem ERP-System aus der Cloud kann der Dienstleister das Arbeiten an verteilten Standorten noch besser organisieren. Wie Geschäftsführer Bastian Schmidtbleicher dadurch zum Digitalisierungshelden wurde.

Mit über 30 Standorten zählt VIP zu den bundesweit größten Dienstleistern im Bereich betriebliches Gesundheitsmanagement. Die Gesundheits-Experten von VIP – darunter Sportwissenschaftler, Mediziner und Ernährungswissenschaftler – verbringen den größten Teil ihrer Arbeitszeit beim Kunden vor Ort.

Die Beratung in Sachen Gesundheit, Sport und Ernährung ist eine durch und durch analoge Angelegenheit. Seine Geschäftsprozesse hat Bastian Schmidtbleicher, Geschäftsführer von VIP, allerdings auf eine digitale Basis gestellt. Inzwischen liegt das gesamte Wissen des Unternehmens in der Cloud. Das hat den Vorteil, dass es jederzeit und überall für die Mitarbeiter zugänglich ist – in der Zentrale in Köln, beim Kunden vor Ort oder unterwegs. Dadurch können die Mitarbeiter einfacher gemeinsam an Projekten arbeiten.

Denn Bastian Schmidtbleicher ist überzeugt: Superman mag als Einzelner die Welt retten – doch Unternehmenserfolg wird im Team geleistet. In der Cloud kann das junge Unternehmen jetzt sein Wissen noch besser vernetzen und die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse weiter vorantreiben.

ERP aus der Cloud für DigitalisierungsHELDEN               

Warum haben Sie sich für eine Unternehmenssoftware aus der Cloud entschieden?

Bastian Schmidtbleicher: VIP Training wurde 2005 als Einzelunternehmung gegründet, seit 2012 sind wir eine GmbH. Seit unserer Gründung sind wir stetig gewachsen. Inzwischen besteht das Team aus 32 festen Mitarbeitern und 350 Experten im Netzwerk. Irgendwann ließen sich unsere Projekte nicht mehr mit Bordmitteln managen. MS Office, Mail und Telefon reichten einfach nicht mehr aus. Wir brauchten eine neue Art der Struktur und Planung. Zudem befand sich Unternehmenswissen fast nur in den Köpfen unserer Mitarbeiter. Das konnte nicht so bleiben. Es ist unser Anspruch, überall eine gleiche hohe Qualität zu liefern. Das ist nur möglich, wenn wir unsere Prozesse standardisiert abbilden - und zwar an allen Standorten.

Ergänzendes zum Thema
 
Software für Digitalisierungs-Helden

Wie funktioniert das in der Cloud?

Wir nutzen seit einem Jahr die Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio, die praktisch zu einem Teil unserer Organisationsstruktur geworden ist. Die Software setzen wir im Vertrieb, im Projektmanagement, in der Abrechnung und in der Buchhaltung ein. Insbesondere das integrierte Dokumentenmanagement ist für uns sehr wichtig, um unser Wissen zu dokumentieren und zu teilen. Wir legen digitale Projektakten an, in der alle Informationen, Dokumente und Mails gesammelt werden. Pro Tag verzeichnen wir 180-250 Änderungen an unseren Dokumenten und 80-90 in unseren Projekten. Um hier den Überblick zu behalten, braucht es ein integriertes System. Wir sichern unsere Qualität zudem durch standardisierte Prozesse. Sehr hilfreich ist es, dass viele kaufmännische Prozesse in der Software bereits vorgezeichnet sind, teils als Standard-Prozesse, teils auch individuell für uns angepasst. So reduzieren wir den administrativen Aufwand und sorgen für Kontinuität vor Ort.

Hatten Sie keine Bedenken in Sachen Cloud?

Ich bin davon überzeugt, dass hausgemachte Lösungen mit Servern im eigenen Unternehmen nicht sicherer sind als Cloud-Lösungen. Das gilt vor allem dann, wenn keine IT-Experten im Haus sind, die sich darum kümmern. Stellen Sie sich vor, unsere Server würden hier im Nebenraum stehen. Wie sieht es mit der Gefahr durch einen Einbruch aus? Wie mit der Beschädigung durch Naturgewalten? Deshalb war der Aspekt Sicherheit sogar ein Entscheidungskriterium pro Cloud. Zu unseren Kunden zählen große Unternehmen und Konzerne, darunter zum Beispiel die Postbank und die DHL-Gruppe. Die Maßnahmen unseres Cloud-Anbieters entsprechen dem Niveau an Datensicherheit und Datenschutz, das derartige Konzerne verlangen.

Stichwort Digitalisierung: Alles nur ein Hype?

Ganz im Gegenteil: Wer sich dem Thema verschließt, für den kann es in ein paar Jahren schwierig werden. Schon jetzt stehen kleine, agile Unternehmen in den Startlöchern, um große, etablierte Unternehmen zu überholen. Wenn Unternehmen zu spät beginnen, über Digitalisierung nachzudenken, setzen sie ihre Existenz aufs Spiel. Sie können dann nicht mehr flexibel auf derartige Angriffe reagieren. Aber: Man muss aber auch nichts überstützen. Eine Politik der kleinen Schritte ist hier ratsam. Die Digitalisierung macht Unternehmen zwar schneller – aber bis es soweit ist, braucht es tatsächlich Zeit. Manchmal kann es auch empfehlenswert sein, externe Partner einzubeziehen. Wir sind einen ähnlichen Weg gegangen. So haben wir unsere persönliche und individuelle Beratung mit Online-Gesundheits-Trainings kombiniert – und so die analogen mit den digitalen Services verknüpft. Wir nennen dieses Konzept „Blended Corporte Health“. Auf diese Weise haben wir unser Geschäftsmodell, das zuvor auf reinen Präsenzdienstleistungen basierte, digital erweitert.

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