FinOps und ITAM FinOps trifft ITAM: Acht Wege zur besseren Kostenkontrolle

FinOps-Teams managen Cloud-Kosten, ITAM-Teams verwalten IT-Assets – doch oft arbeiten sie isoliert. Dabei könnten sie gemeinsam noch viel mehr erreichen. Acht Szenarien zeigen, wie Unternehmen durch eine enge Verzahnung beider Disziplinen ihre IT-Ausgaben optimieren.

Fehlt ein solides Cloud-Finanzmanagement kommt die Cloud-Migration über kurz oder lang ins Stocken oder wird sogar komplett ausgebremst. Gartner geht im „Magic Quadrant for Cloud Financial Management Tools 2024“ davon aus, dass bis 2027 rund 90 Prozent der Unternehmen genau vor diesem Problem stehen. Effektive Praktiken zur Kostenkontrolle zu etablieren, ist jedoch alles andere als einfach. Tatsächlich sind gleich zwei verschiedene, sich ergänzende Ansätze gefragt: FinOps und IT-Asset-Management (ITAM).

FinOps und ITAM im Doppelpack

FinOps ist ein operatives Framework sowie eine kulturelle Praxis, die den Geschäftswert der Cloud maximiert. Das Konzept setzt auf umfassende Transparenz und kontinuierliches Monitoring sowie auf dynamische Kostenmodelle. Jeder einzelne Stakeholder wird dabei in die finanzielle Verantwortung genommen. Das drei Phasen-Modell von FinOps (Informieren, Optimieren, Betreiben) verläuft iterativ und lässt sich kontinuierlich anpassen.

Um die Cloud-Kosten managen zu können, versuchen FinOps-Verantwortliche zunächst einen Überblick über die Nutzung und den damit verbundenen Kosten von Cloud-Ressourcen zu verschaffen. In der zweiten Phase von FinOps geht es dann an die Optimierung: Wie effektiv wird die Cloud eingesetzt? Welcher Mehrwert entsteht für das Unternehmen? Und wo lassen sich Ausgaben sparen?

Auch für ITAM ist die Optimierung von IT-Ausgaben ein zentrales Thema. Darüber hinaus geht es den IT-Verantwortlichen auch darum, IT-Assets (zum Beispiel Software, Hardware) gemäß ihrer Lizenzanforderungen zu verwalten und überwachen, und zwar über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Ziel ist es, die Compliance sicherzustellen und die Effizienz der IT-Infrastruktur im Ganzen zu maximieren.

Verfolgen Unternehmen FinOps und ITAM als zwei isolierte Ansätze, können sie den ROI (Return on Investment) von IT-Assets kaum im vollen Umfang ausschöpfen. Arbeiten FinOps- und ITAM-Teams im Unternehmen allerdings zusammen, lässt sich eine ganzheitliche Bewertung der Kosten unter Berücksichtigung von Lizenzen, Bereitstellungsmodellen, Nutzung und technischem Mehrwert sicherstellen.

Welche Synergien sich im Detail ergeben, zeigen die folgenden acht Szenarien.

Szenario Nummer 1: Ressourcen und Lizenzen

Kosten und Lizenzen sind oft eng miteinander verknüpft. Wer bei der Optimierung die Feinheiten von Lizenzbestimmungen außen vor lässt, kann die Gesamtkosten nur ungenügend ermitteln. Der Wechsel auf Reserved Instances zum Beispiel mag aus FinOps-Perspektive beachtliche Einsparungen versprechen. Wenn die neue Instanz hingegen mit Änderung bei den Nutzungsrechten einhergeht, kann die vermeintliche Einsparung schnell zur Kostenfalle mutieren.

Auch die Bereitstellung ist ein wichtiger Faktor. Eine Datenbank lässt sich in unterschiedlichen Umgebungen zwar mit ähnlichen Konfigurationen installieren, die Kosten können jedoch je nach Deployment unterschiedlich hoch ausfallen. Die Zusammenarbeit und Feinabstimmung zwischen ITAM und FinOps ist also unerlässlich, um die richtige Balance zu finden und tatsächlich effektive Entscheidungen zu treffen.

Szenario Nummer 2: Kosten pro Einheit

Unit Economic ist eine Methode, um festzustellen, wie gut ein Unternehmen seine FinOps-Ziele erreicht. Sie hilft FinOps-Teams, das Wachstum der Cloud-Ausgaben mit dem Gesamtwachstum des Unternehmens in Beziehung zu setzen und den Gewinn auf der Grundlage objektiver Kennzahlen zu optimieren. Das Prinzip der „Kosten pro Einheit“ lässt sich auf verschiedene Metriken anwenden, zum Beispiel auf einen Anwender oder einen bereitgestellten Service beziehungsweise Funktion.

Die Zusammenarbeit mit dem ITAM ist bei der Berechnung der Stückkosten von entscheidender Bedeutung. Durch die Einbeziehung der Lizenzkosten in die Berechnung wird sichergestellt, dass alle Aspekte des Cloud-Managements berücksichtigt sind, was die Transparenz und Kostenoptimierung fördert.

Szenario Nummer 3: Chargeback-Prozesse

Ein Kernelement von FinOps besteht darin, die Cloud-Kosten den jeweiligen Verbrauchern wie Teams, Projekten oder Geschäftseinheiten zuzuordnen (Chargeback). Das sorgt für Transparenz, eine genaue Rückverfolgung und klar definierte Verantwortlichkeiten. Das ITAM kann dabei gewährleisten, dass Lizenzkosten korrekt in den Rückbelastungsprozess eingebunden werden.

Darüber hinaus verfügt das ITAM im Idealfall bereits über eine etablierte Tagging-Strategie, die in ihren Grundzügen mit dem Cloud-Tagging übereinstimmen sollten. Eine Absprache, um die Ausgaben richtig zuzuordnen, macht also auch hier Sinn.

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Szenario Nummer 4: Einheitliche IT-Asset-Daten

Einheitliche und saubere IT-Asset-Daten sind grundlegend für das Management von IT-Ressourcen – egal ob in der Cloud, bei SaaS (Software-as-a-Service) oder On-Premises. FinOps sammelt und speist Daten zur Cloud-Nutzung und Kosten aus verschiedenen Quellen (zum Beispiel Cloud Service Provide; kurz: CSP), internen Systemen oder Drittanbieter-Tools) in eine zentrale Plattform oder ein Analysewerkzeug. Die Normalisierung dieser Daten schafft eine konsistente und vergleichbare Grundlage, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen und automatisierte Workflows zu etablieren.

Das ITAM verfügt in der Regel bereits über umfassende IT-Asset-Daten. Zudem finden sich im IT-Asset-Management feste, unternehmensweite Definitionen und Standards zur Cloud- und Lizenzterminologie, die es für FinOps zu berücksichtigen gilt. Das Ziel lautet, die Daten unter einer Ansicht zu konsolidieren, denn nur so lassen sich Optimierungspotenziale für beide Bereiche klar erkennen.

Szenario Nummer 5: Durchdachte Cloud Migration

Die Migration von Workloads in die Cloud gehört in vielen Unternehmen zu den Top-Initiativen. IT-Verantwortlichen macht insbesondere der Kostenvergleich von Cloud und On-Premises Kopfzerbrechen. FinOps-Teams springen hier ein und helfen, die Kosten vorab zu kalkulieren und sie während und nach der Migration zu optimieren.

Parallel dazu überprüft das ITAM den Lizenzierungsbedarf für neue Workloads und stellt sicher, dass die erforderlichen Lizenzen vorliegen. Darüber hinaus prüfen die IT-Manager die Kompatibilität mit bestehenden IT-Assets und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor (zum Beispiel Reharvesting, Ausmusterung unnötiger Lizenzen). Das sorgt für eine reibungsfreie Cloud-Migration ohne versteckte Kosten oder bösen Überraschungen.

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Szenario Nummer 6: Aufbau einer Cloud-Governance

Immer häufiger trifft man in Unternehmen auf ein dediziertes Cloud-Team oder ein Cloud Center of Excellence (CCOE). FinOps-Teams sind häufig auch dort angesiedelt und kümmern sich gemeinsam mit den dortigen Mitgliedern um die Cloud-Governance. Cloud-Initiativen werden nach klar definierten Richtlinien geprüft, gesteuert und optimiert.

Auch das ITAM folgt bei der Verwaltung und Überwachung von IT-Assets internen Vorgaben und Best Practices und definiert Aktionen. Die Abstimmung zwischen den Teams schafft nicht nur eine einheitliche Governance, sondern sorgt auch für die Durchsetzung im Unternehmen.

Szenario Nummer 7: Etablierung einer FinOps-Kultur

FinOps ist nicht einfach nur eine neue Richtlinie oder ein neues Tool. Der Ansatz setzt einen Wandel in der Unternehmenskultur und im IT-Management voraus. Die unternehmensübergreifende Kollaboration zwischen Abteilungen, Teams und Stakeholder ist hierbei eine wichtige Säule. ITAM und FinOps können hier als Beispiel vorangehen und entsprechende Prozesse aufbauen.

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Szenario Nummer 8: Workshops und Schulungen

Eine wichtige Rolle für die Etablierung einer FinOps-Kultur übernehmen zudem Schulungsprogramme und Workshops, in denen die Beteiligten gegenseitige Abhängigkeiten und Überschneidungen der Rollen und Aufgaben ausloten. In manchen Fällen kann es sich lohnen, diese Trainings gemeinsam mit ITAM durchzuführen, um neben dem Cloud-Kostenmanagement auch Softwarelizenzierung und Compliance zu behandeln.

Ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Sprache können viel zu einer offenen Kommunikation sowie zum Erfolg der Optimierungsmaßnahmen beitragen.

Fazit

Die Kosten für die Cloud steigen seit Jahren und haben mit dem wachsenden Einsatz von KI-Lösungen an neuer Dynamik gewonnen. Und dennoch: Laut dem Flexera IT Priorities 2025 Report führen gerade einmal 13 Prozent der IT-Führungskräfte die Cloud-Kostenoptimierung beziehungsweise FinOps auf ihrer Agenda als Priorität an. Hier besteht noch viel Potenzial zur Optimierung – insbesondere im Zusammenspiel mit ITAM.

* Der Autor Brian Adler ist Senior Director of Cloud Market Strategy bei Flexera.

Bildquelle: Flexera

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