Neue Funktionen für Personalakte, Vertragsmanagement und Business Lounge ECM mit integrierter Dokumenterstellung

Forcont Business Technology erweitert sein Enterprise Content Management-Module Personalakte, Vertragsmanagement und Business Lounge um die Komponenten Dokumenterstellung und Zusatzfelder.

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Forcont Business Technology, Softwarehaus aus Leipzig, baut den Funktionsumfang seiner Enterprise Content Management-Lösungen aus. Damit möchte der ECM-Spezialist Arbeitsabläufe im Unternehmen vereinfachen und beschleunigen. Neu sind die Funktionen Dokumenterstellung und Zusatzfelder, die die Module Personalakte, Vertragsmanagement und Business Lounge erweitern. Außerdem sollen die neuen Features für Lösungen bereitstehen, die auf die Software Forcont Factory FX aufbauen. Mit der Erweiterung Dokumentenerstellung möchte Forcont Anwendern die Möglichkeit bieten, Dokumente direkt in der Anwendung zu erstellen; das Feature Zusatzfelder soll eine individuelle Anpassung von Dokumenten möglich machen.

Dokumenterstellung

Mit der Erweiterung Dokumenterstellung integriert Forcont den Einsatz von Word-Dokumenten in die hauseigenen ECM-Anwendungen. Die Dokumente lassen sich laut Anbieter automatisch mit Inhalten füllen, weiterleiten oder ablegen. Somit spart sich der Anwender einen externen Arbeitsschritt, da das Dokument nicht separat erstellt und später in die ECM-Lösung eingebunden werden muss.

Der Anbieter nennt in diesem Zusammenhang das Beispiel Personalakte: „Die Personalabteilung kann zum Beispiel direkt aus der elektronischen Akte heraus eine Arbeitsbestätigung erstellen. Dabei füllt die Anwendung die jeweiligen Platzhalter aus der Word-Vorlage – Name des Mitarbeiters, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Personalnummer etc. – automatisch aus. Der Nutzer legt die Arbeitsbestätigung als Dokument in der Personalakte an und kann sie über diese auch direkt an den betreffenden Mitarbeiter versenden.“

Zusatzfelder

Neben der Dokumenterstellung hat Forcont für seine ECM-Lösungen noch das Feature Zusatzfelder angekündigt, mit dem Dokumente individueller verschlagwortet werden können. Mit den bisherigen Standardfeldern war es Anwendern möglich, ein Dokument beim Anlegen einfach zu klassifizieren. Beispielsweise mit einem Titel, der Dokumentart und dem verantwortlichen Mitarbeiter.

Nun können Anwender die Erweiterung Zusatzfelder nutzen, um ein Dokument mit weiteren Feldern zu ergänzen. So wird zum Beispiel die Suche noch Dokumenten erleichtert und kann individuell an ein Unternehmen angepasst werden. „Beispielsweise können Nutzer des digitalen Vertragsmanagements die Klassifizierung ihrer Verträge dadurch verfeinern, dass sie bei Verträgen des Typs Mietvertrag zusätzliche Pflichtfelder für die Adresse des betreffenden Mietobjekts einrichten“, so Forcont.

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