Scopevisio-Vorstand über die Flexibilisierung der Arbeit

Digitalisierung der Arbeit - Chancen und Herausforderungen

| Autor / Redakteur: Michael Rosbach* / Florian Karlstetter

Herausforderungen der digitalen Transformation und Veränderungen in der Unternehmenskultur.
Herausforderungen der digitalen Transformation und Veränderungen in der Unternehmenskultur. (Bild: gemeinfrei (dozemode / pixabay) / CC0)

Die Digitalisierung der Arbeit ist eine ganzheitliche und gesellschaftspolitische Aufgabe, die nur dann erfolgreich sein wird, wenn Politik, Wirtschaft und die Verbraucher Hand in Hand arbeiten. Langfristig stellt die digitale Transformation alle klassischen Konzepte von Arbeits- und Geschäftsmodellen sowie Wertschöpfungsketten auf den Kopf.

Homeoffice, mobiles Arbeiten, Desk Sharing, Co-Working-Spaces, Design Thinking, Scrum und viele mehr: Sie sind allesamt Ausdrucksformen der Flexibilisierung der Arbeit – ermöglicht und beeinflusst vor allem durch eine entsprechende Unternehmenskultur. Hinzu kommen moderne Methoden, neue Technologien und eine großen Bandbreite an digitalen und über das Internet verfügbaren Lösungen.

Das fängt beim Smartphone an und reicht über komplexe Unternehmens- oder Branchensoftware in der Cloud bis hin zu modernen Gestaltungselementen für Arbeitsplätze, etwa dem Tagesrhythmus angepasste Beleuchtungskonzepte. Welche Art der Unternehmenskultur ist notwendig? Welche Tools helfen Firmen, neue Arbeitsformen umzusetzen – neben Klassikern wie der Telefonkonferenz? Welche Rolle spielen die Cloud und Automatisierungen in der modernen Arbeitswelt? Und welche Eigenschaften muss der Mensch mitbringen, um in einer digitalisierten Welt zu bestehen?

Die Unternehmenskultur und Arbeitsweise müssen zusammen passen

Firmen, die moderne Arbeitsplatzkonzepte umsetzen wollen, bewegen sich zwischen zahlreichen Spannungsfeldern. Etwa zwischen dem Wunsch der Mitarbeiter nach mehr Freiheit und dem dazu notwendigen Vertrauen auf Seiten der Vorgesetzten. Ebenso muss das Verhältnis an Eigenverantwortung und Führung passen. Einige fragen sich: Verlieren Unternehmen nicht die Kontrolle, wenn sie ihren Mitarbeitern mehr Freiheit zugestehen?

„Meine Erfahrung ist eine ganz andere, und zwar eine sehr positive“, sagt dazu Bernhard Seidl, CFO von Discovergy, dem führenden Komplettanbieter von Smart-Metering-Lösungen und Dienstleistungen für Privat- und Gewerbekunden in Deutschland. Discovergy setzt auf verteilte Arbeitsplatzmodelle mit einem hohen Maß an Selbstbestimmung. Seidl selbst sitzt als einer der drei Geschäftsführer im Homeoffice.

„Auch bei uns gibt es Kontrolle. Sie entsteht aber nicht durch eine übergeordnete Kontrollinstanz, sondern richtet sich am Ergebnis aus. Das heißt: Wenn ein Ergebnis nicht passt, entsteht automatisch Druck im Team, das sich dann selbst reguliert. Ohne Druck von oben, sondern auf einer Ebene. Mein Eindruck ist, dass Mitarbeiter motivierter sind, wenn sie mehr Freiheit haben und mehr Verantwortung übernehmen, die sie sich aber wiederum im Team besser teilen können.“

Dass die Flexibilisierung der Arbeit einen positiven Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung hat, davon ist auch Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach überzeugt: „Dabei sollte jeder Mitarbeiter entscheiden können, wie viel Flexibilität er benötigt, um einerseits produktiv zu sein und um andererseits eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu haben.“

Tools und Methoden

Damit eine flexible Arbeitsweise funktioniert, brauchen Unternehmen zudem entsprechende Tools und Methoden. Welche, hängt ganz individuell von der Unternehmenskultur, Organisation und dem Einzelzweck ab. Wichtig jedoch ist, dass die Tools unternehmensweit und einheitlich eingesetzt werden und die Unternehmenskultur in idealer Weise unterstützen. Wenn es um die Informationsbeschaffung geht, gilt zum Beispiel die Maxime: Push ist besser als Pull.

Der Telekommunikationsanbieter sipgate etwa verfolgt im Rahmen seiner agilen Organisationsentwicklung eine strenge Push-Strategie. Wer das Unternehmen betritt, dem fallen die vielen analogen kleinen Zettel an den Wänden auf, mit denen sich sipgate organisiert. Die Idee dahinter: Jeder soll ganz einfach sehen können, woran jemand arbeitet und was ihn beschäftigt. In jedem Teamraum gibt es deshalb ein Taskboard, auf dem die Aufgaben des Teams auf Stickies notiert verschiedene Stationen von To-do bis Done durchlaufen. So ist der aktuelle Stand aller Aufgaben sofort sichtbar. Auch die wichtigen Unternehmenszahlen hängen für alle sichtbar aus.

Eine Push-Strategie lässt sich auch mit Cloud-Unternehmenssoftware umsetzen, etwa wenn Mitarbeiter Regeln für Notifications einrichten. Dann informiert die Software automatisch über Zahlen, Umsätze, Aktivitäten oder was immer für den jeweiligen Mitarbeiter passend ist – auf dem bevorzugten Informationskanal wie E-Mail, Twitter, Slack oder anderen. Wer an verteilten Standorten arbeitet, braucht zudem ein effizientes Wissensmanagement. „Wissensmanagement in verteilten Organisationen ist fundamental“, erläutert Bernhard Seidl. „Wir nutzen dazu ein Cloud-Dokumentenmanagement als zentrales Repository für Verträge, Belege, Fragebögen, HR-Unterlagen und so weiter. So können alle Mitarbeiter an allen Standorten auf wichtige Dokumente zugreifen.“

Neue digitale Plattformen verändern die Zusammenarbeit

Nicht nur die Zusammenarbeit innerhalt eines Unternehmens verändert sich radikal, sondern auch zwischen Unternehmen. Unter den Mandanten von Dr. Marcus Staub, Steuerberater, Diplom-Kaufmann, Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.) in der Kanzlei Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB, gibt es zum Beispiel viele Unternehmen, die für große Konzerne als Zulieferer oder Dienstleister arbeiten. „Derzeit haben diese noch keinen wirklichen Leidensdruck im Bereich der Digitalisierung, denn dort laufen viele Prozesse noch analog über Papier. Das wird sich in den kommenden Jahren aber drastisch ändern. Dann werden die großen Konzerne integrierte digitale Plattformen haben, über die sie Ausschreibungen, Aufträge, Rechnungen und vieles mehr steuern. Eine Anforderung bei Ausschreibungen wird dann eben sein, einen nahtlosen digitalen Prozess hinzubekommen. Wer das nicht kann, fliegt aus der Ausschreibung raus. Unsere Mandanten werden also gezwungen sein zu digitalisieren. Und wenn der Mittelstand dann mit den großen Konzernen digital zusammenarbeitet, wird der nächste Schritt sein, dass auch mittelständische Firmen untereinander digital kollaborieren. Und am Schluss werden auch die kleinen Unternehmen nachziehen.“

Wie sieht das dann in der Praxis aus? „Wenn wir mit unseren Mandanten gemeinsam ein Digitalisierungsprojekt umsetzen, dann gehen wir ganz tief in die Prozesse unserer Mandanten rein. Das Ziel ist, eine digitale Basis zu schaffen, mit der unsere Mandanten und wir gemeinsam digital arbeiten können. Ohne Papier, ohne Medienbrüche, ohne großen Aufwand und natürlich nach den gesetzlichen Vorschriften. Und das ist ein Spagat, der auf beiden Seiten viel Kraft erfordert“, erläutert Birgitta Bruder, Steuerberaterin und Partner der Kanzlei Laufenberg Michels und Partner mbB. Um eine solche digitale Prozesslandschaft implementieren zu können, bedarf es neuartiger, moderner und kollaborativer Lösungen. Eine solche ist etwa die Cloud-Unternehmenssoftware Scopevisio oder die Cloud-Kanzleisoftware der Bonner Legalvisio. Sie will anwaltliche Verfahren, Prozesse und Schriftsätze zu einem hohen Grad automatisieren. Sie wurde durch Anwälte entwickelt und vereinfacht die Mandatsbearbeitung in einem bislang einmaligen Workflow: Digitale Dokumente lassen sich direkt verfügen oder unmittelbar an den Mandanten weiterleiten. Mit nur einem Knopfdruck werden Mandant, Rechtsschutzversicherung und die Gegenseite gleichzeitig angeschrieben.

Michael Rosbach, Vorstand der Scopevisio AG.
Michael Rosbach, Vorstand der Scopevisio AG. (Bild: Scopevisio)

Digitalisierung der Arbeit ist gesellschaftspolitische Aufgabe

Die Digitalisierung der Arbeit ist jedoch mehr als Belege zu scannen oder Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Sie ist eine ganzheitliche und gesellschaftspolitische Aufgabe, die nur dann erfolgreich sein wird, wenn Politik, Wirtschaft und die Verbraucher Hand in Hand arbeiten. Langfristig stellt die digitale Transformation alle klassischen Konzepte von Arbeits- und Geschäftsmodellen sowie Wertschöpfungsketten auf den Kopf. Und der Mensch dabei? Er muss die Fähigkeit haben, die Veränderungen mit zu gehen. Veränderungsfitness gehört daher zu den wichtigsten Zukunfts-Skills für Mitarbeiter.

* Michael Rosbach, Vorstand der Scopevisio AG

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