IT-Awards 2021 Die beliebtesten Anbieter von Filesharing & Collaboration 2021

Autor / Redakteur: Martin Hensel / Elke Witmer-Goßner

Die COVID-19-Pandemie kam, um zu bleiben – zumindest bislang. Viele Unternehmen mussten deshalb abseits von Notlösungen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter auch auf Dauer möglichst unkompliziert und sicher Daten austauschen und zusammenarbeiten können.

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Die Pandemie hat den Markt für Filesharing- und Collaboration-Tools angetrieben – besonders nachgefragt sind inzwischen Lösungen für „Enterprise File Sync and Storage“ (EFSS).
Die Pandemie hat den Markt für Filesharing- und Collaboration-Tools angetrieben – besonders nachgefragt sind inzwischen Lösungen für „Enterprise File Sync and Storage“ (EFSS).
(Bild: Gerd Altmann / Pixabay )

Die Lage in der Pandemie hat sich etwas entspannt. Trotz der Umstände haben die meisten Unternehmen den Spagat zwischen dem Schutz ihrer Mitarbeiter und der Weiterführung ihrer Geschäftstätigkeiten gemeistert. Dennoch ist die Arbeit aus dem Home Office oder per Fernzugriff nach wie vor gängig. Dementsprechend erfreuen sich auch Filesharing- und Collaboration-Tools nach wie vor hoher Beliebtheit.

Die Bandbreite der genutzten Tools ist vielfältig: Neben den Klassikern E-Mail und Telefon kommen vor allem Messaging- und Videoplattformen sowie UCC-Lösungen („Unified Communciations & Collaboration“) zum Einsatz. Letztere gehen nahezu fließend in EFSS-Systeme („Enterprise File Sync and Storage“) über.

Sicherer Zugriff von jedem Ort aus

EFSS-Systeme sind darauf ausgelegt, den Anwendern sicheren und Compliance-konformen Zugriff auf Unternehmensdaten zu ermöglichen. Dies gilt für Daten, die in der Public Cloud, in hybriden Umgebungen oder auch auf On-Premises-Hardware gespeichert sind. Der Zugriff wird über Clients realisiert, die beispielsweise auf Notebooks, Smartphones oder Tablets installiert sind. Sie sorgen dafür, dass die Anwender sicher auf die für sie relevanten Daten zugreifen können.

Der Funktionsumfang von EFSS-Systemen ist umfangreich. Sie ermöglichen etwa die Versionierung von Dokumenten, bieten Kommentarfunktionen und ermöglichen die Workflow-Verwaltung. In bestehende Umgebungen werden die Lösungen über APIs oder Plug-ins integriert. Für Sicherheit sorgen beispielsweise Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Data Loss Prevention (DLP), Authentifizierung, Containerisierung und Policies zur Zugriffssteuerung.

Vorteile für Unternehmen

Der Einsatz von EFSS-Systemen verhindert, dass die Mitarbeiter auf ihnen bekannte Consumer-Tools zurückgreifen, die außerhalb der Kontrolle der Firmen-IT liegen. Unternehmensdaten bleiben damit stets vollständig unter Kontrolle und werden nicht unvorsichtig über Dritte geteilt. Dies ist insbesondere hinsichtlich von Datenschutzvorgaben wie etwa der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von Bedeutung. Sie gibt etwa vor, dass Unternehmen die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von persönlichen Daten vollständig nachvollziehbar und belegbar gestalten müssen. Ein Server-Standort innerhalb der EU ist ebenfalls vorgeben. EFSS-Systeme ermöglichen die Einhaltung dieser Regeln, da sie den Einsatz entsprechender Clouds gestatten oder die Daten im firmeneigenen Rechenzentrum belassen.

Für zusätzliche Sicherheit sorgen Möglichkeiten wie eine Remote-Löschfunktion, die Sperre von Geräten oder Black- und Whitelisting. Je nach Lösung lässt sich die Aktivität der Anwender in Echtzeit überwachen und auditieren. Ablaufdaten für Dateien sowie Zugriffsbeschränkungen und Autorisierungsrichtlinien sorgen dafür, dass Nutzer auf für sie relevante Informationen Zugriff erhalten.

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Vorteile für Anwender

Die Endanwender bemerken von alledem kaum etwas. Aktuelle EFSS-Systeme bieten einen ähnlichen Komfort wie gängige Public Clouds und lassen sich unkompliziert bedienen. Im Gegensatz zum oft unübersichtlichen Sammelsurium aus Versionen, Kopien und Bearbeitungsständen einzelner Dateien in früheren Zeiten, ist nun die gemeinsame Bearbeitung einer Datei in Echtzeit möglich. Geht etwas schief, lassen sich dank der Versionierung frühere Dateistände wiederherstellen.

Zudem können die Anwender dank B- und CYOD- („Bring/Choose Your Own Device“) sowie COPE-Initiativen („Company-Owned, Personally-Enabled“) ihre Arbeitsmittel oftmals selbst auswählen. Sie sind nicht mehr auf ein einzelnes, firmeneigenes Endgerät festgelegt und können im Grunde von jedem beliebigen Standort aus auf ihre benötigten Dateien und Informationen zugreifen.

Blick in die Zukunft

Die Pandemiefolgen treiben auch den Markt für EFSS-Lösungen an. Laut den Marktforschern von Global Industry Analysts lag das globale Marktvolumen im vergangenen Jahr bei 4,3 Milliarden US-Dollar. Bis 2026 wird ein Anstieg auf 15,6 Milliarden US-Dollar erwartet, was einer jährlichen Wachstumsrate („Compound Annual Growth Rate“, CAGR) von 23,6 Prozent entspricht. Für den deutschen Markt erwarten die Experten für den gleichen Zeitraum ein Wachstum von 16,7 Prozent.

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