Office-365-Migration

Der Weg in die Cloud muss gut geplant sein

| Autor / Redakteur: Stefan Schachinger* / Elke Witmer-Goßner

Gut Ding will Weile haben. Das gilt auch für die Umstellung lokaler Anwendungen auf den Cloud-Dienst Office 365 von Microsoft.
Gut Ding will Weile haben. Das gilt auch für die Umstellung lokaler Anwendungen auf den Cloud-Dienst Office 365 von Microsoft. (Bild: Barracuda Networks)

Heute laufen rund 31 Prozent aller weltweit geschäftlich genutzten cloud-basierten Mailboxen über Microsoft Exchange. Die Analysten von Osterman Research schätzen, dass sich die Marktdurchdringung von Office 365 allein im Zeitraum von 2015 bis 2017 mehr als verdoppelt haben wird.

Für Unternehmen lohnt es sich vor allem aus zwei Gründen, ihre Postfächer nach Office 365 auszulagern: einerseits entfallen die Kosten für Exchange-Server, andererseits sinkt der Administrationsaufwand erheblich. Außerdem erfüllt der als Full-Feature-Plattform entwickelte Microsoft-Dienst die Anforderungen der meisten Nutzer, ohne dass individuelle Anpassungen nötig wären. Die Multi-Tenancy-Architektur erlaubt es, von überall und von jedem Gerät aus auf Daten und E-Mails zugreifen zu können.

Mehr als ein Software-Upgrade

Die Entscheidung für einen Wechsel zu Office 365 reduziert nicht nur die Gesamtausgaben, sondern erlaubt eine viel genauere Planung der laufenden Kosten. Auch wenn sich durch technische Probleme verursachte Mehrkosten nicht komplett vermeiden lassen, liegt der Großteil solcher Ausgaben dennoch bei Microsoft als verantwortlichem Cloud-Dienstleister.

Ein weiterer Vorteil von Office 365 ist die einfache Integration von Microsofts Collaboration-Tools wie etwa Sharepoint, Yammer oder Skype. Ganz allgemein gilt, dass es für IT-Verantwortliche einfacher ist, die E-Mail-Infrastruktur innerhalb von Cloud-Umgebungen über ein simples Web-Interface anzupassen, um Nutzer-Accounts bequem hinzuzufügen oder zu entfernen. Ein in die Cloud ausgelagertes E-Mail Backend sorgt für zeitliche Flexibilität bei den IT-Teams, die sie für die Entwicklung oder Unterstützung von wertvollen Zusatzdiensten nutzen können.

Unternehmen, die mit Office 365 den Schritt in die Cloud planen, müssen sich bewusst machen, dass es sich dabei um einen komplexen Migrationsprozess der Infrastruktur handelt – keineswegs um ein schlichtes Software-Upgrade. Kein einfaches Unterfangen, gilt es doch, einige tückische Klippen zu umschiffen. Denn Arbeitstools und -praktiken ändern sich ebenso wie Serverfunktionen. Ganz abgesehen von der erforderlichen größeren Bandbreite für Cloud-Umgebungen.

PST-Dateien und Bestands-E-Mails migrieren

Schon sehr lange werden im Geschäftsbetrieb PST-Dateien genutzt, die heutzutage auf Endgeräten der Mitarbeiter oder den Unternehmensservern verteilt sind. Unzureichend kontrollierte Daten in PST-Dateien bergen ein hohes Haftungsrisiko. Rechtlich sensible Dateien migriert Microsoft nicht automatisch nach Office 365.

Die schiere Menge an verstreuten Daten stellt eine immense Herausforderung für jeden IT-Verantwortlichen dar. Geschätzt verfügt jeder Nutzer über durchschnittlich drei bis fünf dieser Container-Dateien, jede ein bis zwei Gigabyte groß. Für Unternehmen bedeutet dies unter Umständen eine bis zu viermal längere Migrationszeit für den Wechsel der PST-Dateien zu Office 365 als ursprünglich veranschlagt.

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