Tarox führt neues Modul für ECM-Software ein

Datenschutz-Suite erleichtert DSGVO-konforme Dokumentenverwaltung

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Im Zuge der DSGVO muss die Archivierung von Dokumenten zwingend revisionssicher erfolgen.
Im Zuge der DSGVO muss die Archivierung von Dokumenten zwingend revisionssicher erfolgen. (Bild: © vege - stock.adobe.com)

Der IT-Lösungsanbieter Tarox erweitert seine ECM-Software Tarox Smart Documents um eine Datenschutz-Suite. Unternehmen sollen damit alle verlangten Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mühelos erfüllen können. Mit Hilfe der Softwareerweiterung können Anwender die gesamte Dokumentation, wie etwa der Nachweise, zu einem digitalen Prozess transformieren, der sicher und komfortabel verwaltbar sein soll. Auf Wunsch stellt Tarox seinen Kunden aber auch externe Datenschutzbeauftragte zur Seite.

Das Leistungsspektrum der Enterprise-Content-Management-Lösung umfasst bisher fünf TDS-Module inklusive Business-Apps, mit denen sich einzeln oder verknüpfbar das digitale Aktenmanagement rund um Kunden, Lieferanten, Personal, Vertrag und Fuhrpark handhaben lässt, viele Arbeitsschritte sogar automatisiert, was Zeit und Aufwand spart. Die Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements bis hin zur revisionssicheren Archivierung soll jetzt auch die neue Datenschutz-Suite mitbringen. „Unsere neue Datenschutz-Suite erleichtert enorm, in jedem Unternehmen rechtssicher DSGVO-Konformität umzusetzen“, verspricht Alexander Linnemann als verantwortlicher Bereichsleiter Consulting der Tarox AG. Mit der Einführung des neuen Moduls begegne das Unternehmen aus Lünen dem steigenden Bedarf und der großen Nachfrage im Mittelstand.

Wie schon die vorherigen Module nutzt auch die Datenschutz-Suite fertige Akten-Strukturen für eine schnelle und bequeme Bearbeitung der Dokumente. Das Programm lässt sich nach gerade einmal fünfminütiger Installation als gekauftes Softwarepaket oder gemietete Cloud-Lösung nutzen. Die TSD-Software arbeitet mit intuitiver Benutzeroberfläche und erlaubt das gezielte Verarbeiten und Verwalten der digitalisierten Dokumente direkt nach Anlage im zentralen Posteingang. Burkhard Hinz, Senior Consultant der Tarox ECM GmbH und kreativer Kopf hinter der Konzeption, ist selbst schon seit vielen Jahren als Datenschutzbeauftragter tätig. Er hat deshalb bei der Entwicklung der neuen Suite besonders darauf geachtet, dass auch DSGVO-Laien von der einfachen Handhabung profitieren.

Besonders für KMU ist das gesamte ECM-System interessant, weil es sich flexibel am Bedarf kleiner und mittlerer Unternehmen anpassen lässt und auch branchenspezifische Lösungen inklusive individueller Besonderheiten lassen sich schnell umsetzen. Mit der Datenschutz-Suite lassen sich zudem direkt oder schrittweise verschiedene Mandate und Standorte von Mittelständlern im deutschsprachigen Raum verwalten.

Das Tarox-Team hat sich zur Umsetzung der DSGVO bei der Software an der VdS-Richtlinie 10010 orientiert, die alle maßgeblichen Anforderungen berücksichtigt. Neue Informationen wie rechtliche Fortschreibungen werden automatisch aktuell in die Software eingespeist. Ein übersichtliches Dashboard soll Fachleuten wie Anfängern entgegenkommen. Via Stichwortsuche, Priorisierung und revisionssichere Versionenanzeige sind Vorgänge konform aufrufbar, zu bearbeiten oder automatisiert fortzuführen. Das Ordner-Verzeichnis enthält neben den Verfahren zur DSGVO viele weitere Rubriken etwa zur externen Verarbeitung durch Auftragnehmer, über übergreifende IT-Sicherheitskonzepte oder für Unterweisungen von Mitarbeitern oder für Betroffenen-Rechte von der ersten Anfrage bis zur Auskunftserteilung.

Tarox legt Wert darauf, dass alle Anwender auf dem System ausführlich geschult werden. Selbst DSGVO-Unerfahrene sollen so den professionellen Umgang mit der Datenschutz-Suite lernen, die allerdings auch als Experten-Tool für professionelle Datenschutzbeauftragte geeignet ist. Neben eigenen Fachleuten bei Tarox greift der IT-Lösungsanbieter auf ein bundesweites Netzwerk aus nahezu einhundert geschulten Datenschützern zu, die allesamt schon mit der Software arbeiten. Aus diesem Pool können Unternehmen auf Wunsch auch ihren eigenen externen Datenschutzbeauftragten buchen und jedes Risiko minimieren, um hohen Geldstrafen bei DSGVO-Verstößen zu entgehen.

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