EuGH-Urteil macht Arbeitszeiterfassung verpflichtend

Cloud-basiertes Tool protokolliert Arbeitszeiten

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Bisher sind vor allem umfassende Zeiterfassungslösungen für große Unternehmen auf dem Markt.
Bisher sind vor allem umfassende Zeiterfassungslösungen für große Unternehmen auf dem Markt. (Bild: gemeinfrei © Gerd Altmann - Pixabay / Pixabay)

Mitte Mai dieses Jahres entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen aller Branchen die vollständigen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter künftig systematisch erfassen müssen. Diese Neuregelung ist problematisch für Betriebe, deren Mitarbeiter regelmäßig im Homeoffice arbeiten oder im Außeneinsatz unterwegs sind.

Modernes Arbeiten im Home Office, mit Gleitzeitregelung oder auf regelmäßigen Geschäftsreisen führt viele Mitarbeiter nur selten an den bis vor wenigen Jahren noch üblichen Stechuhren vorbei. Die präzise Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen deshalb erheblich aufwändiger geworden. So mussten bisher beispielsweise Außendienstmitarbeiter ihre Zeiten schriftlich festhalten und diese dann per E-Mail oder telefonisch an die Personalabteilung weiterleiten. Ein hoher, manueller und auch fehlerbehafteter Arbeitsaufwand, weil bisher auch nur wenige große Lösungen zur Arbeitszeiterfassung einen Zugriff von außerhalb auf die Unternehmenssysteme boten.

Schlankes Tool speziell für KMU

Aus diesem Grund hat die GDI - Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbH das cloud-basierte Tool „GDI Zeit Compact“ entwickelt. Die Verwaltung und Arbeitszeiterfassung benötigt keine aufwändige Installation, da die Lösung sowohl über eine Weboberfläche als auch über eine App funktioniert. Zudem beschleunigt und vereinfacht das Tool den Antragsworkflow etwa für Urlaubsanträge.

GDI ist schon seit mehr als zehn Jahren mit leistungsfähigen Lösungen zur Arbeitszeiterfassung am Markt. Diese Expertise floss nun auch in die vor allem für KMU neu entwickelte Software ein. „Gerade kleine Betriebe benötigen im Regelfall nur ein einfaches Tool zur Erfassung der Arbeitszeit“, erklärt Andreas Richter, Leiter Entwicklung und Support bei der GDI. „Dafür lohnt sich die Installation und Wartung einer umfassenden Software einfach nicht. Wichtig ist den Betrieben dagegen, dass das Tool von überall aus zugänglich ist, minimalen Aufwand bei der Eingabe und Übermittlung der Daten verursacht und automatisch auf dem neuesten Stand ist.“ Für lediglich zwei Euro pro Mitarbeiter und Monat können KMU auf ein kompaktes Einstiegs-Tool zurückgreifen, das alle notwendigen Funktionen beinhaltet, um den aus dem EuGH-Urteil resultierenden Vorschriften gerecht zu werden.

Kurze Wege für Zeiterfassung und Antrags-Workflow

Damit der Arbeitnehmer die schlanke Einstiegslösung Zeit Compact nutzen kann, benötigt er lediglich einen vom Administrator angelegtes Mitarbeiterprofil, Zugangsdaten sowie einen Link zum App Store beziehungsweise Google Play Store, um dort die entsprechende Anwendung herunterzuladen. Verfügbar ist die App für Mobilgeräte mit den gängigen Betriebssystemen Android und iOS. Bei der Entwicklung hat GDI großen Wert auf ein nutzerfreundliches Design gelegt und nur essenzielle Funktionen integriert. Somit benötigen Anwender keine aufwändige Schulung, um die App einsetzen zu können. Die Zeiterfassung bzw. Urlaubsanträge können mit wenigen Klicks ausführen.

Der verantwortliche Mitarbeiter kann außerdem Fehlzeiten wie etwa Krankheitstage einzelner Mitarbeiter erfassen und den Urlaub genehmigen. Außerdem erhält er über die Teamauskunft in Echtzeit eine Übersicht über den Status der Mitarbeiter, zum Beispiel ob jemand gerade außer Haus ist, einen Dienstgang macht oder im Home Office arbeitet. Die Arbeitszeiten werden direkt an die Lohnabrechnungssoftware „Lohn & Gehalt“ weitergeleitet. Ebenso wird automatisch eine Buchungsliste zur Übergabe der Daten an den Steuerberater erstellt. Mit GDI Zeit Compact werden auch die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), der DSGVO, des Mindestlohngesetzes und des Arbeitszeitgesetzes erfüllt. Die Aufzeichnungen zu Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, die mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden müssen, werden ohne großen Aufwand gespeichert und sind bei Bedarf einsehbar.

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