Effiziente Entwicklung für automatisierte Geschäftsprozesse Citizen Development neu gedacht

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Citizen Development funktioniert in einigen Bereichen wunderbar, ist in der Praxis aber oft schwerer umzusetzen als gedacht. Bereits mit ein paar Änderungen lassen sich entsprechende Prozesse aber recht unkompliziert in den Firmenalltag einbinden – als Citizen-assisted Development.

Immer mehr Unternehmen setzen Citizen Developer ein. Gemeint sind Mitarbeiter, die keine professionellen Entwickler sind, aber kleine Automatisierungen des Arbeitsalltags selbst erstellen können. In der Regel geschieht dies mithilfe von Low-Code- oder No-Code-Tools, die sich auch von IT-fremden Mitarbeitern nutzen lassen.

Auf diese Weise sollen zwei typische Herausforderungen des IT-Alltags gemeistert werden: das sogenannte Backlog der zu erstellenden Applikationen sowie Anwendungen, die stärker auf bestimmte Unternehmensbereiche zugeschnitten sein sollen. Die Unternehmensrealität macht diesem Vorhaben jedoch häufig einen Strich durch die Rechnung.

Im Jahr 2018 hat die CIMI-Corporation US-amerikanische Firmen zu ihren Citizen-Development-Projekten Bilanz ziehen lassen: Nur 20 Prozent der Vorhaben wurden als klarer Erfolg bewertet und etwa 54 Prozent galten bereits innerhalb des ersten Jahres als gescheitert. Auch wenn eines von fünf erfolgreichen Entwicklungsprojekten keine schlechte Ausbeute ist, besteht hier eindeutig noch Optimierungsbedarf.

Bestandsaufnahme: Vor- und Nachteile klassischen Citizen Developments

Beim Citizen Development gibt es durchaus positive Entwicklungen. Diese haben allerdings weniger mit dem Ansatz selbst zu tun, sondern vielmehr mit den beteiligten Mitarbeitern sowie deren Engagement. Beispielsweise finden im Rahmen solcher Projekte immer wieder IT-fremde Mitarbeiter Interesse an der Entwicklung von Anwendungen. Im Gegenzug lernen auch die Developer die Geschäftsbereiche außerhalb ihrer IT-Blase besser kennen, da sie aufgrund der Low-Code-Tools mehr Zeit zur Verfügung haben.

In der Folge fungieren die IT-Experten zunehmend als Coaches, die den Kollegen tatkräftig mit Empfehlungen zur Seite stehen. Zudem kümmern sie sich verstärkt um die Beschaffung und Förderung von wiederverwendbaren Komponenten, die sich für das Citizen Development einsetzen lassen. Citizen Development kann dementsprechend zwar das Backlog für Applikationen erfolgreich reduzieren. Dafür steigt jedoch in vielen Unternehmen die Zahl der Anwendungen – und das rasant.

Ebenso kann dieses Vorgehen negative Auswirkungen auf die Arbeitszeit und deren Aufteilung haben. Denn wenn Citizen Developer viele Stunden für die Entwicklung von Applikationen benötigen, vernachlässigen sie ihre ursprünglichen Aufgaben. Gleichzeitig muss die IT-Abteilung kostbare Zeit aufwenden, um die Citizen Developer zu unterstützen – und findet dadurch weniger Zeit für andere Aufgaben. Auch das fehlende technische Fachwissen der IT-fremden Entwickler stellt eine große Herausforderung dar.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass es den Citizen Developern oft an einer durchgängigen Vision und dem Blick über den eigenen Tellerrand fehlt. Welchen Nutzen hat die Anwendung im Kontext des gesamten Unternehmens? Wie lässt sie sich warten und optimieren? Auf solche Fragen haben IT-fremde Mitarbeiter selten eine Antwort, sie denken gar nicht darüber nach. Dadurch merken sie am Ende oftmals nicht, dass die Grundidee ihrer konzipierten Anwendung nur für sie selbst funktioniert.

Sobald jedoch das gesamte Unternehmen die Applikation nutzen soll, fallen die Schwächen auf. Außerdem tendieren Anwendungen aus dem Citizen Development dazu, keinem einheitlichen Design-Prinzip zu folgen. Das beginnt bei unterschiedlichen UI-Entscheidungen zu Schaltflächen oder Farben und reicht bis zur grundlegenden Logik des automatisierten Prozesses. Dies verringert die Nutzerfreundlichkeit, was manchen Mitarbeiter von der Verwendung solcher Applikationen abhält.

Die Lösung: Citizen-assisted Development

Eine Lösung für diese Probleme besteht darin, die Arbeit zwischen IT-fremden Mitarbeitern und Entwicklungsexperten anders aufzuteilen: Der Citizen Developer erstellt nur einen ersten Prototyp samt Dokumentation, und die IT-Spezialisten finalisieren die Anwendung für die Umsetzung im Unternehmensalltag. Dies führt zu einer effizienteren Interaktion, bei der beide Seiten gemeinsam bessere Ergebnisse erzielen.

Mittlerweile hat sich für dieses Vorgehen der Begriff Citizen-assisted Development eingebürgert. Anstatt also eine Anwendung direkt für den aktiven Einsatz zu entwickeln, erstellt der Citizen Developer lediglich einen ersten Entwurf. Er sagt dem Entwickler nicht, was für eine Applikation er benötigt – er zeigt es ihm. Mit diesem Entwurf erhält der Entwickler alles, was er benötigt – von Beispielen für Workflows und Formulare bis hin zu den Daten.

Die Aufgabe der IT-Experten besteht nun darin, den Prototypen in die Praxis umzusetzen. Das ist sehr viel einfacher als mit mündlichen Briefings oder abstrakten Dokumenten. Auch wenn der Citizen Developer damit die letztendliche Umsetzung an professionelle Entwickler abgibt, bleibt er weiterhin involviert. Er wartet nicht nur auf die Ergebnisse, sondern prüft die laufende Arbeit und gibt Feedback für Verbesserungen.

Transparenz und Klarheit in beide Richtungen sollten dabei stets einen hohen Stellenwert haben. Durch einen intensiven Dialog ist gewährleistet, dass die Anwendung den Business-Anforderungen entspricht, aber auch professionell entwickelt wird. Ein positiver Nebeneffekt ist dabei, dass die Entwickler das Arbeitsumfeld der Zielgruppe besser kennenlernen. Dadurch verstehen sie nicht nur, was sie tun sollen, sondern auch, warum. Und daraus ergeben sich wiederum besser konzipierte und funktionierende Applikationen, die sich leichter in den Firmenalltag integrieren lassen.

Fazit

Das klassische Citizen Development ist kein Allheilmittel für Unternehmensprobleme. Ohne die richtige Organisationskultur erzeugt es oftmals sogar eigene Schwierigkeiten. Der Ansatz des Citizen-assisted Development dagegen leiht sich die besten Ideen des Citizen Development und verbindet sie zu einem erfolgreichen Konzept.

Dadurch entstehen effizientere und produktivere Teams aus Innovatoren und Kuratoren, die eng zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen. Auf diese Weise lässt sich eine abteilungsspezifische „Schatten-IT“ vermeiden und stattdessen eine koordinierte „Satelliten-IT“ einführen. Damit verhindern Unternehmen die typischen Stolpersteine beim klassischen Citizen Development und erstellen bessere Anwendungen für Automatisierungen.

* Philipp Erdkönig ist Partner Account Manager bei WEBCON.

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