Content Services für Flexibilität im Dokumentenmanagement Best-of-Breed mit ECM aus der Cloud

Autor / Redakteur: Heinz Wietfeld* / Elke Witmer-Goßner

Die Cloud boomt und ist spätestens seit diesem Jahr in fast allen Geschäftsbereichen angekommen. Die Zahl der eingesetzten Cloud-Applikationen steigt stetig und immer mehr Unternehmen setzen auf eine Best-of-Breed-Strategie.

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Mit cloud-basierten Content Services lassen sich Datenintegrationsprozesse durchgängig automatisieren – weitaus besser, als klassisches ECM leisten kann.
Mit cloud-basierten Content Services lassen sich Datenintegrationsprozesse durchgängig automatisieren – weitaus besser, als klassisches ECM leisten kann.
(Bild: gemeinfrei© Gerd Altmann / Pixabay )

Dieser Ansatz birgt jedoch auch die Gefahr, dass Daten, Dokumente und Inhalte in einer Vielzahl von Lösungen und Applikationen abgelegt werden. Nahtlose Prozesse und Prozessautomatisierung – wichtige Erfolgsfaktoren für Unternehmen in einer digitalisierten Welt – werden auf diese Weise erschwert. Was muss eine Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösung also mitbringen, um einen Best-of-Breed-Ansatz zu unterstützen?

Best-of-Breed basiert auf der Idee, dass für jeden Anwendungsbereich die jeweils beste (Software-) Lösung ausgewählt wird. Dank der Cloud, die eine schnelle und flexible Implementierung ermöglicht, ist die Umsetzung einer Best-of-Breed-Strategie einfacher denn je. Neue Lösungen lassen sich innerhalb kürzester Zeit einsetzen und skalieren und ermöglichen Remote-Zugriff auf Daten und Prozesse. Die damit verbundene Flexibilität und Agilität sind von enormem Wert in Zeiten, in denen ganze Teams oder Belegschaften dezentral im Homeoffice arbeiten und die Cloud ein wichtiger Bestandteil in der Widerstandsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen ist, um auch auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können.

Laut einer aktuellen Studie von IDC, bei der IT- und Fachentscheider in Deutschland befragt wurden, nutzen bereits 87 Prozent der Befragten multiple Cloud-Ressourcen. Die Analysten stellten jedoch auch fest: Wir sehen, „dass die Integration aller Daten in den meisten Organisationen eine Dauerbaustelle ist. Fehlende Konsistenz der Daten, nicht realisierte Auswertungsmöglichkeiten, aber auch unrationelle und dadurch teure Speichernutzung sowie ineffiziente Datenverarbeitungsströme sind das Resultat.“

Damit der Einsatz einer Vielzahl an Cloud-Anwendungen und die Umsetzung einer Best-of-Breed-Strategie nicht in einem Software-Wildwuchs endet, bei dem Daten, Dokumente und Inhalte in Silos verstreut liegen und Prozessautomatisierung nahezu unmöglich machen, empfehlen die Experten von IDC Datenplattformen als sinnvollen Lösungsansatz zur Bündelung von Daten und Cloud-Inhalten.

Durchgängige Dokumentenprozesse mit Hilfe der Cloud

Content-Services-Plattformen sind die Weiterentwicklung des klassischen Enterprise Content Managements (ECM). Gartner definiert Content Services als Dienste und Mikroservices, die entweder als integrierte Produktsuite oder als einzelne Anwendungen mit gemeinsamen APIs und Repositories ausgeführt werden, um verschiedene Content-Typen zu nutzen sowie mehrere Zielgruppen und zahlreiche Anwendungsfälle innerhalb einer Organisation zu bedienen.

Unternehmen haben so zum einen die Freiheit, nach Bedarf genau die Services zu nutzen und zu skalieren, die sie benötigen und zum anderen ermöglichen Content-Services-Plattformen bei einem Best-of-Breed-Ansatz, über eine Vielzahl vorgefertigter Schnittstellen und Konnektoren eine einfache Integration mit weiteren eingesetzten Systemen und deren Repositories – von Collaboration-Tools über ERP- und CRM-Systeme bis hin zu abteilungsspezifischen Anwendungen.

Diese vollständige Integration der Unternehmensanwendungen und -inhalte schafft die Basis für durchgängige Workflows und die Automatisierung von Dokumentenprozessen, wie zum Beispiel der Freigabe von Rechnungen. Prozesse wie die Schadenfallbearbeitung bei Versicherungen oder das Neukunden-Onboarding bei Banken oder Einzelhändlern, lassen sich zudem mit speziell entwickelten und leicht konfigurierbaren Content-Services-Applikationen adressieren.

Eingebettete Content-Management-Funktionen

Um es den Mitarbeitern, die in ihrem Arbeitsalltag ohnehin mit immer mehr Anwendungen zu tun haben, möglichst einfach zu machen und Reibungsverluste zu vermeiden, sollten Lösungen für das Informations- und Dokumentenmanagement in bestehende Anwendungen und die vertrauten Arbeitsoberflächen integriert werden können.

Als anwendungsbasierte Dienste ermöglichen Content-Services die Erweiterung bestehender Applikationen und Plattformen um zusätzliche ECM-Funktionen, wie z.B. eine Komponente, die Deutsch ins Englische übersetzt oder eine Anwendung, die Inhalte analysiert und automatisch mit Tags versieht.

Wichtig ist dabei – aktuell mehr denn je – dass alle Funktionalitäten und Anwendungen auch remote zu Verfügung stehen. Mitarbeiter müssen jederzeit sicher auf relevante Applikationen und Prozesse zugreifen, Inhalte und Dokumente bearbeiten und diese in den weiteren Workflow routen können – egal, wo sie sich befinden oder über welches Gerät sie zugreifen.

Anwendungsübergreifende Low-Code-Workflows

An einem vollständigen Dokumentenzyklus – von Erstellung bzw. Empfang, über die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten und Daten – sind eine Menge von Personen und Anwendungen beteiligt. Embedded Robotic Process Automation (RPA) und Intelligent Automation ermöglichen die Automatisierung repetitiver, manueller Aufgaben sowie die Erstellung automatischer Workflows, um die Bearbeitungsdauer zu verkürzen und die Prozessgenauigkeit zu steigern.

So kann beispielsweise definiert werden, dass ein eingehendes Dokument, das nach dem Scan und durch Optical Character Recognition (OCR) als Rechnung kategorisiert wurde, automatisch an die entsprechenden Personen zur Freigabe und anschließend an Accounts Payable zur Zahlung weitergeleitet wird, um nach einem Update im ERP-System archiviert zu werden. Weil Workflows ständig angepasst werden müssen – aufgrund neuer interner Vorgaben oder Veränderungen der gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bedingungen – ermöglichen Content-Services-Plattformen mit Low-Code eine schnelle Steuerung und Konfiguration anwendungsübergreifender Workflows mit wenig oder ganz ohne Programmieraufwand – auch aus dem Homeoffice.

Datenintegration mit Happy End

Heinz Wietfeld, Hyland.
Heinz Wietfeld, Hyland.
(Bild: Hyland)

Unternehmen setzen auf Best-of-Breed und die Cloud boomt. Damit sich die von IDC beschworene Dauerbaustelle „Integration aller Daten“ abschließen lässt, können Content Services aus der Cloud helfen und Unternehmen und Mitarbeitern die nötigen Tools an die Hand zu geben, um den Überblick über Informationen und Daten zu behalten, deren Bearbeitung auch remote zu ermöglichen und Prozesse durchgängig zu automatisieren.

* Der Autor Heinz Wietfeld ist Regional Manager bei Hyland, einem Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten.

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