Aconso schließt die Lücke zwischen Daten und Dokumenten

Automatische Dokumentenerzeugung im Recruiting

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Durchgängige Digitalisierung, vom Dokumentenmanagement, über interne Korrespondenz bis zur Personaldatenerfassung, ist vorteilhaft für HR-Abteilungen.
Durchgängige Digitalisierung, vom Dokumentenmanagement, über interne Korrespondenz bis zur Personaldatenerfassung, ist vorteilhaft für HR-Abteilungen. (Bild: © Jakub Jirsák - stock.adobe.com)

„Die Collaboration-Plattform aconso nubea steht für die Vision, HR durch Cloud Services langfristig von administrativen Aufgaben zu befreien, um wieder mehr Zeit für den Menschen zu schaffen.“ Dieser Satz aus dem Firmenprofil der aconso AG ist nicht ohne Grund bemerkenswert: Schnelles und effizientes Recruiting und Hiring kann heute essenziell sein, um im „War of Talents“ zu bestehen.

Dafür ist es notwendig, dass HR-Abteilungen über durchgehend digitale Prozesse verfügen – vom ersten Kontakt mit dem Kandidaten bis zur Einstellung. Dabei spielt auch die automatische Dokumentenerzeugung eine wichtige Rolle. Zwar setzen viele Unternehmen bereits eine Bewerbermanagement-Plattform ein, um ihren Recruiting-Prozess zu automatisieren und zentral zu steuern. Hier laufen auch sämtliche Daten, die während des Bewerbungsverfahrens und der Candidate Journey entstehen, zusammen.

Meist hört die Digitalisierung jedoch auf Ebene der Datenerfassung und -speicherung auf, schließt aber die Dokumentenerzeugung und das Dokumentenmanagement nicht mit ein. So lassen sich zum Beispiel Verträge nicht automatisiert erstellen. An dieser Stelle wird der gesamte Einstellungsprozess unnötig verzögert. Insofern bringt also die beste digitale Plattform nichts, wenn es zu lange dauert, bis ein Vertrag beim Kandidaten ist. Diese Lücke kann eine Lösung für automatisierte Dokumentenerzeugung und digitales Dokumentenmanagement, die in die Bewerbermanagement-Plattform integriert wird, schließen.

Die aconso-Unternehmensgruppe bietet Lösungen an, die von der Digitalisierung einzelner HR-Prozesse, über die abteilungsübergreifende Prozessoptimierung bis hin zum Outsourcing ganzer HR-Prozesse reichen. Mit ihren Produkten will aconso die starre Arbeitsroutine berchen und die HR-Prozesswelt offener gestalten. Die HR Cloud Services umfassen die Aufgaben Digitale Personalakte, Verträge und Prozesse, Korrespondenz, Zeugnis, Dokumenten-Services (Scanning, Klassifikation, Datenextraktion etc.), HR-Dokumentenmanagement in SAP SuccessFactors sowie Personaldatenmanagement mit SAP SuccessFactors Employee Central.

Kein Mut zur Lücke

Günter Apel, Senior Account Manager aconso, ist überzeugt, dass Unternehmen, die die Lücke zwischen Daten und Dokumenten schließen und den Prozess für das Recruiting und Hiring komplett digital abbilden, in vielen Bereichen nur gewinnen können: „Die Digitalisierung zahlt sich in diesem Bereich sehr schnell aus. Deshalb lohnt es sich, hier zu beginnen. Anschließend sollten weitere HR-Bereiche folgen.“ Fünf Gründe sprechen laut Apel dafür, warum HR-Abteilungen über eine solche Lösung nachdenken sollten:

1. Zeitersparnis
42,5 Prozent der Kandidaten haben, laut einer aktuellen Softgarden-Studie, schon einmal eine Bewerbung abgebrochen, weil das Unternehmen zu langsam reagiert hat. Apel empfiehlt daher, schnell zu agieren. Mit einer automatischen Dokumentenerzeugung könne eine Führungskraft einen Arbeitsvertrag unmittelbar am Ende eines Vorstellungsgesprächs erstellen. Das soll nur wenige Sekunden dauern und funktioniert einfach per Knopfdruck vom PC, Tablet oder Smartphone aus. Der Kandidat erhält den Vertrag daraufhin in seinem E-Mail-Postfach oder seinem persönlichen Bereich auf der Bewerbermanagement-Plattform. Im Idealfall können beide Parteien digital unterschreiben, sodass das Dokument zu keiner Zeit ausgedruckt werden muss und das System nie verlässt. Anschließend wird automatisch ein Mitarbeiterstammdatensatz angelegt und in der digitalen Personalakte gespeichert. Auch Dokumente für das Onboarding etwa praktische Hinweise oder Formulare für Datenschutz, Compliance und Trainings, lassen sich so automatisch generieren.

Günter Apel, Senior Account Manager aconso AG.
Günter Apel, Senior Account Manager aconso AG. (Bild: © 2014 Dorothee Elfring/aconso)

2. Fehlerreduzierung
Auch die Fehlerquote ließe sich mit automatischen Prozessen reduzieren, sagt Apel: „Wenn die Dokumentenerzeugung nicht in den digitalen Prozess integriert ist, müssen Daten von Hand in Dokumente übertragen werden. Da kann schnell einmal ein Tippfehler passieren.“ Eine automatisierte Dokumentenerzeugung importiert dagegen die relevanten Daten des Kandidaten direkt aus dem Bewerbermanagement-System und fügt sie in ein Vertragstemplate ein. Dieses wird aus rechtssicheren Textbausteinen generiert, die im Hintergrund als Vorlagen bereitstehen. Dadurch können auch bei der Formulierung keine Fehler entstehen. Zur Sicherheit lässt sich in den Prozess eine Kontrollschleife einbauen, sodass ein HR-Mitarbeiter das Dokument noch einmal überprüfen kann, bevor es versendet wird.

3. Abbau von „Shared Service Centern“
Viele Unternehmen haben ihre Vertragserstellung an externe Dienstleister ausgelagert, die den ganzen Tag nichts anderes machen, als Daten einzugeben und Dokumente zu erzeugen. Solche „Shared Service Center“ befinden sich häufig in Drittländern. Mit einer automatisierten Dokumentenerzeugung können Unternehmen die Vertragserstellung wieder ins eigene Haus zurückholen, ohne die Mitarbeiter dadurch zusätzlich zu belasten. „Das ist günstiger, effizienter und die Daten bleiben im eigenen Netzwerk“, erklärt Apel.

4. Kostenersparnis
Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ermöglicht insgesamt einen schnelleren und reibungsloseren Recruiting- und Hiring-Prozess. Das spare in vielerlei Hinsicht Kosten, so Apel. Der Aufwand, um ein Dokument zu erstellen, reduziere sich auf ein Minimum. Dadurch aber, dass die Automatisierung Fehler minimiere, fielen kaum noch Korrekturen an. Dokumente müssten nicht ausgedruckt werden – das spare Papier. Außerdem könnten Unternehmen externe Dienstleister abbauen. Und, betont Apel, „nicht zuletzt gewinnen sie durch die schnellere Vertragsunterzeichnung auch schneller neue Mitarbeiter, die zum Geschäftserfolg beitragen.“

5. Imagegewinn
Absolut nicht zu unterschätzen, erklärt Apel, sei aber der Gewinn an Ansehen: „Mit einem automatisierten Dokumentenprozess im Recruiting und Hiring können Unternehmen auch bei Kandidaten punkten.“ Denn Bewerber seien heute anspruchsvoll und wünschten sich einen modernen Arbeitsplatz mit zeitgemäßen, digitalen Arbeitsmitteln. Laut der IDG-Studie „Der Arbeitsplatz der Zukunft“ legten zum Beispiel 38,7 Prozent der Mitarbeiter Wert darauf, weitgehend papierlos zu arbeiten. Schon im Bewerbungsprozess könnten Arbeitgeber also zeigen, wie modern sie sind, und so für ein positives Employer Branding sorgen. Das belege auch die Softgarden-Studie: „84,5 Prozent der Bewerber sagen, dass ihre Erfahrungen im Recruiting-Prozess ihre Sicht auf den Arbeitgeber beeinflussen.“

Zeitersparnis, Kostenersparnis, Fehlerreduzierung, Imagegewinn und der Abbau von „Shared Service Centern“: „All das sind gute Gründe, warum Unternehmen im Recruiting und Hiring automatisierte Dokumentenerzeugung in ihr Bewerbermanagement-System und die digitale Personalakte integrieren sollten“, ist Apel überzeugt.

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