Toms Wochentipp: Kontakte und E-Mails verwalten 5 Tipps für die Nutzung von Outlook mit Microsoft 365

Von Thomas Joos

Outlook gehört zu den besten Tools, wenn es darum geht E-Mails, Kontakte und Aufgaben mit Microsoft 365 zu verwalten und Exchange Online zu nutzen. Wir geben in diesem Beitrag fünf Tipps, um besser mit Outlook in Microsoft 365 zu arbeiten.

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Dieser Wochentipp beschreibt, wie sich mit Outlook in Microsoft 365 Kontakte schneller anlegen und E-Mails besser verwalten lassen.
Dieser Wochentipp beschreibt, wie sich mit Outlook in Microsoft 365 Kontakte schneller anlegen und E-Mails besser verwalten lassen.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Sobald Sie Outlook mit Exchange Online in Microsoft 365 verbunden haben, können Sie mit dem System arbeiten und auch offline Kontakte, Aufgaben und E-Mails verwalten. Sobald Outlook eine Verbindung aufgebaut hat, erfolgt eine Synchronisierung mit dem System. Die Tipps in diesem Beitrag funktionieren mit Outlook 2019/2021.

Tipp 1: Kontakte schneller mit Drag & Drop anlegen
Um neue Kontakte anzulegen, können Sie eine E-Mail per Drag & Drop auf das Kontakte-Icon im unteren Bereich ziehen. Dadurch wird automatisch ein neuer Kontakt erstellt und das Fenster bereits so ausgefüllt, dass alle Daten übernommen wurden. Auch der Text der E-Mail kann dadurch übernommen werden.

Tipp 2: Aufgaben aus E-Mails mit Drag & Drop erstellen
Ziehen Sie eine E-Mail mit der Maus auf das Aufgaben-Icon in Outlook, können Sie eine neue Aufgabe aus einer E-Mail erstellen. Die E-Mail bleibt dabei erhalten.

Tipp 3: Wieviel Speicherplatz habe ich noch in Microsoft 365 zur Verfügung? Outlook zeigt es
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den unteren Bereich in Outlook, können Sie auswählen, was in der unteren Zeile von Outlook angezeigt wird. Aktivieren Sie „Kontingentinformationen“ zeigt Outlook an, wieviel Speicherplatz noch in Exchange Online frei ist. Sie finden diese Informationen auch, wenn Sie auf der Registerkarte „Datei“ die Postfacheinstellungen überprüfen.

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Tipp 4: Shortcut für eine neue E-Mail: STRG+Umschalt+M
Wer häufig neue E-Mails schreibt, kann mit der Tastenkombination STRG+Umschalt+M eine neue E-Mail erstellen. Das funktioniert in allen Bereichen von Outlook, auch wenn Sie sich im Kalender oder der Aufgabenansicht befinden.

Tipp 5: Dateianhänge direkt in Outlook bearbeiten
Erhalten Sie eine E-Mail mit Anhang, den Sie bearbeiten wollen, können Sie diese direkt mit dem Dateianhang bearbeiten. Sie müssen den Anhang nicht erst speichern. Dazu klicken Sie in der E-Mail auf „Nachricht“ und dann bei „Aktionen“ auf „Nachricht bearbeiten“. Dadurch werden E-Mail-Nachricht und Dateianhang auf bearbeitbar umgestellt. Öffnen Sie den Dateianhang per Doppelklick, können Sie ihn bearbeiten, speichern und direkt im Anhang auch speichern, ohne die Datei erst auf dem Rechner speichern zu müssen.

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