Wie die Cloud Hilfsorganisationen unterstützt

Katastrophen technologisch meistern Wie die Cloud Hilfsorganisationen unterstützt

13.07.2016Autor / Redakteur: Niall Wall * / Florian Karlstetter

Hilfseinsätze erfordern eine effiziente Koordination und Kommunikation, um Helfer und Hilfsgüter zu organisieren. Wie die Cloud dabei hilft, zeigt das Beispiel Box und Team Rubicon.

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Box unterstützt die humanitäre Nonprofit-Organisation Team Rubicon beim Dokumentenmanagement. Dateien sind so global und plattformunabhängig zugänglich und können gemeinsam genutzt werden.
(Bild: © Romolo Tavani - Fotolia.com)

Katastrophen wie beispielsweise Epidemien, Tsunamis oder Erdbeben sind für die betroffenen Regionen und die Menschen vor Ort ein tiefer Einschnitt. Ohne Hilfe von außen ist es in vielen Fällen undenkbar, Bergung und Wiederaufbau zu gewährleisten sowie die Versorgung der Überlebenden sicherzustellen. Diese Hilfe kommt zum Einen in Form von finanzieller Unterstützung daher: Laut Statista betrug das weltweite Budget für humanitäre Hilfeleistungen von Regierungen und aus privaten Spenden im Jahr 2014 insgesamt 24,4 Milliarden US-Dollar.

Mindestens genauso wichtig sind aber die zahlreichen Helfer, die vor Ort Nahrung verteilen, Menschen bergen und beim Wiederaufbau helfen. Um die Hilfsleistungen optimal und effektiv einzusetzen, damit sie da ankommen, wo sie dringend benötigt werden, bedarf es Planung und Koordination – und das ist ohne technologische Hilfe kaum mehr denkbar.

Analoge Hilfe mit digitaler Unterstützung beim Team Rubicon

Humanitäre Hilfe ist schon seit vielen Jahrhunderten tief verwurzelt in der analogen Welt. Doch heute in Zeiten der Digitalisierung werden komplexe Prozesse dank technologischer Unterstützung etwas einfacher als zuvor. Humanitäre Nonprofit-Organisationen stehen vor den gleichen komplexen Herausforderungen im Bereich Dokumentbearbeitung und -sharing wie wirtschaftliche Unternehmen. Trotzdem ist es bemerkenswert, dass 87 Prozent der Nonprofit-Unternehmen weltweit keine eigene IT-Abteilung haben.

Das Team Rubicon hingegen hat die Notwendigkeit technologischer Unterstützung erkannt und sich 2014 auf die Suche nach einem Partner begeben, der bei der Prozessoptimierung und dem Dokumentmanagement helfen kann. Denn nur wenn die interne Kommunikation und Koordination reibungslos funktioniert, kann effektiv geholfen werden.

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Das Team Rubicon (Disaster Response Veterans Service Organization)

Die US-Hilfsorganisation Team Rubicon wurde 2010 im Rahmen der Erdbebenkatastrophe von Haiti gegründet. Seitdem setzt sich die Organisation für die Katastrophenhilfe im Bereich Planung, Training, Ausstattung, Logistik, Versorgungsunterstützung mit Wasser und Nahrung, Unterkünfte, sanitäre Anlagen, Hygiene und technologische Unterstützung ein.

Um effizient und schnell zu arbeiten, entschied sich das Team Rubicon für die Zusammenarbeit in der Cloud. Zuvor arbeitete die Organisation mit unterschiedlichen Tools, hatte aber keine konsistente Strategie, um Informationen zu verwalten oder Workflows aufzusetzen, die von allen Mitgliedern eingehalten wurden.

Was die Cloud für humanitäre Hilfe leisten muss

Wie muss eine Cloud-Lösung aussehen, die NGOs wie das Team Rubicon bei ihrer Arbeit unterstützt? Wichtig ist in erster Linie, dass mit der Cloud interne und externe Dateispeicherung gewährleistet ist. Darüber hinaus sollten Dateien global und plattformunabhängig zugänglich sein und gemeinsam genutzt werden können.

Auch im Bereich Sicherheit und Verschlüsslung müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein – etwa die Zugriffskontrolle, damit sensible Informationen nicht jedem zugänglich sind, Audit-Trails - also ein internes Kontrollsystem -, Dokumentenversionskontrolle sowie die sichere Dateiablage mit Einzel- oder Doppel-Verschlüsselung. Die Integrierbarkeit des Cloud-Services in andere Software-Tools ist ebenfalls sinnvoll.

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Über Box

Box, gegründet 2005, zählt zu den führenden führenden Unternehmens-Content-Management-Plattformen und ermöglicht über 62.000 Unternehmen, darunter Eli Lilly and Company, General Electric, KKR & Co., P&G und GAP, die sichere Verwaltung und den geschützten Zugriff auf ihre wichtigen Informationen in der Cloud.

2014 gründete der Anbieter mit box.org eine Initiative, der sich insbesondere an Hilfsorganisationen und NGOs richtet. Bereits mehr als 3.000 NGOs vertrauen bereits Box, das seinen Hauptsitz in Redwood City, Kalifornien hat, und weitere Büros in den USA, in Europa und Asien.

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Zudem sollte die Cloud dabei helfen, Workflows in bestimmten Bereichen aufzusetzen, zum Beispiel im Bereich HR oder dem Einkauf. In einer weltweit agierenden Organisation mit vielen Mitarbeitern ist es zudem wichtig, dass die Funktionen einfach und intuitiv verständlich sind, da nicht jeder Helfer den gleichen Kenntnisstand im IT-Bereich besitzt.

Cloud-Services: Eine große Hilfe bei der Hilfe

Durch die Unterstützung der Cloud konnte Team Rubicon die Mobilisierung von Freiwilligen und Mitgliedern im Krisenfall vereinfachen. Auch im Bereich der Business Operations, des Fundraisings und der Kommunikation unterstützt die Cloud die Arbeit der Hilfsorganisation.

Gerade für Hilfsorganisationen, die international tätig sind, ist es wichtig, Informationen schnell und einfach teilen zu können. Mit dem richtigen Cloud-Partner werden viele Verwaltungs-Prozesse vereinfacht, sodass sich die Helfer auf das Wesentliche konzentrierten können: Hilfe zu leisten, wo sie benötigt wird.

* Niall Wall, Senior Vice President im Bereich Business Development und internationale Expansion bei Box

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