Was professionelle EFSS-Dienste können müssen

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Einfaches und sicheres EFSS mit Brainloop Dox

Nach der kurzen Marktbetrachtung, der Schilderung der Unzulänglichkeiten der Consumer orientierten FSS-Produkte sowie den produktunabhängigen Anforderungen der Anwenderunternehmen stellen wir hier kurz das EFSS-Produkt Brainloop-Dox vor.

Brainloop Dox ist eine sichere, Cloud basierte EFSS-Lösung. Sie wird von der Brainloop AG in einem nach ISO (27001) zertifizierten hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Ihr durchgängiges Sicherheitssystem verhindert den Verlust und Missbrauch unternehmenskritischer Informationen. Die Lösung erfüllt die Compliance-Anforderungen von Unternehmen aller Branchen. Sie ist sehr einfach zu benutzen, lässt sich nahtlos in Microsoft Outlook integrieren und ist auf Desktops als virtuelles Laufwerk im Windows Client integriert.

Mobile Clients greifen per (HTML 5) Browser auf die jedem Anwender zur Verfügung stehenden virtuellen Laufwerke bzw. Ordner in der Cloud zu. Beim Ablegen einer Datei auf dem Brainloop Dox Laufwerk wird diese sofort automatisch verschlüsselt. Es besteht keine Einschränkung der verwendeten Dateiformate. Zur sicheren und nachvollziehbaren Zusammenarbeit mit anderen wird ein Link verschickt, der dem Eingeladenen nach entsprechender 2-Wege-Authentifizierung zeitlich begrenzten Zugriff gewährt. Optional kann die den Link begleitende E-Mail selbst verschlüsselt werden. Sie wird erst nach dem gesicherten Zugriff auf den Link lesbar.

Nutzer können mit der Lösung

• Ordner und Dateien lokal und im Web verwalten (verschieben, kopieren);

• Ordner und Dateien teilen vom Client aus oder mit dem Web-Client;

• Dateien durch erneutes Hochladen versionieren;

• gesendete Links verwalten und gegebenenfalls den Zugriff wieder entziehen. Wird der Zugriff entzogen, löscht die Software die synchronisierte Datei auf dem jeweiligen virtuellen Laufwerk oder sperrt den Zugang zur Datei in der Cloud;

• erhaltene Links verwalten, um einfach auf die Dateien anderer zugreifen zu können;

• den Client durch Pins zusätzlich absichern;

• Dokumente und Dateien mit optionaler Verschlüsselung der Nachricht, Angabe der Link-Gültigkeit und PIN-Anforderu8ng versenden;

• die Zugriffsmöglichkeiten abstufen (PDF mit Wasserzeichen, nur öffnen, bearbeiten).

Brainloop Dox besteht aus folgenden Komponenten:

• Dox Space – der Speicherplatz in der Cloud pro Nutzerlizenz.

• Dox Cockpit – Webzugriff für Administratoren. Mit ihm kann nachvollzogen werden, welcher Nutzer, wann, welche Dateien mit wem und mit welcher Berechtigung geteilt hat. Alle Veränderungen und Zugriffe werden revisionssicher protokolliert. Über das Cockpit wird der zentrale Cloud-Speicher verwaltet und den Anwendern Kapazitäten zugeteilt. Außerdem lassen sich hier die unternehmensweiten Einstellungen vornehmen und Benutzer und Lizenzen verwalten.

• Dox Web – Benutzerzugang zum Dox Space über HTML5-Browser.

• Dox Client für Windows – Lokales Laufwerkt, synchronisiert mit Dox Space sowie Microsoft Outlook-Integration.

Die Lösung setzt Windows 7 als Betriebssystem und Microsoft Outlook 2007+ als Mail-Client sowie einen HTML5 fähigen Browser voraus. Brainloop Dox ist auch als On-Premise-Lösung verfügbar Die Kosten für die Cloud-Variante belaufen sich auf 18,00 € pro User und Monat.

Mit Dox bietet Brainloop eine einfache, aber sichere EFSS-Lösung an, die den Bedürfnissen der meisten Information-Worker entspricht und dem Wunsch der Unternehmen nach Nachvollziehbarkeit und Compliance gerecht werden dürfte. Für hoch regulierte Branchen und Unternehmen, die neben sicherer File Synchronisation und Sharing Bedarf an weitergehenden Collaboration-Funktionen haben, bietet Brainloop den Secure Dataroom an. Mehr Informationen zu den Produkten und Services des Münchener Anbieters finden Sie auf der Unternehmens-Website von Brainloop.

Der Autor

Peter Brunner ist Director Product Marketing bei Brainloop.

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