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Filesharing & Collaboration Vorsicht vor Fallstricken!

Zentrale Filesharing-Lösungen versprechen Unternehmen einen einfachen und geräteunabhängigen Dateiaustausch. Filesharing ist aber nicht gleich Filesharing – Unternehmen müssen einige Punkte beachten.

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Gehen Unternehmen das Thema Filesharing richtig an, können sie die Produktivität und die Sicherheit gleichermaßen erhöhen.
Gehen Unternehmen das Thema Filesharing richtig an, können sie die Produktivität und die Sicherheit gleichermaßen erhöhen.
(Bild: slidesgo / Freepik)

Der Austausch wichtiger Daten und Dokumente ist in vielen Unternehmen noch immer eine aufwendige und umständliche Angelegenheit über veraltete VPN-Lösungen. Abhilfe schaffen Enterprise-Filesharing-Systeme (Enterprise File Sync and Storage, kurz EFSS), die genau für diesen Zweck konzipiert sind. EFSS-Lösungen ermöglichen einen sicheren, universellen Zugriff auf alle Dateien über einen zentralen File Access Layer, egal ob sie On-Premises, in der Cloud oder verteilt innerhalb der bestehenden IT-Architektur liegen. Zudem trägt die zentrale Datenhaltung auch der Entwicklung hin zu einer immer mobileren und vielfältigeren Arbeitswelt Rechnung: Daten und Dateien können geräte- und standortunabhängig – etwa mit Smartphone oder Tablet – abgerufen, synchronisiert und geteilt werden. Wer eine EFSS-Software aber wirklich erfolgreich betreiben will, sollte einige wichtige Punkte beachten. Insbesondere Sicherheitsfragen, die nötige Flexibilität im Geschäftsalltag und gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO sorgen für Herausforderungen.

Aufgeräumte Oberflächen erhöhen die Akzeptanz bei Nutzern.
Aufgeräumte Oberflächen erhöhen die Akzeptanz bei Nutzern.
(Bild: ownCloud)

Zuallererst haben unternehmenskritische Dateien nichts in öffentlichen Clouds verloren. Zwar gilt die Speicherung von Daten auf amerikanischen Public-Cloud-Lösungen wie Dropbox, Google Drive oder Amazon Drive als flexible und skalierbare Lösung vor allem beim Umgang mit besonders großen Datenmengen. Die Unternehmen verlieren allerdings die Souveränität über ihre Daten: US-Anbieter unterliegen dem Cloud Act, aufgrund dessen Informationen selbst auf ausländischen Servern nicht vor dem Zugriff amerikanischer Behörden geschützt sind. In der Konsequenz ist eine DSGVO-konforme Datenhaltung nicht möglich. Zudem ist nicht gewährleistet – trotz Versprechen hinsichtlich Datensicherheit –, dass keine Metadaten ausgewertet werden oder sogar unbefugt auf Daten zugegriffen wird. Deshalb sollten Unternehmen eine Lösung aufsetzen, bei der die Dateien auf ihren eigenen Servern oder in selbst gewählten Rechenzentren verbleiben können.

► Mehr Informationen

Um Dateien während der Übertragung umfassend zu schützen, muss die EFSS-Software zudem eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abdecken. Diese ist aber nur dann wirklich effektiv, wenn der Verschlüsselungsvorgang am richtigen Ort stattfindet, also direkt beim Sender und beim Empfänger einer Datei. Auf diese Weise sind die Daten selbst bei einem unbefugten Eindringen Dritter auf den Server weiterhin geschützt. Auch sogenannte „Man in the Middle“-Attacken, bei denen versucht wird, Daten während ihrer Übertragung auszuspionieren, verlaufen ins Leere. Zum Schutz besonders sensibler Dokumente sollte die Filesharing-Lösung darüber hinaus die Klassifizierung der Daten auf Datei- und Ordner-Ebene ermöglichen. Die Systemadministration kann somit Nutzergruppen definieren, Löschfristen festlegen und andere spezifische Regeln einrichten. Dadurch lassen sich nicht nur Betriebsgeheimnisse schützen – auch personenbezogene Daten, die der DSGVO unterliegen, können gesondert behandelt werden.

Enterprise Filesharing ist nicht nur aus Sicherheits- und Datenschutzgründen relevant, es sorgt auch für eine optimierte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Arbeiten mehrere Angestellte gleichzeitig an verschiedenen Versionen derselben Datei, entstehen meist zig Kopien. Deshalb sollte die Lösung ein System zur Kontrolle und Versionierung der Dateien bieten, damit alle immer auf die aktuellste Version zugreifen. Das System erstellt Backups und zeigt die Historie an, so dass bei Fehlern zudem ältere Versionen wiederhergestellt werden können. Damit die Teammitglieder trotzdem nicht weiterhin auf unsichere Filesharing-Dienste zurückgreifen oder mit E-Mails und USB-Sticks arbeiten, muss das Thema „sicherer Dateiaustausch“ vom Management getrieben und von dort im gesamten Unternehmen verankert werden.

►Zur ownCloud Webseite

Werden diese Punkte beachtet, ist Enterprise Filesharing ein moderner Weg, um unstrukturierte Unternehmensdaten kontrollierbar, zentral und flexibel zu verwalten und sie dabei umfassend zu schützen. Unternehmen können zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: die Produktivität und die Sicherheit im Unternehmen gleichermaßen erhöhen.

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