Handball-Bundesligist optimiert digitale Geschäftsmodelle THW Kiel senkt Kosten mithilfe neuer ERP-Lösung

Der THW Kiel ist der erfolgreichste Handballverein Deutschlands. Die Verantwortlichen haben aber nicht nur den sportlichen Erfolg im Blick, sondern auch die wirtschaftliche Performance des Vereins: Durch die unternehmensweite Einführung von Sage 100 wurde die Vertragsverwaltung und das Ticketing automatisiert. Das Ergebnis: deutliche Einsparungen.

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Der THW Kiel – hier die Spieler beim Aufwärmtraining für das nächste Match – möchte nicht nur auf sportlicher Seite das Optimale herausholen: Der Verein hat jetzt sein ERP fit für kaufmännische Erfolge gemacht.
Der THW Kiel – hier die Spieler beim Aufwärmtraining für das nächste Match – möchte nicht nur auf sportlicher Seite das Optimale herausholen: Der Verein hat jetzt sein ERP fit für kaufmännische Erfolge gemacht.
(Bild: PROBIS Rent/Sage GmbH)

Seit fast 100 Jahren wird im Turnverein Hassee-Winterbek e. V. Handball gespielt. 1992 erfolgte die Ausgliederung des Bundesliga-Spielbetriebs in die THW Kiel Handball-Bundesliga GmbH & Co. KG – mit bislang 41 nationalen Titeln die erfolgreichste Handballmannschaft Deutschlands. Aber auch auf internationaler Ebene räumt der Verein immer wieder Pokale ab.

Viktor Szilagyi, Geschäftsführer des THW Kiel: „Der digitale Graben darf nicht zu groß werden“, wenn man junge Leute für den Handballsport begeistern wolle.
Viktor Szilagyi, Geschäftsführer des THW Kiel: „Der digitale Graben darf nicht zu groß werden“, wenn man junge Leute für den Handballsport begeistern wolle.
(Bild: PROBIS Rent/Sage GmbH)

Da sich der Sportbetrieb über die Zeit hinweg zunehmend professionalisiert hat, sind die Geschäftsprozesse heute ähnlich komplex wie bei einem Wirtschaftsunternehmen. Eine weitere Herausforderung besteht darin, wieder mehr junge Zielgruppen für den Ballsport zu gewinnen. „Das kann man aber nur, wenn man Produkte anbietet, die sexy sind. Der digitale Graben darf nicht zu groß werden. Ein junger Käufer möchte zum Beispiel sein Ticket online und nicht vor Ort kaufen müssen“, erläutert der ehemalige Profi-Handballer Viktor Szilágyi, Geschäftsführer der THW Kiel Handball-Bundesliga GmbH & Co. KG.

Viel Handarbeit und Routine

Der Verkauf der Tickets läuft beim THW Kiel bereits seit vielen Jahren über Eventim Sports. Dabei werden verschiedene Kanäle bedient – neben dem klassischen Online-Verkauf auch die Dauerkarte im Scheckkartenformat sowie die elektronische Zugangskontrolle an den Eingängen der Arena. Allerdings wurden sowohl das Ticketing als auch die Bereiche Reporting und Bestellwesen bislang weitgehend manuell abgewickelt.

Erklärtes Ziel des Vereins war es daher, die Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren und auf diese Weise insgesamt effizienter zu werden. „Wir haben untersucht, welche Abläufe sich automatisieren lassen, um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten“, erklärt Maik Becker, kaufmännischer Leiter beim THW Kiel.

Automatisierte Abläufe über die ERP-Schnittstelle

Umgesetzt wurde dieses Vorhaben mit der Einführung von Sage 100, einer branchenneutralen, individualisierbaren Komplettlösung für Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion, in der viele für die THW Kiel Handball-Bundesliga GmbH & Co. KG relevante Prozesse bereits enthalten sind. Ein Vorteil dabei: Die Lösung verfügt über eine Schnittstelle zum Ticketing-System Eventim Sports.

Über automatisierte Abläufe konnten Arbeitszeit und Kosten eingespart werden, rechnet Maik Becker, kaufmännischer Leiter des THW Kiel, auf.
Über automatisierte Abläufe konnten Arbeitszeit und Kosten eingespart werden, rechnet Maik Becker, kaufmännischer Leiter des THW Kiel, auf.
(Bild: PROBIS Rent/Sage GmbH)

Mithilfe der vom Sage Business-Partner Datatronic entwickelten API konnte der THW Kiel den Verkauf der Eintrittskarten automatisieren und auf diese Weise Effizienzpotentiale heben. „Durch die Integration von Eventim.Tixx in das ERP-System sparen wir im Schnitt eine Stunde Arbeitszeit pro Tag“, rechnet Maik Becker vor und ergänzt: „Früher mussten die Verkaufszahlen aus dem Ticketing manuell gezogen und anschließend in die ERP-Lösung importiert werden. Und: Wenn ein Kunde noch nicht im System angelegt war, musste dies ein Mitarbeiter erst noch einmal händisch erledigen. Das alles war extrem zeitaufwändig. Vor allem bei großen Events – etwa einem Achtelfinal-Spiel mit rund 10.000 verkauften Karten – war der manuelle Aufwand erheblich.“

Über die Schnittstelle zwischen ERP- und Ticketing-System lassen sich die Kundendaten dagegen automatisch übertragen. Jedem Kunden wird eine zentrale Kundennummer zugeordnet. Im zweiten Schritt werden zudem die Buchungsdaten über die Schnittstelle an das ERP-System übergeben. Damit erfolgen auch die Buchungsvorgänge automatisch.

Strukturierte Datenbasis für das Reporting

Andere zentrale Abläufe, die die Mitarbeiter der THW Kiel Handball-Bundesliga GmbH & Co. KG bislang ebenfalls manuell erledigten, wurden mithilfe von Sage 100 ebenfalls weitgehend automatisiert. Beispiel Reporting: „Da sich alle Kennzahlen und Geschäftsdaten auf eine einheitliche Datenbasis und eine zentrale Datenbank stützen, sind die relevanten Informationen detailgenau und gut strukturiert in einem System gebündelt. Damit können wir unseren Stakeholdern stets aktuelle und vielschichtige Daten zur Verfügung stellen“, so Becker.

Der Einsatz des ERP-Systems und der Schnittstelle zu Eventim Sports hat beim THW Kiel aber nicht nur zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse geführt. Die Effizienzsteigerungen dürften auch zu einer besseren Reihenauslastung in der heimischen Arena führen. Darüber hinaus ist das Projekt noch nicht abgeschlossen: In Zukunft will der Verein weitere Prozesse wie das Bestellwesen automatisieren, kündigt Becker an und resümiert: „Damit haben wir noch mehr Zeit für den Spielbetrieb und alles, was damit zu tun hat.“

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